Plantilla de Gestión de Activos de TI

Esta plantilla ayuda a gestionar el ciclo de vida completo de los activos de TI dentro de tu organización, junto con su historial de ubicaciones, pagos recurrentes y otra información clave.

Características de la app

• Puedes registrar información vital sobre tu activo, incluyendo detalles sobre: compra, garantía, ubicación actual e historial de ubicaciones.
• Para organizar y reportar sus activos, estos se categorizan de las siguientes maneras:
  • Categoría de Activo – Una lista de categorías de activos, como PC, Equipo de Oficina, Teléfono Móvil, Equipo de Producción, etc.
  • Sitio – Un edificio o lugar donde se puede ubicar un activo, como Sede principal, Oficina de LA, Oficina de Nueva York, etc.
• Rastrear el progreso desde la adquisición, pasando por la puesta en servicio y finalmente hasta el retiro
• Ver y reportar sobre activos

Plantilla de Imágenes para la Gestión de Activos de TI

Configuración de la aplicación de gestión de activos de TI

Sigue estos pasos para preparar la aplicación de Gestión de Activos de TI para su uso en tu organización:

• El formulario de Activos de TI solicita la categoría a la que pertenece el activo. Para proporcionar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de búsqueda > Categorías de activos en la navegación lateral izquierda, y crear un registro de Categoría de activo para cada categoría de activo que desee utilizar: es decir, PC, Equipo de oficina, Teléfono móvil, Equipo de producción, etc.
• El formulario de Activos de TI solicita el sitio donde se encuentra el activo. Para proporcionar esta lista de nombres de sitios, debes ir a Listas de consulta > Sitios en la navegación del lado izquierdo, y crear un registro de Sitio por cada nombre de sitio que desees usar: es decir, Sede principal, Oficina de LA, Oficina de Nueva York, etc.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de Gestión de Activos de TI

Cuando adquiera un nuevo activo de TI que desee rastrear, ingrese su información en un registro de activo de TI. Si el activo se va a poner en servicio de inmediato, puede agregar su sitio y ubicación reales y ponerlo en servicio (haga clic en el botón "Poner en servicio" en la parte superior del formulario). Si el activo se va a almacenar antes de su uso, puede establecer su sitio y ubicación en el área de almacenamiento y, posteriormente, ponerlo en servicio en su sitio y ubicación finales. Los activos pueden ser retirados una vez que hayan llegado al final de su vida útil o marcados como en almacenamiento.

La aplicación de gestión de activos de TI también puede dar seguimiento a los pagos recurrentes, como los de mantenimiento de software o las suscripciones a software en la nube. Hay una vista que te permite planificar los pagos que vencen en cualquier mes.

Detalles del diseño de la aplicación

• Los registros de búsqueda de Categoría de Activo y Sitio solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la Aplicación, pero son visibles para todos.
• Los registros de Activos de TI son los registros principales en la aplicación y pueden ser creados por miembros de los roles Editor y Administrador de la aplicación. La seguridad para el registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Lectores: pueden leer los registros de activos, pero no editarlos.
  • Editores: pueden crear y editar, pero no eliminar, registros de activos.
  • Admin de la aplicación – Puede editar y eliminar todos los registros, incluidos los registros de Categoría de Activos y Sitio.
• Las etapas del flujo de trabajo de activos de TI son:
  • Borrador: Los roles de Administrador de la aplicación y Editor, así como el propietario del registro, pueden editar y eliminar el registro, mientras que el rol de Lectores no puede ver el registro.
  • En Servicio – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
  • Retirado – La función Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, la función Editores puede editar el registro y la función Lectores puede ver pero no editar el registro.
• No hay correos electrónicos de notificación del flujo de trabajo.

Actualizando la Aplicación de Administración de Activos de TI

No olvides que la plantilla de administración de activos de TI, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usarse, también puede ser un punto de partida útil para que construyas. Si deseas rastrear información adicional sobre tus activos o necesitas vistas adicionales para ordenarlos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.