Plantilla de Reservas de Habitaciones

La aplicación Reservas de salas se desarrolló para ayudar a administrar, dar seguimiento y aprobar solicitudes para realizar reuniones en salas compartidas. Si tiene salas que el personal puede reservar para reuniones y desea dar seguimiento formal y aplicar un proceso de revisión y aprobación para estas solicitudes, entonces esta plantilla sería un excelente punto de partida.

La aplicación te permite organizar y ver las solicitudes de habitaciones por habitación, fecha y estado. De esta manera, puedes verificar fácilmente si una habitación está libre cuando la necesitas, o qué habitaciones están disponibles en la fecha/hora que estás consultando. La aplicación utiliza un sencillo proceso de aprobación de una sola etapa.

Plantilla de Imágenes de Reservación de Habitación

Detalles de la app

Esta aplicación tiene un formulario principal llamado Reserva de habitación. Se utiliza para almacenar información sobre una reserva específica de una sala de reuniones. Los registros de Reserva de Sala pueden ser creados por todos los roles. La seguridad para una Reserva de Sala se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.

Esta aplicación también cuenta con dos formularios adicionales que se utilizan para administrar listas de valores de búsqueda que se emplean en el formulario de Reserva de Habitaciones. Cada valor en los campos de lista de búsqueda de Tipo de Habitación o Habitación es un registro creado con ese formulario (estos registros solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la App):

• Tipo de habitación – Se usaba para administrar una lista de tipos de salas compartidas, como: Sala de Reuniones, Sala de Conferencias, etc.
• Habitación – Una sala específica que una reunión o evento puede reservar, como por ejemplo: Sala de Trabajo 103, Cubículo 211, etc.

Los registros de Reservación de Habitación pueden ser creados por todos los roles. La seguridad para una Reservación de Habitación se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.

• Roles de seguridad y su propósito general son:
• Lector – Puede leer, pero no editar registros.
• Aprobador – Puede aprobar y rechazar registros en la etapa "En revisión" y agregar notas. También puede ver todos los registros, excepto los que estén en la etapa "Borrador".
• Reservado por – Un rol dinámico que contiene el nombre del campo ‘Reservado por’ del registro de reserva de sala específico.
• Administrador de la app – Puede crear, editar y eliminar todos los registros, y acceder a todos los botones de acción del flujo de trabajo.

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de Reservas de Sala son:

• Borrador – El propietario del registro y la función de Administrador de la aplicación pueden editar y eliminar el registro.
• En Revisión – El rol Lector puede ver pero no editar el registro; el rol Aprobador puede Aprobar y Rechazar, y editar el campo de comentarios de revisión. El rol Administrador de la App puede editar y eliminar el registro.
• Aprobado – Los roles Lector, Aprobador, Propietario del registro y Reservado por pueden ver pero no editar el registro. Los roles Propietario del registro y Reservado por pueden devolverlo a la etapa Borrador o Cancelado. El rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, y puede devolverlo a la etapa Borrador o Cancelado.
• Rechazado – El rol de Administrador de la App, que puede editar y eliminar el registro, y devolverlo a la etapa de Borrador. Los roles de Propietario del registro y Reservado por pueden ver el registro y devolverlo a la etapa de Borrador. El rol de Aprobadores puede ver el registro.
• Cancelado – El rol Administrador de la aplicación, que puede editar y eliminar el registro, y devolverlo al estado de Borrador. Los roles Propietario del registro y Reservado por pueden ver el registro y devolverlo al estado de Borrador.

Configuración de la aplicación de reservas de salas de conferencias

Por favor, siga estos pasos para preparar la aplicación de reserva de salas para su uso en su organización:

• El formulario de solicitud de habitación solicita el Tipo de habitación (tamaño) que está buscando. Para proporcionar esta lista de tipos de habitación, necesita ir a Listas de búsqueda > Tipos de habitación en la navegación del lado izquierdo, y crear un registro de Tipo de habitación para cada tipo de habitación que tenga: es decir, Pequeña, Mediana, Grande, etc. Para hacer esto, simplemente haga clic en + Nuevo botón para crear un registro nuevo y en blanco, y luego puedes completarlo y guardarlo.
• El formulario de solicitud de sala pide la sala en la que desea celebrar la reunión. Para proporcionar esta lista de salas, debe ir a Listas de búsqueda > Salas en la navegación lateral izquierda, y crear un registro de sala para cada sala que tenga: es decir, Sala de Reuniones 103, Sala de Conferencias 211, etc. Para hacerlo, simplemente haga clic en + Nuevo botón para crear un nuevo registro en blanco, y luego puedes completarlo y guardarlo. Necesitarás crear los registros de Tipo de Habitación primero, ya que los registros de Habitación necesitan tener asignado un valor de Tipo de Habitación.
• Necesitarás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de búsqueda de aplicaciones > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutidos en la sección Detalles de la aplicación), y usa el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para definir quién debe estar en ese rol.

Usando la aplicación de reserva de habitaciones

El proceso general para usar esta plantilla es el siguiente:

• Comienza creando una nueva reserva seleccionando ‘Nueva Reserva‘en el navegador del lado izquierdo.

• Ingrese los detalles de la reservación, y luego haga clic en el botón ‘Enviar‘botón ‘ en la cabecera.

• Después de crear tu reservación, puedes comenzar el proceso de revisión. Inmediatamente después de crear un evento, la aplicación se configura para redirigirte a la visualización del registro. También puedes encontrar el registro en el ‘Reservas de habitaciones‘ver.

• Los registros de reservaciones pueden tener uno de cinco estados, como se muestra en la siguiente lista. Si una reservación se encuentra en Cancelado estado, se ocultará de todas las vistas para todos los usuarios, excepto para los administradores de la aplicación, los reservados por y el propietario del registro. La vista de calendario solo muestra las reservas que se encuentran en los estados "En revisión" o "Aprobado". Los cinco estados son:
  • Borrador
  • En Revisión
  • Aprobado
  • Rechazado
  • Cancelado

Actualizando la aplicación de reservas de salas de conferencias

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la aplicación de plantilla de Reserva de Habitaciones también puede ser un punto de partida útil a partir del cual construir. Si deseas información adicional para tus solicitudes de reserva, vistas adicionales para clasificar las solicitudes de diferentes maneras o agregar una segunda etapa de aprobación, puedes realizar esas actualizaciones tú mismo. Consulta nuestras páginas de soporte para obtener orientación sobre cómo realizar esos cambios (consulta el Recurso a la izquierda) y pruébalo. Y, por supuesto, siempre estamos disponibles para ayudarte a hacer realidad tu visión: ¡simplemente envíanos un correo electrónico a support@gwapps.com y estaremos encantados de ayudarte!