Plantilla de Solicitud de Compra

La aplicación Solicitudes de Compra se desarrolló para ayudar a gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de compra de activos y las compras dentro de tu organización. Si deseas hacer un seguimiento formal y aplicar un proceso de revisión y aprobación para las compras, esta plantilla es un excelente punto de partida.

La aplicación te permite organizar y ver las solicitudes por el departamento y las categorías asociadas. De esta manera, puedes comprobar fácilmente cuántas solicitudes tienes en toda la organización o cuántas solicitudes fueron realizadas por el departamento de Ventas. La aplicación utiliza un proceso de aprobación de una o dos etapas, dependiendo de la categoría del activo. Todas las solicitudes deben ser aprobadas por un Gerente Aprobador, y ciertas categorías de activos también requieren una revisión y aprobación adicionales.

Características de la app

• Puedes registrar información importante sobre tus solicitudes de compra y gestionarlas a través de un flujo de trabajo de revisión y aprobación.
• Para organizar y reportar sus activos, estos se categorizan de las siguientes maneras:
  • Departamento – Una lista de departamentos dentro de tu organización, como TI, Ventas y Finanzas, etc.
  • Categorías de activos: una lista de categorías para organizar las solicitudes, cada una con un botón de radio que se utiliza para establecer si las solicitudes en esa categoría requieren o no una revisión adicional y, en caso afirmativo, el nombre/correo electrónico del aprobador de la revisión adicional.
• Las solicitudes son revisadas por el Gerente Aprobador y, si la categoría de activo seleccionada requiere Revisión Adicional, entonces pasa al Revisor Adicional para su aprobación.
• Los aprobadores reciben notificaciones cada vez que una solicitud está esperando su revisión, y los remitentes reciben notificaciones cuando se realiza una acción sobre su solicitud.
• Consulta y genera informes sobre las solicitudes de compra a medida que avanzan en el proceso de aprobación.

Detalles de la app

• Los registros de búsqueda de departamentos solo pueden ser consultados, creados y editados por el rol de administrador de la aplicación.
• Los registros de búsqueda de categorías de activos solo pueden ser consultados, creados y editados por el rol de administrador de la aplicación.
• Los registros de Solicitud de Compra son los registros principales en la aplicación y pueden ser creados por miembros de los roles Usuario y Administrador de la Aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Compras – Solo puede leer o editar registros de solicitudes cuando han sido aprobados para la compra. Este rol es responsable de comprar y mover el registro a la etapa de “Comprado”.
  • Admin de la app – Puede leer, crear, editar y eliminar todos los registros.
  • Gerente a cargo de la aprobación: puede editar y aprobar o rechazar registros en la etapa de revisión por parte de los gerentes. Este rol está definido por el formulario, lo que significa que el gerente a cargo de la aprobación de un registro se determina mediante el campo de búsqueda en el directorio ‘Gerente a cargo de la aprobación’ que aparece en el formulario.
  • Aprobador de Revisión Adicional – Puede editar y aprobar/rechazar registros en la etapa de Revisión Adicional. Este rol está definido por el formulario, lo que significa que el Aprobador de Revisión Adicional de un registro se determina mediante el campo de búsqueda de directorio ‘Aprobador de Revisión Adicional’ en el formulario.
  • Usuario: puede crear y leer solicitudes.
• Las etapas del flujo de trabajo de solicitud de compra son:
  • Borrador: en esta etapa, el administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar registros.
  • Revisión de gerentes: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros. Los roles de gerente de aprobación y administrador de la aplicación pueden aprobar o rechazar registros.
  • Revisión adicional: el rol de «Administrador de la aplicación» puede editar y eliminar registros, y el rol de «Usuario» puede leerlos. Los roles de «Gerente de aprobación» y «Propietario del registro» pueden leerlos. Los roles de «Administrador de la aplicación» y «Responsable de revisión adicional» pueden aprobar o rechazar registros.
  • Aprobado para compra: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de compras puede editarlo. Tanto el rol de administrador de la aplicación como el de compras pueden mover el registro a la etapa «Comprado».
  • Comprado – El rol de Administrador de la App puede editar y eliminar el registro. El rol de Compras puede editar. Los roles de Administrador de la App y Compras pueden mover el registro a la etapa de Recibido.
  • Recibido: el rol de «Administrador de la aplicación» puede ver y eliminar. Los roles de «Propietario del registro», «Revisor adicional» y «Gerente de aprobación» pueden ver.
  • Rechazado: el rol de «Administrador de la aplicación» puede ver y eliminar. Los roles de «Propietario del registro», «Revisor adicional» y «Gerente de aprobación» pueden ver.
• Notificaciones de flujo de trabajo son:
  • Etapa de borrador: al hacer clic en ‘Enviar’, se notifica al responsable de aprobación (es decir, el usuario seleccionado en el campo de búsqueda del directorio ‘Responsable de aprobación’ del formulario) que hay una solicitud de compra pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se llama «Notificación al responsable».’
  • Fase de Revisión de Gerentes – Al Aprobar, si la categoría de activo seleccionada requiere Revisión Adicional, se notifica al rol de Aprobador de Revisión Adicional (es decir, el usuario seleccionado en el campo de búsqueda de directorio ‘Aprobador de Revisión Adicional’) que hay una solicitud pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión Adicional’. Si la categoría de activo seleccionada no requiere Revisión Adicional, el registro pasa a ‘Aprobado para Compra’ y se notifica al rol de Compras que una solicitud está lista para ser comprada. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Compras’. Al Rechazar, se notifica al Propietario del Registro que la solicitud ha sido rechazada. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Rechazo’.’
  • Etapa de Revisión Adicional: Al aprobar, se notifica al rol de Compras que hay una solicitud lista para ser comprada. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Compras’. Al rechazar, se notifica al Propietario del Registro que la solicitud ha sido rechazada. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Rechazo’.’
  • Fase de compra – Al recibir el activo, se notifica al rol Propietario del Activo que su activo solicitado ha sido recibido. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Recepción’.’

Configuración de la aplicación de solicitud de compra

Sigue estos pasos para preparar la aplicación «Solicitud de compra» para su uso en tu organización:

• El formulario de solicitud de compra solicita los departamentos a los que se refiere la solicitud. Para proporcionar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de consulta > Departamentos en el panel de navegación de la izquierda y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: por ejemplo, Ventas, TI, Finanzas, etc. Para ello, simplemente haga clic en el + Agregar Nuevo Registro botón para agregar un registro en blanco, y luego puede hacer clic directamente en la vista y escribir el valor.
• El formulario de solicitud de compra solicita la categoría de activo para ayudar a organizar las solicitudes de compra. Para proporcionar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de consulta > Categorías de activos en el panel de navegación de la izquierda y crear un registro de Categoría de activo para cada categoría de activo que desee utilizar: por ejemplo, PC – Computadora portátil, Material de oficina, etc. Para hacerlo, simplemente haga clic en el + Agregar Nuevo Registro botón para agregar un registro en blanco, y luego puedes hacer clic directamente en la fila/columnas del nuevo registro y escribir o seleccionar el valor.
• Necesitarás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación El resultado de tu pregunta se muestra a continuación: Editar aplicación en la navegación del lado izquierdo, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad El resultado de tu pregunta se muestra a continuación: Roles y usuarios en la navegación del lado izquierdo. Luego, selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutidos en la sección Detalles de la aplicación) y usa el panel del lado derecho, que aparece cuando seleccionas un rol, para definir quién debe estar en el rol.

Usando la Aplicación de Solicitud de Compra

Al solicitar una nueva compra, ingresa los detalles en el formulario de solicitud. Una vez que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón ‘Enviar solicitud’ que se encuentra en la parte superior del formulario. A continuación, la solicitud pasará por un proceso de revisión y aprobación:

• Revisión de los gerentes: se notificará al usuario seleccionado en el campo ‘Gerente a cargo de la aprobación’ del formulario que hay una nueva solicitud que requiere su revisión. Si la categoría de activo seleccionada requiere una revisión adicional, tras la aprobación del gerente, el registro pasará a la etapa de revisión adicional. Si la categoría de activo seleccionada requiere una revisión adicional, pero el campo ‘Aprobador de la revisión adicional’ está desmarcado o en blanco, el gerente a cargo de la aprobación puede completar el campo o utilizar el botón ‘Aprobar y omitir la revisión adicional’ para omitir la etapa de revisión adicional y pasar directamente a la etapa «Aprobado para compra».
• Revisión Adicional – Se notificará al usuario en el campo ‘Aprobador de Revisión Adicional’ del formulario que una nueva solicitud necesita su revisión.

En cada etapa de aprobación, el revisor puede marcar el registro de Solicitud de Compra como Aprobado o Rechazado. Una vez que todos los revisores hayan aprobado la Solicitud de Compra, esta se marcará como ‘Aprobada para Compra’. Luego, el registro pasará por un proceso de Compra y Recepción:

• Aprobado para compra: una vez que se haya aprobado una solicitud de compra, los usuarios con el rol de Compras recibirán una notificación indicando que la solicitud está lista para ser comprada.
• Comprado – Después de que se ha comprado una solicitud, los administradores de aplicaciones y los usuarios con el rol de Compras pueden marcar la compra como "Recibido", y el propietario del registro de la solicitud de compra será notificado que su solicitud ha sido comprada y recibida.

Actualizando la aplicación de Solicitud de Compra

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la aplicación de plantilla.