L'app Richieste di acquisto è stata sviluppata per aiutare a gestire e monitorare le richieste di acquisto di beni e gli acquisti all'interno della tua organizzazione. Se desideri monitorare e applicare formalmente un processo di revisione e approvazione degli acquisti, questo modello è un ottimo punto di partenza.
L'app consente di organizzare e visualizzare le richieste in base al reparto e alle categorie associate. In questo modo è possibile verificare facilmente il numero di richieste presenti nell'organizzazione o il numero di richieste effettuate dal reparto vendite. L'app utilizza un processo di approvazione in una o due fasi, a seconda della categoria di risorse. Tutte le richieste devono essere approvate da un responsabile dell'approvazione e alcune categorie di risorse richiedono anche un'ulteriore revisione e approvazione.
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Caratteristiche dell'app
- È possibile registrare informazioni importanti relative alle richieste di acquisto e gestirle attraverso un flusso di lavoro di revisione e approvazione.
- Al fine di organizzare e riportare le tue risorse, queste sono classificate nei seguenti modi:
- Dipartimento – Un elenco dei dipartimenti all'interno della tua organizzazione, come IT, Vendite e Finanza, ecc.
- Categorie di risorse – Un elenco di categorie in cui organizzare le richieste, ciascuna con un pulsante di opzione utilizzato per impostare se le richieste in quella categoria richiedono una revisione aggiuntiva e, in caso affermativo, il nome/l'indirizzo e-mail dell'approvatore della revisione aggiuntiva.
- Le richieste vengono esaminate dal responsabile dell'approvazione e, se la categoria di risorse selezionata richiede un'ulteriore revisione, vengono inoltrate al revisore aggiuntivo per l'approvazione.
- Gli approvatori ricevono una notifica ogni volta che una richiesta è in attesa di revisione, mentre i richiedenti ricevono una notifica quando viene intrapresa un'azione in merito alla loro richiesta.
- Visualizza e genera report sulle richieste di acquisto mentre vengono elaborate nel processo di approvazione.
Dettagli dell'app
- I record di ricerca dei reparti possono essere visualizzati, creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app.
- I record di ricerca della categoria di asset possono essere visualizzati, creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app.
- I record delle richieste di acquisto sono i record principali dell'applicazione e possono essere creati dai membri con ruoli di utente e amministratore dell'applicazione. La sicurezza del record è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.
- I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
- Acquisti: può solo leggere o modificare i record delle richieste quando sono stati approvati per l'acquisto. Questo ruolo è responsabile dell'acquisto e dello spostamento del record nella fase "Acquistato".
- Amministratore dell'app: può leggere, creare, modificare ed eliminare tutti i record.
- Responsabile dell'approvazione: può modificare e approvare/rifiutare i record nella fase di revisione dei responsabili. Questo ruolo è definito dal modulo, il che significa che il responsabile dell'approvazione di un record è determinato dal campo di ricerca della directory "Responsabile dell'approvazione" presente nel modulo.
- Approvatore revisione aggiuntiva: può modificare e approvare/rifiutare i record nella fase di revisione aggiuntiva. Questo ruolo è definito dal modulo, il che significa che l'approvatore revisione aggiuntiva di un record è determinato dal campo di ricerca della directory "Approvatore revisione aggiuntiva" presente nel modulo.
- Utente – Può creare e leggere richieste.
- Le fasi del flusso di lavoro della richiesta di acquisto sono:
- Bozza – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record (creatore) possono modificare ed eliminare i record in questa fase.
- Revisione dei manager – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare i record. I ruoli di manager approvatore e amministratore dell'app possono approvare/rifiutare i record.
- Revisione aggiuntiva: il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare i record, mentre il ruolo di utente può leggerli. I ruoli di responsabile dell'approvazione e proprietario del record possono leggere i record. I ruoli di amministratore dell'app e revisore aggiuntivo possono approvare/rifiutare i record.
- Approvato per l'acquisto: il ruolo Amministratore app può modificare ed eliminare il record. Il ruolo Acquisti può modificare. I ruoli Amministratore app e Acquisti possono entrambi spostare il record nella fase Acquistato.
- Acquistato: il ruolo Amministratore app può modificare ed eliminare il record. Il ruolo Acquisti può modificare. I ruoli Amministratore app e Acquisti possono entrambi spostare il record nella fase Ricevuto.
- Ricevuto: il ruolo Amministratore dell'app può visualizzare ed eliminare. I ruoli Proprietario del record, Approvatore aggiuntivo e Responsabile dell'approvazione possono visualizzare.
- Rifiutato – Il ruolo Amministratore dell'app può visualizzare ed eliminare. I ruoli Proprietario del record, Approvazione revisione aggiuntiva e Responsabile approvazione possono visualizzare.
- Le notifiche del flusso di lavoro sono:
- Fase di bozza – Al momento dell'invio, il ruolo di responsabile dell'approvazione (ovvero l'utente selezionato nel campo di ricerca della directory "Responsabile dell'approvazione" nel modulo) riceve una notifica che indica che è presente una richiesta di acquisto in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica al responsabile".
- Fase di revisione dei manager – In caso di approvazione, se la categoria di bene selezionata richiede una revisione aggiuntiva, il ruolo di approvatore della revisione aggiuntiva (ovvero l'utente selezionato nel campo di ricerca della directory "Approvatore della revisione aggiuntiva") viene informato che c'è una richiesta in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione aggiuntiva". Se la categoria di risorse selezionata non richiede una revisione aggiuntiva, il record passa a "Approvato per l'acquisto" e il ruolo Acquisti viene informato che una richiesta è pronta per essere acquistata. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di acquisto". In caso di rifiuto, il proprietario del record viene informato che la richiesta è stata rifiutata. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di rifiuto".
- Fase di revisione aggiuntiva – In caso di approvazione, il ruolo Acquisti riceve una notifica che indica che è presente una richiesta pronta per l'acquisto. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di acquisto". In caso di rifiuto, il proprietario del record riceve una notifica che indica che la richiesta è stata rifiutata. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di rifiuto".
- Fase di acquisto – Al ricevimento della risorsa, il ruolo di proprietario del record viene informato che la risorsa richiesta è stata ricevuta. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di ricezione".
Configurazione dell'app Richiesta di acquisto
Segui questi passaggi per preparare l'app Richiesta di acquisto all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo Richiesta di acquisto richiede di specificare il reparto o i reparti a cui si riferisce la richiesta. Per fornire l'elenco dei nomi dei reparti, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Reparti nella barra di navigazione a sinistra e creare un record Reparto per ogni nome di reparto che si desidera utilizzare: ad esempio Vendite, IT, Finanza, ecc. Per farlo, è sufficiente fare clic sul pulsante + Aggiungi nuovo record per aggiungere un record vuoto, quindi fare clic direttamente nella vista e digitare il valore.
- Il modulo Richiesta di acquisto richiede la categoria di bene per aiutare a organizzare le richieste di acquisto. Per fornire questo elenco di categorie di beni, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Categorie di beni nella barra di navigazione a sinistra e creare un record di categoria di beni per ciascuna categoria di beni che si desidera utilizzare: ad esempio, PC - Laptop, Fissa, ecc. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante + Aggiungi nuovo record per aggiungere un record vuoto, quindi cliccare direttamente sulla riga/colonna del nuovo record e digitare o selezionare il valore.
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Impostazioni applicazione > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione a sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti nella sezione Dettagli app) e utilizza il pannello a destra, che appare quando selezioni un ruolo, per impostare chi deve ricoprire quel ruolo.
Utilizzo dell'app Richiesta di acquisto
Quando richiedi un nuovo acquisto, inserisci i dettagli nel modulo di richiesta. Una volta inserite tutte le informazioni, clicca sul pulsante "Invia richiesta" nella parte superiore del modulo. La richiesta verrà quindi sottoposta a un processo di revisione e approvazione:
- Revisione dei manager – L'utente selezionato nel campo "Manager responsabile dell'approvazione" nel modulo riceverà una notifica che una nuova richiesta richiede la sua revisione. Se la categoria di asset selezionata richiede una revisione aggiuntiva, dopo l'approvazione del manager il record passerà alla fase di revisione aggiuntiva. Se la categoria di asset selezionata richiede una revisione aggiuntiva, ma il campo "Approvatore revisione aggiuntiva" è vuoto o non compilato, il manager incaricato dell'approvazione può compilare il campo oppure utilizzare il pulsante "Approva e salta revisione aggiuntiva" per saltare la fase di revisione aggiuntiva e passare direttamente alla fase di approvazione per l'acquisto.
- Revisione aggiuntiva – L'utente indicato nel campo "Approvatore revisione aggiuntiva" del modulo riceverà una notifica che una nuova richiesta richiede la sua revisione.
Ad ogni fase di approvazione, il revisore può contrassegnare la richiesta di acquisto come approvata o rifiutata. Dopo che tutti i revisori hanno approvato la richiesta di acquisto, questa viene contrassegnata come "Approvata per l'acquisto". Il record passerà quindi attraverso un processo di acquisto e ricezione:
- Approvato per l'acquisto: dopo che una richiesta è stata approvata per l'acquisto, gli utenti con il ruolo di Acquisti riceveranno una notifica che la richiesta è pronta per essere acquistata.
- Acquistato: dopo che una richiesta è stata acquistata, gli amministratori dell'app e gli utenti con il ruolo di acquirente possono contrassegnare l'acquisto come Ricevuto e il proprietario del record della richiesta di acquisto riceverà una notifica che la sua richiesta è stata acquistata e ricevuta.
Aggiornamento dell'app Richiesta di acquisto
Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app Richiesta di acquisto può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per creare la tua app personalizzata. Se desideri tracciare ulteriori informazioni per le tue richieste di acquisto, vuoi visualizzazioni aggiuntive per ordinare le richieste di acquisto in modi diversi o apportare qualsiasi altra modifica, puoi effettuare questi aggiornamenti autonomamente.