Flujo de trabajo
El flujo de trabajo es simplemente otro nombre para un proceso de aprobación o revisión por el que puede tener que pasar un registro. Por ejemplo, un informe de gastos podría necesitar ser revisado y aprobado por el gerente de la persona antes de que pueda ser pagado. Otro ejemplo sería un contrato que debe ser revisado y aprobado por el departamento legal, financiero y el gerente del departamento, antes de ser enviado al vicepresidente de la división para su aprobación final.
En GW Apps hay cuatro o cinco partes en un flujo de trabajo:
| Artículo | Descripción |
| Formulario | Debe asegurarse de que el formulario tiene todos los campos necesarios para contener la información que los usuarios necesitarán para el proceso completo de aprobación. |
| Etapas del flujo de trabajo | Una etapa es un paso en el proceso de revisión/aprobación en el que un registro esperará a que un usuario realice una acción, como aprobar, rechazar, asignar a un colega. |
| Botones de acción del flujo de trabajo | Los botones que un revisor puede utilizar para hacer avanzar un registro en el flujo de trabajo. Por ejemplo, en la fase de revisión por el gestor puede haber botones de acción de "aprobar", "rechazar" y "devolver al remitente". |
| Seguridad | Es importante que mientras un registro se mueve a través de un flujo de trabajo, sólo las personas adecuadas puedan realizar acciones, editar los valores del registro, o incluso ver el registro en absoluto.
La seguridad es el punto en el que se indica a GW Apps quién debe poder ver o hacer qué en los registros a medida que avanzan en el flujo de trabajo. |
| Plantillas de correo electrónico
(Opcional) |
Suele ser una buena idea avisar a las personas si un registro está esperando a que lo revisen, de esta forma el registro no se queda ahí hasta que alguien se da cuenta. Estos correos electrónicos de notificación también pueden utilizarse para explicar los pasos que debe seguir el revisor, de modo que las personas nuevas en el proceso de flujo de trabajo sepan qué hacer. |
Seguridad de las aplicaciones
Como acabamos de discutir, la seguridad se puede establecer en cada etapa de un flujo de trabajo. Además, también necesitamos algo de seguridad a nivel de la aplicación. GW Apps necesitará saber quién está autorizado a realizar cambios de diseño en la aplicación, quién puede acceder a la aplicación y qué deben hacer los usuarios de la misma.
En GW Apps, la seguridad de las aplicaciones consta de cuatro partes:
| Artículo | Descripción |
| Diseñadores de aplicaciones | Estos son los usuarios que pueden realizar cambios de diseño en la aplicación. |
| Usuarios de la aplicación | Estos son los usuarios que pueden acceder a la aplicación. Si no está en la lista de usuarios de la aplicación, no verá la aplicación en su panel de control. |
| Roles | Los roles son un poco como los grupos, y son una parte clave de cómo controlar quién puede hacer qué en una aplicación. Puede utilizar los roles para controlar cosas como quién puede crear un nuevo registro, realizar una acción de flujo de trabajo o ver una vista. Usted agrega personas a un rol, y luego le dice a App Builder qué rol puede ver o hacer algo. |
| Acceso anónimo | Por defecto, todos los usuarios que quieran acceder a cualquier aspecto de GW Apps necesitan tener un inicio de sesión válido y estar configurados como usuarios de GW Apps en algún nivel. El acceso anónimo permite que los usuarios accedan a formularios específicos a través de un enlace URL específico, sin necesidad de iniciar sesión. (Es similar a compartir el acceso a archivos con personas a través de un enlace en Google Drive, One Drive, box, etc.) |
Próximos pasos
| A continuación encontrará enlaces a artículos que cubren las principales áreas de la creación de un flujo de trabajo: |
| Etapas del flujo de trabajo |
| Botones de acción del flujo de trabajo |
| Seguridad del flujo de trabajo |
| Plantillas de correo electrónico |
| A continuación se encuentra el enlace a los episodios de la serie de tutoriales sobre la creación de una aplicación de informes de gastos que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo: |
| Parte 5 - Aplicación de Informes de Gastos - Flujo de trabajo |
| Parte 6 - Aplicación de informes de gastos - Seguridad |