Questo modello serve ad aiutare a gestire l'intero ciclo di vita delle risorse IT all'interno della vostra organizzazione, insieme alla cronologia delle loro ubicazioni, ai pagamenti ricorrenti e ad altre informazioni chiave.
Caratteristiche dell'app
- È possibile registrare informazioni fondamentali relative alle risorse, inclusi dettagli su: acquisto, garanzia, posizione attuale e cronologia delle posizioni.
- Al fine di organizzare e riportare le tue risorse, queste sono classificate nei seguenti modi:
- Categoria di beni – Elenco delle categorie di beni, quali PC, attrezzature per ufficio, telefoni cellulari, attrezzature di produzione, ecc.
- Sito – Un edificio o un luogo in cui può essere ubicato un bene, come la sede centrale, l'ufficio di Los Angeles, l'ufficio di New York, ecc.
- Traccia i progressi dall'acquisizione, attraverso la messa in servizio e infine fino al ritiro dal servizio.
- Visualizza e genera report sulle risorse
Modello di gestione delle risorse IT Immagini |
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Configurazione dell'app per la gestione delle risorse IT
Segui questi passaggi per preparare l'app IT Asset Management all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo Risorse IT richiede la categoria di appartenenza della risorsa. Per fornire questo elenco di categorie di risorse, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Categorie di risorse nella barra di navigazione a sinistra e creare un record di categoria di risorse per ciascuna categoria di risorse che si desidera utilizzare: ad esempio PC, attrezzature per ufficio, telefoni cellulari, attrezzature di produzione, ecc.
- Il modulo IT Asset richiede l'indicazione del sito in cui si trova l'asset. Per fornire questo elenco di nomi di siti, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Siti nella barra di navigazione a sinistra e creare un record Sito per ogni nome di sito che si desidera utilizzare: ad esempio, Sede centrale, Ufficio di Los Angeles, Ufficio di New York, ecc.
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Accedere a Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, selezionare Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione di progettazione a sinistra. Quindi selezionare ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti di seguito in Dettagli di progettazione dell'app) e utilizzare il pannello a destra, che appare quando si seleziona un ruolo, per impostare chi deve ricoprire tale ruolo.
Utilizzo dell'app IT Asset Management
Quando acquisti una nuova risorsa IT che desideri monitorare, inserisci le relative informazioni in un record Risorse IT. Se la risorsa deve essere messa immediatamente in servizio, puoi aggiungere il sito e la posizione reali e metterla in servizio (fai clic sul pulsante Metti in servizio nella parte superiore del modulo). Se la risorsa deve essere conservata prima dell'uso, puoi impostare il sito e la posizione nell'area di stoccaggio e successivamente metterla in servizio nel sito e nella posizione finali. Le risorse possono essere ritirate una volta giunte al termine della loro vita funzionale o contrassegnate come in deposito.
L'app IT Asset Management può anche tenere traccia dei pagamenti ricorrenti, come quelli per la manutenzione del software o per gli abbonamenti al software cloud. È disponibile una vista che consente di pianificare i pagamenti in scadenza in qualsiasi mese.
Dettagli sul design dell'app
- I record di ricerca relativi alla categoria di asset e al sito possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app, ma sono visibili a tutti.
- I record delle risorse IT sono i record principali dell'applicazione e possono essere creati dai membri con ruoli di Editor e Amministratore dell'app. La sicurezza dei record è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.
- I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
- Lettori: possono leggere, ma non modificare, i record delle risorse.
- Redattori: possono creare e modificare, ma non eliminare, i record delle risorse.
- Amministratore dell'app: può modificare ed eliminare tutti i record, compresi quelli relativi alla categoria delle risorse e al sito.
- Le fasi del flusso di lavoro delle risorse IT sono:
- Bozza: i ruoli di amministratore e redattore dell'app e il proprietario del record possono modificare ed eliminare il record, mentre il ruolo di lettore non può visualizzare il record.
- In servizio – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, i ruoli Editor possono modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo.
- In pensione – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editori può modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo.
- Non ci sono e-mail di notifica del flusso di lavoro.
Aggiornamento dell'app per la gestione delle risorse IT
Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app per la gestione delle risorse IT può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per creare la tua app personalizzata. Se desideri monitorare ulteriori informazioni sulle tue risorse o vuoi aggiungere visualizzazioni aggiuntive per ordinare le risorse in modi diversi, puoi apportare tu stesso tali aggiornamenti.