Conceptos clave de GW Apps

Índice

GW Apps ayuda a las organizaciones a crear aplicaciones personalizadas para gestionar solicitudes, aprobaciones, activos, proyectos, documentos y otra información empresarial.

Antes de crear una aplicación, es útil comprender los siguientes conceptos y términos clave.

Aplicaciones

Una aplicación reúne los formularios, registros, flujos de trabajo, vistas, páginas, roles, acciones y otra configuración necesaria para gestionar un proceso de negocio.

Por ejemplo, una aplicación de servicio de TI podría incluir:

Un formulario para enviar solicitudes.
Un flujo de trabajo para revisar y resolver solicitudes.
Vistas para encontrar solicitudes abiertas o asignadas.
Páginas que muestran instrucciones, informes o tableros.
Roles que controlan quién puede ver, editar, aprobar o administrar solicitudes.

Formularios

Los formularios son los principales componentes fundamentales de una aplicación. Definen la información recopilada y mostrada para cada registro.

Los formularios pueden contener campos para texto, números, fechas, usuarios, archivos adjuntos, búsquedas y otros tipos de información. Los diseñadores de aplicaciones también pueden configurar diseños, validaciones, comportamiento condicional, seguridad, flujos de trabajo y otras configuraciones a nivel de formulario.

Los usuarios crean, revisan y actualizan los datos de la aplicación a través de formularios.

Ejemplo: Un formulario de solicitud de TI podría recopilar el nombre del solicitante, el departamento, el tipo de solicitud, la descripción, la prioridad y la fecha de finalización requerida.

Para obtener instrucciones sobre cómo crear formularios, consulte Panel de formularios y creación de formularios.

Registros

Un registro es una instancia guardada de un formulario.

Por ejemplo, cada solicitud de TI enviada a través de un formulario de solicitud de TI se convierte en un registro independiente. El registro contiene los valores de los campos enviados, su estado actual de flujo de trabajo, su historial y cualquier comentario, archivo adjunto, notificación o actividad automatizada relacionada.

Dependiendo de sus permisos, los usuarios pueden crear, ver, editar, copiar, comentar o realizar acciones de flujo de trabajo en los registros.

Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo define las etapas por las que pasa un registro durante su ciclo de vida.

Los flujos de trabajo pueden admitir procesos de negocio simples o complejos, incluidos:

Revisiones y aprobaciones.
Procesamiento secuencial o paralelo.
Enrutamiento condicional.
Botones de acción orientados al usuario.
Asignaciones de roles.
Notificaciones y acciones automatizadas.
Permisos de acceso y edición específicos para cada etapa.

Por ejemplo, un informe de gastos podría pasar de Borrador a Revisión del gerente, Revisión de finanzas y Aprobado. Un contrato podría requerir la revisión de Legal, Finanzas y un gerente de departamento antes de la aprobación final.

El flujo de trabajo no se limita a las aprobaciones. También puede coordinar asignaciones de registros, actualizaciones, notificaciones, generación de documentos, integraciones y otros comportamientos automatizados.

Para obtener más información, consulte Descripción general del flujo de trabajo.

Seguridad

Es importante que en cada etapa de la vida de un registro, solo las personas adecuadas puedan realizar las acciones del flujo de trabajo, editar los valores del registro o incluso ver el registro en sí. Seguridad es el término que usamos para indicarle a GW Apps quién debería poder ver o hacer qué con los registros a medida que avanzan en su proceso de flujo de trabajo.

GW Apps también tiene la capacidad de permitir acceso anónimo, es decir, la posibilidad de que las personas accedan a aplicaciones específicas en GW Apps sin necesidad de iniciar sesión. Esta función es útil para realizar encuestas o compartir información no confidencial con clientes, etc.

Acciones y activadores

Las acciones realizan una operación definida, como:

Creando o actualizando un registro.
Asignar un usuario a un rol.
Envío de un correo electrónico o una notificación dentro de la aplicación.
Generación de un PDF, documento de Microsoft Word, Google Doc o Google Sheet.
Creando un evento en Google Calendar.
Llamando a un webhook.
Adjuntar un archivo generado a un registro.

Una acción se puede agregar a un botón de flujo de trabajo o usarse como parte de un activador.

Los activadores ejecutan automáticamente las acciones configuradas cuando ocurre un evento o programación especificados. Esto permite a las aplicaciones automatizar el trabajo sin requerir que un usuario seleccione manualmente un botón de flujo de trabajo.

Para más información, consulte los artículos en Acciones, Disparadores y Notificaciones.

Seguridad

La seguridad determina quién puede acceder a una aplicación y qué puede ver o hacer cada usuario.

La seguridad de GW Apps puede controlar:

Quién puede acceder a una aplicación.
Quién puede crear registros.
Qué registros puede ver o editar un usuario.
Qué campos son visibles o editables.
Qué acciones de flujo de trabajo puede realizar un usuario.
Qué roles pueden acceder a un registro durante cada etapa del flujo de trabajo.
¿Qué usuarios pueden diseñar o administrar una aplicación?.

Los roles se utilizan para agrupar a los usuarios según sus responsabilidades. El acceso también puede cambiar a medida que un registro avanza en su flujo de trabajo.

GW Apps puede admitir el acceso anónimo cuando se ha habilitado y configurado. El acceso anónimo permite que las personas que no han iniciado sesión utilicen formularios o vistas específicos. Se usa comúnmente para formularios de solicitudes públicas, encuestas e información no confidencial cuidadosamente seleccionada.

El acceso anónimo debe habilitarse únicamente para información y operaciones que sean apropiadas para usuarios no autenticados.

Para obtener más información, consulte Resumen de seguridad.

Vistas

Las vistas muestran los registros seleccionados en un formato estructurado. Los diseñadores de aplicaciones pueden elegir qué campos aparecen, definir el ordenamiento y la agrupación, aplicar filtros, configurar el comportamiento de búsqueda, controlar las opciones de exportación y determinar qué roles pueden acceder a la vista.

GW Apps ofrece cuatro tipos de vistas:

Mesa: Muestra registros en filas y columnas. Las vistas de tabla son útiles para comparaciones detalladas, ordenamiento, agrupamiento, cálculos y trabajo con una gran cantidad de datos.
Tarjetas: Muestra cada registro como una tarjeta expandible que contiene un título, una descripción, un indicador de color y campos adicionales opcionales. Las vistas de tarjeta son útiles para explorar visualmente los resúmenes de registros.
Calendario: Muestra registros utilizando los campos de fecha y hora configurados. Las vistas de calendario son útiles para citas, fechas límite, eventos y trabajo programado.
Kanban: Muestra los registros como tarjetas organizadas en columnas según un campo seleccionado. Las vistas Kanban son útiles para realizar un seguimiento de categorías, etapas, prioridades u otros valores, y pueden permitir mover registros entre columnas cuando esté permitido.

El siguiente ejemplo muestra los registros de solicitudes de TI (creados mediante el formulario que acabamos de ver), ordenados por nombre del solicitante y departamento.

Para obtener más información, consulte Panel de Vistas y Creación de Vistas y Resumen de Vistas.

Páginas

Las páginas proporcionan contenido de aplicación flexible que no se basa en un solo registro.

Se pueden usar para crear:

Páginas de bienvenida o de destino de la aplicación.
Tableros.
Informes y gráficos.
Instrucciones y contenido de ayuda.
Áreas de navegación.
Información resumida.
Otro contenido específico de la aplicación.

Ejemplo: Una aplicación de informes de gastos podría utilizar una página para mostrar instrucciones de envío, enlaces importantes, métricas de resumen y widgets de informes.

Lanzamiento de una aplicación

Lanzar una aplicación significa abrir la versión de la aplicación dirigida al usuario.

Aquí es donde los usuarios autorizados trabajan con la información empresarial mediante:

Creando registros.
Vistas iniciales.
Revisión o edición de registros.
Ejecutando acciones del flujo de trabajo.
Uso de páginas y tableros.
Búsqueda, filtrado y exportación de la información disponible.

Las características y los registros visibles para cada usuario dependen de la configuración de la aplicación y de los roles y permisos asignados al usuario.

Diseñador de aplicaciones

El Diseñador de aplicaciones es donde los usuarios autorizados configuran una aplicación.

Los diseñadores de aplicaciones pueden utilizarlo para:

Crear y configurar formularios.
Diseñar flujos de trabajo.
Crear vistas y páginas.
Configurar la navegación de la aplicación.
Cree acciones, activadores, plantillas de correo electrónico y plantillas de PDF.
Administrar los roles y usuarios de la aplicación.
Configurar la seguridad y la configuración de la aplicación.
Revisar el historial de solicitudes y la información de registro de auditoría.

El acceso al Diseñador de aplicaciones debe limitarse a los usuarios responsables de crear o mantener la aplicación.