Este artículo compartirá algunos consejos y mejores prácticas para planificar y crear los roles para su aplicación.
Funciones por defecto
Todas las nuevas aplicaciones vienen con 2 roles por defecto, además de utilizar el rol virtual de Propietario de Registros:
- Editor - A este rol se le otorgan derechos de creador de registros para todos los formularios creados en la aplicación, junto con derechos de Editor para las dos etapas del flujo de trabajo por defecto en todos los nuevos formularios. (Si todavía existe en la aplicación).
- Lectores - A este rol se le otorgan derechos de creador de registros para todos los formularios creados en la aplicación, junto con derechos de Vista para las dos etapas del flujo de trabajo por defecto en todos los nuevos formularios. (Si todavía existe en la aplicación).
- Propietario del registro (rol virtual) - A este rol se le otorgan derechos de editor para las dos etapas del flujo de trabajo por defecto en todos los nuevos formularios. Da los permisos asignados a la persona que creó el registro. Por lo tanto, puede, y a menudo tendrá, una persona diferente asignada para diferentes registros.
Como habrá adivinado por estas descripciones, la idea del rol de Editores es poder editar todos los registros de la aplicación, sin importar en qué etapa del flujo de trabajo se encuentren. El rol de Lector podrá leer todos los registros en cualquier etapa del flujo de trabajo, pero no editarlos. Por último, quien haya creado un registro podrá editarlo, independientemente de la fase del flujo de trabajo en la que se encuentre.
Es posible que muchas de las aplicaciones que cree utilicen estos dos roles por defecto, pero otras no. También es muy probable que necesites roles adicionales en tus aplicaciones. Las notas siguientes le dan algunas ideas para ayudarle a planificar sus roles.
- Gestión de la creación de registros
- Si su aplicación necesita que la mayoría de las personas puedan crear registros y luego acceder e incluso editar los registros que crearon, entonces se requerirá un rol de tipo Editor. El rol de Editor se asigna a la mayoría de los usuarios y se le dan derechos de creador de registros en el formulario (pestaña Configuración). A continuación, el flujo de trabajo está diseñado para dar al propietario del registro los permisos necesarios de la etapa de Sólo Ver, Sólo Editar o Editar y Eliminar, que es lo que permite al usuario seguir trabajando con los registros que creó. Las solicitudes de vacaciones, los informes de gastos o el seguimiento de errores son ejemplos del tipo de aplicaciones que probablemente necesiten un rol de tipo editor.
- Si su aplicación necesita que sólo unas pocas personas específicas puedan crear y editar registros, entonces probablemente no será necesario un rol de tipo Editor. Los usuarios que deben poder crear y editar registros se asignan a un rol como Editor y los derechos de creador de registros y el flujo de trabajo se establecen para permitir que ese rol de Editor cree y edite registros. Otro rol de Lector o Visor podría ser utilizado para permitir que otros vean pero no editen los registros. La gestión de activos, la incorporación de empleados y la gestión de cursos de formación son ejemplos del tipo de aplicaciones que probablemente necesiten un rol de tipo Iniciador.
- Gestión de los registros de búsqueda
- Si su aplicación tendrá formularios especiales para gestionar los valores de búsqueda de los formularios principales, como los nombres de los departamentos o los tipos de productos, suele ser una buena idea permitir que sólo un grupo seleccionado de usuarios de la aplicación pueda crear y gestionar estos registros. En las plantillas de GWApps utilizamos un rol llamado App Admin para este propósito. Si utiliza este rol, asegúrese de añadir sus otros roles como lectores en los registros de búsqueda para que los usuarios normales puedan ver esos registros y por lo tanto ver los valores en los campos de selección de la lista en los formularios principales.