Características de la aplicación
- Los usuarios pueden presentar solicitudes de tiempo libre.
- Los gestores pueden aprobar, rechazar o devolver la solicitud al solicitante para que aporte información adicional.
- El solicitante recibirá una notificación de la decisión del Aprobador.
- Ver e informar sobre las solicitudes de tiempo libre.
- Opcionalmente, active la acumulación automática de tiempo libre.
Imágenes de la App de Solicitudes de Vacaciones |
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Configuración de la aplicación de solicitud de tiempo libre
Siga estos pasos para que la aplicación Solicitudes de tiempo libre esté lista para su uso en su organización:
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el panel de navegación de la izquierda y, una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Seguridad > Funciones y usuarios en el panel de navegación de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación y utilice el panel lateral derecho para establecer quién debe estar en el rol.
- Si desea activar la acumulación automática de tiempo libre, vaya a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el menú de navegación de la izquierda para abrir la aplicación en modo de edición y, a continuación, seleccione "Activadores" en el menú de navegación de la izquierda. Active los activadores "Tasa de acumulación (mensual)" y "Tasa de acumulación (anual)".
- A continuación, tenemos que definir la tasa de acumulación de tiempo libre para cada tipo de permiso. Por defecto, este modelo está configurado para acumular 1,25 días de vacaciones y 0,5 días de enfermedad al mes, y 2 días de asuntos propios al año.. Para cambiar esto hay dos áreas que necesita editar - la primera determina el número de días a acumular, y la segunda determina el ritmo para acumularlos (mensual, anual, etc.). En primer lugar, vaya a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el menú de navegación de la izquierda para abrir la aplicación en modo de edición.
- El número de días a acumular puede editarse en la sección 'Accionesen el navegador de la izquierda. Localice la acción llamada 'Cálculos de acumulaciónseleccione los tres puntos situados a su derecha y seleccione 'Editar'. Verá cada tipo de permiso con un número en un campo adjunto. Este número es la cantidad de días a acumular.
- La tasa de devengo puede editarse en la sección "Activadores" del navegador de la izquierda. Localice el activador denominado 'Tasa de devengo (Mensual)y de nuevo seleccione los tres puntos y edite el disparador. Este disparador está configurado por defecto para ejecutarse mensualmente al principio de cada mes, y el disparador 'Tasa de acumulación (anual) ' está configurado para acumularse al principio de cada año. Para cambiar esta tasa, sólo tendrá que editar la sección 'Activadorprogramado'. Por ejemplo, para el devengo bimensual, seleccione el menú desplegable "Día(s) del mes" situado a la derecha y elija los días en los que desea que se ejecute el activador. También puede cambiar el 'Calendario de activación' para las opciones de tarifa semanal o anual.
- Por último, tendrá que añadir su lista de empleados con su correspondiente tiempo libre disponible (si lo hay). La forma más sencilla de hacerlo es importar una hoja de cálculo que incluya el Nombre del Empleado y el número de sus días libres disponibles, organizados por tipo de permiso (Vacaciones, Enfermedad y Personal). En 'Editar App', seleccione Migración de datosen la barra de navegación de la izquierda e importe su lista (desde un archivo .csv). Estos datos se importarán al formulario "Tiempo libre ganado".
Utilizar la aplicación de solicitud de tiempo libre
Cuando desee solicitar tiempo libre, cree un registro de Solicitud de tiempo libre y pulse el botón Enviar. A continuación, el revisor (Responsable de aprobación) puede Aprobar, Rechazar o Devolver al solicitante. Las solicitudes aprobadas pasan a la etapa de flujo de trabajo Aprobado, y las rechazadas pasan a la etapa de flujo de trabajo Rechazado. Las solicitudes devueltas pasan a la fase de Reenvío, en la que el solicitante original puede actualizarlas y volver a enviarlas.
La persona designada como "Responsable de aprobación" en el formulario recibirá un correo electrónico sobre la solicitud. Si el responsable de la aprobación es siempre la misma persona, puede abrir las propiedades del campo "Responsable de la aprobación" y establecer que el "Valor predeterminado" sea esa persona. De este modo, cada vez que se cree una nueva solicitud, se introducirá automáticamente el responsable de la aprobación. Alternativamente, puede establecer el "Valor por defecto" en el gestor de usuarios (asignado en la configuración de la plataforma).
Detalles del diseño de la aplicación
- Los registros de solicitud de tiempo libre pueden ser creados por los roles Editor y App Admin. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
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Gestor - Puede leer y aprobar los registros de solicitud de tiempo libre. Se trata de un rol dinámico que obtiene su valor del campo "Gestor de aprobación" del registro de solicitud de tiempo libre.
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Lector - Puede leer, pero no editar, los registros de solicitudes de tiempo libre.
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Leer solicitudes aprobadas: sólo puede leer, pero no editar, los registros de solicitudes de tiempo libre aprobadas.
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Editor - Puede crear y editar, pero no borrar, registros de solicitudes de tiempo libre, pero sólo leer solicitudes aprobadas o rechazadas.
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App Admin - Puede editar y borrar todos los registros de Solicitud de Tiempo Libre y Tiempo Libre Ganado.
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Las etapas del flujo de trabajo son:
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Borrador - Sólo el propietario del registro puede ver el registro, y puede editarlo y eliminarlo.
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Revisión - Los roles Aprobadores y Administrador de la aplicación pueden añadir comentarios de aprobación y aprobar/rechazar, y el rol Editores puede editar todo el registro pero no aprobar/rechazar. El rol de Lector puede ver pero no editar los registros.
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Volver a enviar - El propietario del registro puede enviar y editar todo excepto los comentarios de aprobación, el rol Administrador de la aplicación puede enviar y editar todo, y el rol Editores puede editar todo el registro. El rol Eliminar puede editar y eliminar registros.
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Aprobado - Estos registros son de sólo lectura para todos los roles, excepto para el administrador de la aplicación, que puede editarlos y eliminarlos. Las solicitudes aprobadas de lectura pueden ver los registros en esta fase, pero no otros.
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Rechazado - Estos registros son de sólo lectura para todos los roles excepto para el administrador de la aplicación, que puede editar, eliminar y volver a enviar el registro. El propietario del registro puede volver a enviarlo, momento en el que podrá volver a editarlo.
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Las notificaciones del flujo de trabajo son:
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Etapa Borrador - Al Enviar se notifica al nombre en el campo Gestor Autorizador que hay una solicitud de tiempo libre en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina Solicitud de aprobación.
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Etapa de Revisión - En Aprobar o Rechazar se notifica al solicitante la acción elegida. La plantilla de correo electrónico se llama Solicitud de Tiempo Libre Aprobada / Rechazada.
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Etapa de Revisión - En la Devolución al Solicitante se notifica al solicitante que su solicitud de tiempo libre debe ser actualizada para ser aprobada. La plantilla de correo electrónico se denomina Devolución de solicitud de tiempo libre al solicitante.
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Actualización de la aplicación de solicitudes de tiempo libre
No olvide que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la plantilla de la aplicación de Solicitudes de Tiempo Libre también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si desea información adicional para el seguimiento de sus solicitudes de vacaciones o desea vistas adicionales para ordenarlas de diferentes maneras, puede hacer esas actualizaciones usted mismo.