Plantilla de Solicitud de Ausencia

Esta plantilla está diseñada para permitir que los empleados ingresen solicitudes de tiempo libre, y que los gerentes las rastreen y aprueben. Esta plantilla también tiene la opción de acumulación de tiempo libre para los empleados.

Configuración de la aplicación de solicitudes de tiempo libre

Sigue estos pasos para preparar la aplicación «Solicitudes de ausencias» para su uso en tu organización:

• Deberás asignar a las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el panel de navegación de la izquierda y, una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en el panel de navegación de diseño de la izquierda. A continuación, selecciona cada uno de los roles de la aplicación y utiliza el panel de la derecha para configurar quién debe ocupar cada rol.
• Si deseas habilitar la acumulación automática de tiempo libre, ve a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda para abrir la aplicación en modo de edición, luego selecciona ‘Disparadores‘en el navegador del lado izquierdo. Habilita los disparadores ‘Tasa de devengo (mensual)’ y ‘Tasa de devengo (anual)’.
• A continuación, debemos definir la tasa de acumulación de tiempo libre para cada tipo de permiso. Por defecto, esta plantilla está configurada para acumular 1.25 días de vacaciones y 0.5 días por enfermedad por mes, y 2 días personales por año. Para cambiar esto, hay dos campos que debes editar: el primero determina el número de días que se acumularán, y el segundo determina la periodicidad de la acumulación (mensual, anual, etc.). Primero, ve a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el menú de navegación de la izquierda para abrir la aplicación en modo de edición.
  • El número de días para acumular se puede editar en la sección de‘Acciones‘‘ en el panel de navegación de la izquierda. Busca la acción llamada «Cálculos de Devengo‘, selecciona los tres puntos que se encuentran en el extremo derecho y elige ‘Editar’. Verás cada tipo de licencia con un número en el campo correspondiente. Este número es la cantidad de días a acumular.
  • La tasa de acumulación se puede editar en la ‘Disparadores‘Sección en el navegador del lado izquierdo. Localiza el activador llamado ‘Tasa de acumulación ((Mensual)‘ y vuelve a seleccionar los tres puntos y edita el disparador. Este disparador está configurado de forma predeterminada para ejecutarse mensualmente al inicio de cada mes, y el ‘Tasa de acumulación (anual)‘ El disparador se configura para acumular al principio de cada año. Para cambiar esta tasa, solo necesitará editar la ‘Disparador programado‘. Por ejemplo, para la acumulación bimensual, selecciona el menú desplegable ‘Día(s) del mes’ a la derecha y elige los días en los que deseas que se ejecute el activador. También puedes modificar la ‘Programación del activador’ para las opciones de frecuencia semanal o anual.
• Por último, deberás agregar tu lista de empleados junto con sus días libres disponibles (si los hay). La forma más sencilla de hacerlo es importar una hoja de cálculo que incluya el nombre del empleado y el número de días libres disponibles, organizados por tipo de licencia (vacaciones, enfermedad y asuntos personales). En ‘Editar aplicación’, selecciona ‘Migración de datos’desde el menú de navegación de la izquierda e importa tu lista (desde un archivo .csv). Estos datos deben importarse al formulario ‘Tiempo libre acumulado’.

Usando la aplicación de Solicitudes de Ausencia

Cuando quieras solicitar tiempo libre, crea un registro de “Solicitud de tiempo libre” y haz clic en el botón “Enviar”. El revisor (gerente autorizador) puede entonces aprobar, rechazar o devolver la solicitud al solicitante. Las solicitudes aprobadas pasan a la etapa “Aprobado” del flujo de trabajo, y las rechazadas pasan a la etapa “Rechazado”. Las solicitudes que se devuelven pasan a la etapa «Reenviar», donde el solicitante original puede actualizarlas y volver a enviarlas.

Quien sea designado como el ‘Gerente Aprobador’ en el formulario recibirá un correo electrónico sobre la solicitud. Si el gerente aprobador es siempre la misma persona, puede abrir el ‘Gerente Aprobador’ Propiedades del campo y configura el ‘Valor predeterminado’ para que sea la persona en cuestión. De esa manera, cada vez que se cree una nueva solicitud, se completará automáticamente el campo del gerente encargado de aprobarla. Como alternativa, puedes configurar el ‘Valor predeterminado’ para que sea el gerente del usuario (asignado en la configuración de la plataforma).