Flujo de trabajo 1 - Etapas

Un flujo de trabajo es simplemente otro nombre para un proceso de aprobación o revisión por el que puede pasar un registro. Una etapa del flujo de trabajo es un paso en el proceso de revisión/aprobación donde un registro esperará a que un usuario realice una acción, como aprobar, rechazar o asignar a un colega.

Nota: Esta página trata sobre la nueva interfaz de usuario (UI) de flujos de trabajo, que se encuentra en la pestaña ‘Flujo de trabajo nuevo’. La UI de flujos de trabajo original todavía está disponible por ahora, en las pestañas ‘Flujo de trabajo antiguo’ y 'Seguridad antiguo' que la siguen. Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores solo están disponibles a través de la nueva UI de flujos de trabajo.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

Como ejemplo, digamos que un contrato necesita ser revisado y aprobado por Legal y Finanzas, antes de ser enviado al vicepresidente de la división para su aprobación final. En este ejemplo, las etapas del flujo de trabajo podrían ser:

Este flujo de trabajo se podría ilustrar en un diagrama, como el que se muestra a continuación, donde cada caja azul representa una etapa del flujo de trabajo y las flechas indican cómo se puede pasar de una a otra:

Creación y gestión de etapas del flujo de trabajo

Las Etapas del Flujo de Trabajo se crean y gestionan desde la pestaña Flujo de Trabajo en el diseño del formulario. Para acceder a las Etapas de Flujo de Trabajo de un formulario:

Editar la aplicación > Haz clic en la tarjeta del formulario deseado (1) > Haz clic en ‘Flujo de trabajo’ (2)’

Si ya está en el Editor de Formularios > Haga clic en la pestaña Flujo de trabajo (3)

En la pestaña de flujo de trabajo, puedes crear y administrar lo siguiente:

• Etapas del flujo de trabajo, los pasos en el proceso de revisión y aprobación.
• Crear botones de acción para flujos de trabajo. Las actividades del flujo de trabajo que un usuario puede iniciar haciendo clic en un botón, como aprobar.
• Especificar seguridad, quién debería poder ver o editar qué campos del formulario y botones de acción del flujo de trabajo.

La pestaña de Flujo de trabajo se puede dividir en tres secciones, para cubrir estos tres aspectos diferentes:

• Etapas (1)
• Botones de Acción (2)
• Seguridad (3)

Creación de Etapas del Flujo de Trabajo

Puedes agregar, eliminar y editar etapas. Las etapas actuales del flujo de trabajo para los formularios se encuentran en el lado izquierdo de la pestaña Flujos de trabajo. Inicialmente hay dos etapas de inicio, Borrador y Completado. Estas etapas pueden tener su configuración editada y sus nombres cambiados. La etapa Completada se puede eliminar, pero la etapa Borrador no se puede mover ni eliminar. (En su lugar, simplemente cámbiale el nombre a lo que quieras que sea).

Artículo	Descripción
Estado	Ingrese las etiquetas de estado que deberán tener los registros mientras se encuentran en esta etapa. Este también será el nombre de la etapa.
Icono	Haz clic en el ícono a la izquierda del texto de estado para seleccionar una imagen de ícono alternativa.
Color del escenario	Haz clic en el ícono de flecha hacia abajo a la derecha del texto de estado para mostrar el widget selector de color y así elegir el color deseado, o para poder ingresar el color como código Hex.
Ocultar icono	Marca esta casilla para ocultar el ícono de la visualización para los usuarios. Si se selecciona ‘Ocultar ícono’, el ícono no se mostrará a la izquierda del texto de estado. Nota: No es necesario, o incluso no siempre se recomienda, mostrar los iconos de las etapas. No se recomienda tener algunas etapas con iconos y otras sin ellos. Usar iconos que no representan claramente de qué trata la etapa solo se convierte en ruido visual y realmente no ayuda. Si puedes encontrar iconos que sean útiles para los usuarios, entonces pueden agregar algo de estilo visual a tu aplicación.
Aprobadores	[Opcional] Agregar aprobadores identificará a los usuarios responsables de mover el registro a la siguiente etapa. Por ejemplo: Cuando el registro se encuentra en la etapa de Borrador, el registro requiere la atención de John Smith y Jane Doe. Podrás mostrarlos como las personas responsables en vistas e informes, a través del campo del sistema Aprobadores. Agrega tantos como sean necesarios, pero intenta ser lo más conciso posible, ya que los usuarios podrían hacer un seguimiento con las personas nombradas en relación con los registros en esa etapa del flujo de trabajo. Nota: Esta configuración no afecta quién puede ver o tomar acciones sobre los registros en las diferentes etapas del flujo de trabajo: eso debe definirse a través de la seguridad del formulario. Es solo para mostrar a los usuarios quiénes son las personas responsables asignadas actualmente.
	Haz clic para cerrar el diálogo y cancelar la creación de la nueva etapa.
	Haz clic para cerrar el diálogo, crear la nueva etapa y volver a la pestaña de Flujos de trabajo.

Administrar Etapas del Flujo de Trabajo

Para administrar una etapa del flujo de trabajo, selecciona los tres puntos en la tarjeta de la etapa en la lista de etapas.

• Editar Etapa – Volverá a abrir el cuadro de diálogo, lo que le permitirá editar el estado de la etapa, el ícono, el color y los aprobadores.
• Escenario de copia – Duplicará los botones de acción de la etapa y la configuración de seguridad. Después de seleccionar, se abrirá un cuadro de diálogo que le permitirá cambiar el nombre, el color y el ícono de la nueva etapa.
• Eliminar etapa – Borrará la etapa y le pedirá que elija a qué otra etapa existente moverá los registros que se encuentren actualmente en la etapa que intenta eliminar.

Próximos pasos

A continuación, se incluyen enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la creación de un flujo de trabajo:

Botones de Acción de Flujo de Trabajo

Seguridad del flujo de trabajo

Plantillas de correo electrónico

A continuación se encuentran los enlaces a los episodios de la serie de tutoriales "Creación de una aplicación de informes de gastos" que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo:

Parte 5 – Aplicación de Reportes de Gastos – Flujo de Trabajo

Parte 6 – App de Informes de Gastos – Seguridad