Questo articolo condividerà alcuni suggerimenti e best practice per pianificare e creare i ruoli per la tua applicazione.
Ruoli predefiniti
Tutte le nuove applicazioni sono dotate di 2 ruoli predefiniti, oltre al ruolo virtuale Record Owner (Proprietario del record):
- Editor – Questo ruolo conferisce diritti di creazione dei record per tutti i moduli creati nell'applicazione, oltre a diritti di modifica per entrambe le fasi del flusso di lavoro predefinite in tutti i nuovi moduli. (Se ancora presente nell'applicazione.)
- Lettori: a questo ruolo vengono assegnati i diritti di creazione dei record per tutti i moduli creati nell'applicazione, insieme ai diritti di visualizzazione per entrambe le fasi del flusso di lavoro predefinito in tutti i nuovi moduli. (Se ancora presente nell'applicazione.)
- Proprietario del record (ruolo virtuale) – Questo ruolo conferisce diritti di modifica a entrambe le fasi predefinite del flusso di lavoro in tutti i nuovi moduli. Assegna le autorizzazioni assegnate alla persona che ha creato il record. Pertanto, può avere, e spesso avrà, una persona diversa assegnata per record diversi.
Come avrete intuito da queste descrizioni, il ruolo degli Editori consiste nel poter modificare tutti i record presenti nell'applicazione, indipendentemente dalla fase del flusso di lavoro in cui si trovano. Il ruolo dei Lettori consentirà di leggere tutti i record in qualsiasi fase del flusso di lavoro, ma non di modificarli. Infine, chiunque abbia creato un record potrà modificarlo, indipendentemente dalla fase del flusso di lavoro in cui si trova.
Potresti scoprire che molte delle applicazioni che crei utilizzeranno effettivamente questi due ruoli predefiniti, ma altre potrebbero non farlo. È inoltre molto probabile che avrai bisogno di ruoli aggiuntivi nelle tue applicazioni. Le note riportate di seguito ti forniscono alcune idee per aiutarti a pianificare i tuoi ruoli.
- Gestione della creazione dei record
- Se la tua applicazione richiede che la maggior parte delle persone sia in grado di creare record e quindi di accedere e persino modificare i record creati, sarà necessario un ruolo di tipo Editor. Il ruolo di Editor viene assegnato alla maggior parte degli utenti e conferisce diritti di creazione dei record nel modulo (scheda Impostazioni). Il flusso di lavoro viene quindi progettato per assegnare al proprietario del record le autorizzazioni necessarie per le fasi di sola visualizzazione, sola modifica o modifica e cancellazione, che consentono all'utente di continuare a lavorare con i record creati. Le richieste di ferie, le note spese o il bug tracker sono esempi di tipi di app che potrebbero richiedere un ruolo di tipo Editor.
- Se la tua applicazione richiede solo che poche persone specifiche siano in grado di creare e modificare i record, probabilmente non sarà necessario un ruolo di tipo Editor. Gli utenti che dovrebbero essere in grado di creare e modificare i record vengono assegnati a un ruolo come Editor e i diritti di creazione dei record e il flusso di lavoro vengono impostati in modo da consentire a quel ruolo Editor di creare e modificare i record. Un altro ruolo di Lettore o Visualizzatore potrebbe essere utilizzato per consentire ad altri di visualizzare i record senza poterli modificare. La gestione delle risorse, l'inserimento dei dipendenti e la gestione dei corsi di formazione sono esempi di tipi di app che potrebbero richiedere un ruolo di tipo Iniziatore.
- Gestione dei record di ricerca
- Se la tua applicazione prevede moduli speciali per gestire i valori di ricerca dei moduli principali, come i nomi dei reparti o i tipi di prodotto, di solito è consigliabile consentire solo a un gruppo selezionato di utenti dell'applicazione di creare e gestire questi record. Nei modelli GWApps utilizziamo un ruolo chiamato App Admin per questo scopo. Se si utilizza tale ruolo, assicurarsi di aggiungere gli altri ruoli come lettori nei record di ricerca, in modo che gli utenti normali possano vedere tali record e quindi vedere i valori nei campi di selezione dell'elenco nei moduli principali.