La migración de datos permite importar datos existentes a una aplicación de GW Apps. La fuente puede ser una hoja de cálculo existente, o una exportación desde otra aplicación en GW Apps o cualquier otra plataforma. Si los datos se pueden guardar como un archivo de texto CSV (valores separados por comas), se pueden importar a una aplicación de GW Apps.
Para acceder a la función de migración de datos, debe ser editor de una aplicación, ya que la opción se encuentra en la barra de navegación de la parte izquierda de Editar aplicación. Seleccione "Editar aplicación" en "Configuración de la aplicación" en la barra de navegación izquierda de la aplicación. (Si no ve la opción "Configuración de la aplicación", entonces no es editor de la aplicación actual y no podrá utilizar la función de migración de datos). A continuación, seleccione Migración de datos en la barra de navegación de la izquierda, como se muestra a continuación:
| Panel de migración de datos - Aún no se ha completado ninguna migración |
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Una vez que haya completado una o más importaciones de datos, aparecerán en el panel de migración de datos, como se muestra a continuación:
| Panel de migración de datos - Migraciones completadas y listadas |
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| Artículo | Descripción |
| Formulario | El nombre del formulario que utilizó la importación. |
| Descripción | El texto descriptivo proporcionado cuando se creó la migración o el nombre del archivo si no se proporcionó ninguna descripción. |
| Tipo | - Importar: Adición de nuevos registros. - Actualización: Actualización de registros existentes, aunque también se pueden crear nuevos registros. - Creación: Importación en la que el proceso también ha creado el formulario y la vista iniciales como parte de la migración. |
| Filas | Cuántas filas se han encontrado en el archivo CSV. |
| Insertado | Cuántos registros nuevos se han creado. |
| Modificado | Número de registros actualizados correctamente. El número muestra todos los registros de la aplicación que coinciden con las filas del archivo CSV, y no solo los registros en los que se actualizaron los valores de datos reales. |
| Fallido | Número de filas del archivo CSV que no se han gestionado correctamente en la migración de datos. |
 | Indica que la importación se ha realizado correctamente. |
 | Muestra que la importación se completó inicialmente con éxito, luego se revirtió, por lo que en efecto, esta importación nunca ocurrió. |
 | Menú: Haga clic en este icono para acceder a la opción Revertir. Revertir una importación deshace todas las actualizaciones y adiciones de la importación, por lo que, en efecto, esta importación nunca ocurrió. (Nota: Siempre es sencillo revertir una importación poco después de que se haya completado, debe tener más cuidado al revertir una importación después de importaciones adicionales o actividad de usuarios, ya que puede estar eliminando o cambiando registros que los usuarios u otras importaciones también hayan modificado). |
Hay tres opciones para importar los datos del archivo CSV en la aplicación:
- Importar en formulario existente - Los datos se cargarán como registros del formulario que seleccione. El formulario ya debe existir en la app actual.
- Crear formulario a partir de CSV - La herramienta de migración de datos puede crear un nuevo formulario basándose en los datos que encuentre en el archivo CSV importado. Los encabezados de columna de la primera fila, si los hay, se convierten en los nombres de campo predeterminados y los tipos de campo se estiman en función de los datos. Todos estos parámetros pueden ajustarse manualmente
- Actualizar registros desde CSV - Se leerán los datos y se actualizarán los registros existentes con los valores de datos modificados o nuevos. El formulario ya debe existir en la aplicación actual, y el archivo CSV debe contener valores de ID de registro para permitir la coincidencia de registros. También se pueden crear nuevos registros.
Proceso de migración de datos
Para iniciar una nueva importación de datos, haga clic en el botón "Iniciar asistente de migración". El asistente de migración de datos consta de cuatro pasos:
- Seleccionar escenario: seleccione el archivo CSV, la opción de importación y otros ajustes básicos.
- Asignación de campos: asigne los datos del archivo CSV a los campos del formulario para que los datos se importen en los lugares correctos.
- Conversión de datos - Verificar y mitigar cualquier problema relacionado con el tipo de datos.
- Resultados de la importación - Vea un informe sobre los resultados de la importación y enlaces para los siguientes pasos.
A continuación se describen los detalles de cada paso:
1. Seleccione el escenario
La primera pantalla del asistente de migración de datos le permite seleccionar el archivo CSV que desea importar e introducir detalles básicos sobre el.
| Seleccionar escenario Mirada inicial |
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| Artículo | Descripción |
| Importar archivo | Haga clic en este icono para seleccionar el archivo CSV deseado. El cuadro de diálogo de selección de archivos sólo mostrará archivos CSV, ya que son los únicos que GW Apps puede importar. |
| La primera fila del archivo CSV contiene los nombres de las etiquetas de los campos | Esta opción estará marcada por defecto. Si la primera línea/fila del archivo CSV contiene etiquetas que describen el contenido de esa "columna", déjela seleccionada. Si el archivo CSV tiene valores de datos en la primera línea/fila, entonces deseleccione esta opción, o esa primera fila de datos no se importará. |
| Seleccione su escenario | Seleccione una de las tres opciones de importación: - Importar a formulario existente - Crear formulario a partir de CSV - Actualizar registros a partir de CSV Una vez seleccionado un escenario, aparecen campos adicionales. Estos se detallan a continuación: |
| Importar en formulario existente - Campos adicionales |
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| Artículo | Descripción |
| Descripción de la migración | [Opcional] Añada una breve descripción del propósito o los datos de esta importación. Aparecerá en la lista del Panel de migración de datos. El nombre del archivo importado aparecerá en la lista si no se proporciona ninguna descripción. |
| Seleccione el formulario al que se importarán los datos | El campo mostrará una lista de todos los formularios de la aplicación actual. Seleccione el formulario al que deben asociarse los registros de datos importados. |
 | Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente de migración de datos. El botón aparece en gris y no se puede pulsar hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. |
 | Haga clic en Cancelar para cancelar el asistente de migración de datos. |
| Crear formulario a partir de CSV - Campos adicionales |
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| Artículo | Descripción |
| Descripción de la migración | [Opcional] Añada una breve descripción del propósito o los datos de esta importación. Aparecerá en la lista del Panel de migración de datos. El nombre del archivo importado aparecerá en la lista si no se proporciona ninguna descripción. |
| Nombre del formulario | Escriba el nombre del formulario que se creará al importar el archivo CSV seleccionado. |
| Descripción del formulario | [Opcional] Añada una breve descripción del nuevo formulario, si lo desea. |
| Qué rol(es) podrá(n) crear nuevos registros con este formulario | El campo mostrará una lista de todos los roles de acceso en la aplicación actual. Todos ellos estarán seleccionados por defecto. Desmarque/Seleccione los roles que desea que puedan crear nuevos registros utilizando el formulario que se crea. |
| Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente de migración de datos. El botón aparece en gris y no se puede pulsar hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. |
| Haga clic en Cancelar para cancelar el asistente de migración de datos. |
| Actualizar registros desde CSV - Campos adicionales |
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| Artículo | Descripción |
| Descripción de la migración | [Opcional] Añada una breve descripción del propósito o los datos de esta importación. Aparecerá en la lista del Panel de migración de datos. El nombre del archivo importado aparecerá en la lista si no se proporciona ninguna descripción. |
| Seleccione el formulario en el que deben actualizarse los datos | El campo mostrará una lista de todos los formularios de la aplicación actual. Seleccione el formulario al que deben asociarse los registros de datos importados. |
| Seleccione la columna que se utilizará como ID de registro | El campo mostrará una lista de todas las columnas del archivo CSV actual. Seleccione la columna que contiene el GW Apps 'Record ID' para las filas que definen registros existentes que necesitan actualización. Las filas que definan nuevos registros, que no existan ya en esta aplicación, no tendrán un valor en esta columna. Consulte (XYZ) para obtener más información sobre el "ID de registro" y la actualización de registros mediante la migración de datos. |
| Crear registros si no existen en la base de datos | Seleccione esta opción si desea que las filas del archivo CSV que no tengan un valor de "ID de registro" se añadan a la aplicación como nuevos registros. Si esta opción se deja en blanco, solo se realizarán actualizaciones válidas y no se crearán nuevos registros. |
| Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente de migración de datos. El botón aparece en gris y no se puede pulsar hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. |
| Haga clic en Cancelar para cancelar el asistente de migración de datos. |
2. Cartografía de campo
Una vez que la configuración del acceso anónimo está habilitada a nivel de plataforma, cada uno de los formularios de cada aplicación dentro de su dominio mostrará su propia configuración de acceso anónimo. Todos ellos estarán inicialmente desactivados, pero ahora puedes activar el acceso anónimo para cualquier formulario que desees.
| Cartografía de campo |
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| Artículo | Descripción |
| Etiqueta de encabezado de campo | El nombre de esta columna/campo tal y como se define en la fila de encabezado del archivo CSV. Si no hay cabeceras de columna en la primera fila del archivo CSV, se mostrarán los datos de la primera fila, lo que seguirá ayudando con la asignación de campos. |
| Importar a campo de formulario | El campo mostrará una lista de todos los campos del formulario actual. Si la etiqueta de la cabecera del campo coincide con un nombre de campo, entonces se seleccionará ese campo. Si no hay un nombre de campo que coincida, entonces se mostrará 'Saltar columna' para mostrar que no encontró una coincidencia, vea el ejemplo de timbre en rojo arriba. Puede entonces seleccionar el campo requerido, si existe, o dejarlo como 'Saltar Columna' y esos datos no serán importados. |
| # de Fechas # de Números # de Emails # de Otros | El número total de filas en el CSV que tiene datos que parecen ser del tipo fecha / número / correo electrónico / otros. Esto le permite ver si los datos en el archivo CSV como usted espera y si es probable que importar correctamente. |
| # Nº de valores únicos | Seleccione esta opción si desea que las filas del archivo CSV que no tengan un valor de "ID de registro" se añadan a la aplicación como nuevos registros. Si esta opción se deja en blanco, solo se realizarán actualizaciones válidas y no se crearán nuevos registros. |
| Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente paso del asistente de migración de datos. El botón aparece en gris y no se puede pulsar hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. |
 | Haga clic en Atrás para ir al paso anterior del asistente de migración de datos. |
| Haga clic en Cancelar para cancelar el asistente de migración de datos. |
| Asignación de campos - Crear columnas adicionales a partir de CSV |
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| Artículo | Descripción |
| Nuevo nombre de campo | Nombre del campo del nuevo formulario en el que se guardarán los datos de esta columna. Por defecto será el nombre definido en la fila de cabecera del archivo CSV. Puede editar el nombre según sea necesario. |
| Nuevo tipo de campo | El tipo de datos para el campo en el nuevo formulario donde se deben guardar los datos de esta columna. Por defecto será el tipo de datos que el asistente encontró cuando leyó todos los datos de esa columna. Puede seleccionar un tipo de datos diferente si es necesario. Dependiendo de los datos encontrados en esa columna, no se mostrarán todas las opciones de tipos de datos para cada campo, ya que el asistente intentará evitar las asignaciones de tipos de datos que sabe que causarán errores. |
3. Conversión de datos
| Conversión de datos |
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| Artículo | Descripción |
| Nombre del campo | El nombre del campo en el formulario. |
| Tipo de campo | El tipo de datos del campo, por ejemplo Texto, correo electrónico, número, fecha. |
| # registros cuyos datos no coinciden Tipo de campo | El número de valores de la columna correspondiente del archivo CSV que no coinciden con el tipo de campo del campo; por ejemplo, "el martes que viene" en un campo de fecha o "mucho" en un campo numérico. |
| Sustituya esos conflictos de datos por | Para las filas que no coinciden con el Tipo de campo (Fecha, Número, etc.), no podemos importar el valor real que se encuentra en el archivo CSV porque es incompatible, así que qué valor se debe importar. El valor introducido se utilizará para todos los registros identificados con un tipo de datos erróneo para este campo. Sólo podrá introducir un valor si hay registros con problemas de datos para este campo (la columna # registros anterior no es 0). En la tabla siguiente se muestran ejemplos de algunas opciones de conflictos de datos: |
 | Haga clic en Iniciar migración de datos para importar los datos a la aplicación y pasar al último paso del asistente de migración de datos. |
| Haga clic en Atrás para ir al paso anterior del asistente de migración de datos. |
| Haga clic en Cancelar para cancelar el asistente de migración de datos. |
| Opción de conflicto de datos | Descripción de la resolución |
 | Para campos de tipo lista (botón de radio, casilla de verificación, selección de lista, etc.). Si la columna contiene una opción no definida en la lista Opciones del campo, se añadirá al diseño del campo. |
 | Para el campo Estado que almacena la etapa actual del flujo de trabajo de los registros. Defina una etapa para asignar a los registros cuando no se proporcione un valor en el archivo CSV. Siempre se requiere un Estado para cualquier registro. La opción 'Crear etapas ...' funcionará de forma similar a la opción 'Crear opciones ...' anterior, pero creará nuevas etapas de flujo de trabajo para el formulario basándose en los nuevos valores del archivo CSV. |
 | Para campos de selección de lista. Permite que la importación actualice el diseño del campo para permitir múltiples valores seleccionados. El campo de selección situado debajo permite seleccionar valores de campo adicionales que se añadirán a todos los registros importados en este campo, además de los valores específicos para ese registro en el archivo CSV. |
4. Importar resultados
| Importar resultados |
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| Artículo | Descripción |
| Registros añadidos | Número de registros añadidos correctamente a la aplicación. |
| Registros modificados | Número de registros actualizados correctamente. El número muestra todos los registros de la aplicación que coinciden con las filas del archivo CSV, y no solo los registros en los que se actualizaron los valores de datos reales. |
| Fallido | Número de filas del archivo CSV que no se han gestionado correctamente en la migración de datos. |
 | Haga clic en Editar formulario para acceder al editor de formularios de este formulario. Esta es una opción útil si acaba de utilizar el asistente de migración de datos para crear un formulario, ya que sin duda necesitará algunas actualizaciones para completar su diseño. |
 | Haga clic en Ver Registros para ir a la vista por defecto de este formulario y poder revisar los datos importados. (Nota: Dependiendo del diseño de esa vista, es posible que los datos importados no se muestren realmente en esa vista y que entonces sea necesario seleccionar otra vista). |
Creación de archivos CSV para actualizaciones correctas
Si va a utilizar la opción Actualizar registros desde CSV, hay un requisito específico para el archivo CSV que se va a utilizar. El archivo CSV debe incluir una columna que incluya el ID de registro de los registros que se van a actualizar. Este ID de registro debe ser el generado por GW Apps. La forma más sencilla de conseguirlo es crear una vista de exportación en la aplicación que contenga todos los campos necesarios. Incluya en la vista una columna para el campo de sistema 'Record Id'. A continuación, puede exportar todos los registros desde esta vista, y cada uno tendrá el valor correcto de ID de registro. A continuación, puede realizar las actualizaciones de datos que necesite y podrá utilizar con seguridad el asistente de migración de datos para importar las actualizaciones.
No es necesario conservar todas las filas o columnas del archivo CSV. Sólo tiene que incluir las filas de los registros que desee actualizar o añadir, y sólo las columnas que contengan datos significativos.