La pestaña de Seguridad es donde defines la seguridad a nivel de flujo de trabajo, es decir, qué usuarios pueden hacer qué con los registros creados con este formulario, en cada etapa del flujo de trabajo. Configuras qué roles solo pueden leer el registro, cuáles editarlo y cuáles pueden eliminarlo. Incluso puedes definir quién puede ver o editar cada campo individual, sección o botón de acción del flujo de trabajo.
| Ejemplo: En una aplicación de gestión de gastos, un empleado puede ver y editar sus registros de informes de gastos, pero el aprobador puede ver todos los informes de gastos de los empleados. El empleado no ve la sección de aprobador del formulario cuando crea y envía su informe de gastos. Una vez enviado, el aprobador puede ver pero no editar la información ingresada por el empleado, pero puede agregar comentarios en la sección de aprobación y aprobar o rechazar el registro. Una vez aprobado, el empleado podrá ver sus propios registros, pero no editarlos. |
Nota: Esta página trata sobre la interfaz de usuario (UI) del flujo de trabajo original, que ahora se encuentra en la pestaña ‘Workflow Old’. La nueva UI de flujo de trabajo está disponible en la pestaña ‘Workflow New’. Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores solo están disponibles a través de la nueva UI de flujo de trabajo.
Seguridad del flujo de trabajo: roles y etapas
Definir la seguridad del flujo de trabajo implica establecer qué roles pueden acceder a los registros del formulario en cada etapa del flujo de trabajo y qué derechos de acceso tienen.
Las etapas del flujo de trabajo se definen en la pestaña "Flujo de trabajo", y se enumeran en la pestaña "Seguridad" para que puedas establecer la seguridad de las etapas. Si necesitas agregar, eliminar, editar o reordenar las etapas del flujo de trabajo, por favor haz esos cambios primero en la pestaña "Flujo de trabajo".
| Etapas y Roles |
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Al hacer clic en Agregar Rol a Escenario botón junto al nombre de una etapa, puedes agregar un rol a esa etapa y definir el acceso básico que ese rol debería tener:
- Solo vista – Puedes ver el registro pero no puedes hacer ninguna actualización al registro en esta etapa.
- Editar solamente – En esta etapa, puedes ver y editar el registro, pero no puedes eliminarlo.
- Editar y Eliminar – Se puede ver, editar y eliminar el registro en esta etapa.
Configuración de nivel de rol
| Icono | Descripción |
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Agregar Rol a Escenario – Al hacer clic en este ícono, se mostrará un diálogo para agregar un rol a esta etapa y establecer el permiso que el rol tiene en esta etapa.
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Solo vista – Muestra que este rol solo tiene capacidad de vista para esta etapa. Las personas con este rol podrán ver el registro, pero no editarlo ni eliminarlo. |
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Editar solamente – Muestra que este rol tiene la capacidad de editar para esta etapa. Las personas con este rol podrán ver y editar el registro, pero no eliminarlo. |
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Editar y Eliminar – Muestra que este rol tiene la capacidad de editar y eliminar para esta etapa. Las personas con este rol podrán ver, editar y eliminar el registro. |
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Botones de flujo de trabajo – Cualquier botón de acción de flujo de trabajo definido para esta etapa se mostrará encima del formulario. Si el botón tiene un fondo naranja claro, es visible y utilizable por el rol actual en la etapa actual del flujo de trabajo. Si tiene un fondo blanco, está oculto. Hacer clic en el botón cambia entre visible y oculto. |
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Eliminar rol de escenario – Elimina el rol seleccionado de la etapa actual. |
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Editar rol de etapa – Edita los permisos que tiene el rol seleccionado en la etapa actual. Al hacer clic en este ícono se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: |
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El usuario puede guardar – Establece si el botón Guardar estará disponible para el rol seleccionado en esta etapa del flujo de trabajo. Esta opción solo se muestra si el rol tiene derechos de Edición o Edición y Eliminación para esta etapa. |
Seguridad del flujo de trabajo: Permisos de sección y campo
La pestaña de Seguridad también muestra una representación del formulario y permite al diseñador establecer cada sección, campo u otro control del formulario como Oculto, Solo lectura o Editable, para cada combinación de rol/etapa.
| Permisos de sección y campo |
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| Icono | Descripción |
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Oculto Este componente no será visible para el rol seleccionado en esta etapa del flujo de trabajo. |
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Solo lectura – Este componente será visible pero no editable para el rol seleccionado en esta etapa del flujo de trabajo. |
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Editar Este componente será editable para el rol seleccionado en esta etapa del flujo de trabajo. |
Video de demostración de seguridad del flujo de trabajo
El siguiente video describe la seguridad del flujo de trabajo:
Próximos pasos
| A continuación, se incluyen enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la creación de un flujo de trabajo: |
| Etapas del flujo de trabajo |
| Botones de Acción de Flujo de Trabajo |
| Plantillas de correo electrónico |
| A continuación se encuentran los enlaces a los episodios de la serie de tutoriales "Creación de una aplicación de informes de gastos" que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo: |
| Parte 5 – Aplicación de Reportes de Gastos – Flujo de Trabajo |
| Parte 6 – App de Informes de Gastos – Seguridad |
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