Flujo de trabajo: 1 – Etapas (Interfaz de usuario antigua)

Un flujo de trabajo es simplemente otro nombre para un proceso de aprobación o revisión por el que puede pasar un registro. Una etapa del flujo de trabajo es un paso en el proceso de revisión/aprobación donde un registro esperará a que un usuario realice una acción, como aprobar, rechazar o asignar a un colega.

Nota: Esta página trata sobre la interfaz de usuario (UI) del flujo de trabajo original, que ahora se encuentra en la pestaña ‘Workflow Old’. La nueva UI de flujo de trabajo está disponible en la pestaña ‘Workflow New’. Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores solo están disponibles a través de la nueva UI de flujo de trabajo.

Ejemplo de Flujo de Trabajo

Como ejemplo, digamos que un contrato necesita ser revisado y aprobado por Legal y Finanzas, antes de ser enviado al vicepresidente de la división para su aprobación final. En este ejemplo, las etapas del flujo de trabajo podrían ser:

Este flujo de trabajo se podría ilustrar en un diagrama, como el que se muestra a continuación, donde cada caja azul representa una etapa del flujo de trabajo y las flechas indican cómo se puede pasar de una a otra:

Creación de flujos de trabajo

La creación del flujo de trabajo se divide en dos pestañas en el Editor de formularios: la pestaña Flujo de trabajo y la pestaña Seguridad. La pestaña Flujo de trabajo se utiliza para definir las etapas del flujo de trabajo y las acciones disponibles en cada etapa. La pestaña Seguridad se utiliza para controlar quién puede ver y editar qué campos y presionar qué botones de acción del flujo de trabajo en cada etapa del flujo de trabajo.

En la pestaña Flujo de trabajo se puede hacer lo siguiente:

• Etapas del flujo de trabajo, los pasos en el proceso de revisión y aprobación.
• Crear botones de acción para flujos de trabajo. Las actividades del flujo de trabajo que un usuario puede iniciar haciendo clic en un botón, como aprobar.

Pestaña Flujos de trabajo predeterminados

Las etapas del flujo de trabajo se crean y administran desde la pestaña Flujo de trabajo en el diseño de formularios. Para acceder a las etapas del flujo de trabajo de un formulario:

Editar App > Haz clic en la miniatura del formulario deseado (1) > Haz clic en ‘Flujo de trabajo’ (2)’

Una vez que se abra el Editor de Formularios > Haz clic en la pestaña Flujo de trabajo (3)

Creación de Etapas del Flujo de Trabajo

Herramientas de la Etapa del Flujo de Trabajo

Las herramientas de Etapa te permiten agregar, eliminar y editar etapas. Las herramientas de Etapa se encuentran en el lado izquierdo de la pestaña Flujos de trabajo. Inicialmente hay dos etapas de inicio., Borrador y Completado. Se pueden editar los ajustes de estas etapas y cambiar sus nombres. La etapa «Completada» se puede eliminar, pero la etapa «Borrador» no se puede mover ni eliminar.

Artículo	Descripción
	Clic + Agregar etapa (A) Para añadir una nueva etapa al.

Cuadro de diálogo «Crear etapa»

Artículo	Descripción
Nombre artístico	Introduce el nombre de la nueva etapa.
Estado	Ingresa las etiquetas de estado que los registros deben tener mientras se encuentran en esta etapa. Esto suele ser lo mismo que el Nombre de la Etapa.
Color del escenario	Haz clic en el cuadrado de muestra de color para usar el widget selector de color y elegir el color deseado, o introduce el color como un código Hex.
	Haz clic para cerrar el diálogo y cancelar la creación de la nueva etapa.
	Haz clic para cerrar el diálogo, crear la nueva etapa y volver a la pestaña de Flujos de trabajo.

Editar una etapa del flujo de trabajo

Para editar una etapa, haz clic en la etapa deseada en la lista de la izquierda y, a continuación, haz clic en el Editar Etapa icono de lápiz (B) en la esquina superior derecha. 

Editar Etapa

Artículo	Descripción
Nombre artístico	Introduce el nombre de la nueva etapa.
Estado	Ingresa la etiqueta de estado que deben tener los registros mientras se encuentren en esta etapa.
Color del escenario	Usa el selector de color para elegir el color deseado, o ingresa el color como un código Hex.
	Haz clic para cerrar el diálogo y cancelar la creación de la nueva etapa.
	Haz clic para cerrar el diálogo y actualizar el escenario con los nuevos valores.

Eliminar una etapa del flujo de trabajo

Para eliminar una etapa, haz clic en la etapa deseada en la lista de la izquierda, luego haz clic en el Eliminar etapa icono de bote de basura (C) en la parte superior derecha.

Video de demostración

El siguiente video describe cómo crear etapas de flujo de trabajo y botones de acción:

Próximos pasos