Plantilla de Gestión de Proveedores

La aplicación Gestión de Proveedores fue desarrollada para ayudar a gestionar y rastrear proveedores a través de un proceso formal de revisión y aprobación. También permite a los usuarios calificar a los proveedores para ayudar en la validación continua de los mismos. Si desea rastrear y hacer cumplir formalmente un proceso de revisión y aprobación para proveedores, esta plantilla sería un excelente punto de partida.

La aplicación te permite organizar y ver proveedores por nombre, su categoría de producto/servicio asociada y las calificaciones de los usuarios. Esta aplicación utiliza un proceso de aprobación en dos etapas, que requiere la revisión tanto de negocios como de finanzas antes de que un proveedor pueda ser aprobado.

Imágenes de gestión de proveedores

Detalles de la app

• Puedes registrar información importante sobre un proveedor y gestionarlos a través de un flujo de trabajo de revisión y aprobación.
• Hay 3 formularios en esta aplicación:
  • Proveedor – El formulario principal. Almacena la información del proveedor y también muestra las Reseñas del Proveedor asociadas a este proveedor. Este formulario tiene campos para el producto o servicio principal y adicional para el que se utiliza el proveedor. Estos campos muestran valores buscados en los registros de ‘Categoría de Producto/Servicio’. Los registros de proveedores pueden ser creados por miembros de los roles Editor, Revisión de Negocios, Revisión Financiera y Administrador de Aplicaciones.
  • Reseña del proveedor – Una simple opinión del usuario sobre el desempeño del proveedor.
  • Categoría de Producto/Servicio – Una lista de categorías que definen la categoría principal del producto o servicio que el proveedor le suministra a su organización. Se puede registrar un número ilimitado de categorías adicionales para cada proveedor. Estos registros solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
• Los contratos son revisados por el gerente de negocios y luego por un aprobador del Departamento de Finanzas.
• Los aprobadores reciben notificaciones cada vez que un proveedor está esperando su revisión, y los remitentes reciben notificaciones cuando el proveedor que solicitaron es aprobado o rechazado.
• Ver y reportar sobre los proveedores a medida que avanzan en el proceso de aprobación.

Detalles del rol de seguridad

Los roles de seguridad de aplicaciones, y su propósito general, son:

• Lector: Puede leer, pero no editar registros de Proveedor y Categoría de Producto/Servicio, pero puede crear registros de Revisión de Proveedor.
• Editor – Puede leer, crear y editar, pero no eliminar registros de proveedores; puede crear y ver registros de revisiones de proveedores, pero solo puede ver registros de categorías de productos/servicios.
• Admin de la app – Puede leer, crear, editar y eliminar todos los registros.
• Revisión de Negocio – Puede aprobar registros de Proveedor en la etapa de Revisión de Negocio. Puede crear y ver registros de Revisión de Proveedor, pero solo puede ver los registros de Categoría de Producto/Servicio.
• Revisión Financiera – Puede aprobar registros de proveedores en la etapa de Revisión Financiera. Puede crear y ver registros de Revisión de Proveedor, pero solo puede ver registros de Categoría de Producto/Servicio.

Flujo de trabajo y detalles de seguridad del formulario de proveedor

Las etapas del flujo de trabajo para el formulario de proveedor son:

• Borrador – El rol Administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar registros, y el rol Editor puede editar registros. El rol Lector no puede ver los registros del proveedor en esta etapa.
• Revisión de Negocio – El rol de Administrador de la App puede editar y eliminar registros, el rol de Editor puede editar registros, y el rol de Lectores puede ver pero no editar registros. Los roles de Revisión de Negocio y Administrador de la App pueden Aprobar/Rechazar registros.
• Revisión financiera: El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros, los roles de Aprobador financiero y Editor pueden editar registros, y los roles de Lectores y Revisión de negocios pueden ver pero no editar registros. Los roles de Aprobador financiero y Administrador de la aplicación pueden Aprobar/Rechazar registros.
• Aprobado. El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro; los roles de Editores, Lectores y ambos roles de Revisión solo pueden ver los registros, pero no editarlos.
• Rechazado – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, y devolver el contrato al remitente para que pueda rehacerlo y enviarlo de nuevo. Los roles de Editores, Lectores y ambos roles de Revisión pueden ver pero no editar los registros.

Las notificaciones de flujo de trabajo para el formulario de Proveedor son:

• Etapa de borrador – Al enviar, se notifica al rol de Revisión de Negocios que hay un proveedor esperando revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión de Negocios’.
• Etapa de Revisión de Negocios: Al aprobar, se notifica al rol de Revisión Financiera que hay un proveedor esperando revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión Financiera’.
• Revisión de Negocios y Finanzas – Se envía una notificación al solicitante si el revisor rechaza al proveedor. Si el Aprobador de Finanzas aprueba al proveedor y este avanza a la etapa de Aprobado, se notifica al solicitante de la aprobación. Ambos utilizan una plantilla de correo electrónico llamada ‘Notificación de Aprobación/Rechazo’.

Flujo de trabajo y detalles de seguridad del formulario de revisión de proveedores

Las etapas del flujo de trabajo para el formulario de Revisión de Proveedor son:

• Borrador: El rol de Administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar registros. Los otros roles no tienen acceso a registros de Borrador.
• Enviado – El rol de Administrador de la App y el propietario (creador) del registro pueden editar y eliminar registros. Todos los demás roles pueden ver pero no editar los registros.

Configuración de la aplicación de gestión de proveedores

Sigue estos pasos para preparar la aplicación de administración de proveedores (Vendor Management) para su uso en tu organización:

• El formulario de Proveedor solicita la categoría de producto/servicio, para ayudar a organizar a los proveedores. Para proporcionar esta lista de categorías de productos/servicios, debe ir a Listas de búsqueda > Producto/Servicio en la navegación lateral izquierda, y crear un registro de Categoría de Producto/Servicio para cada categoría que desee utilizar: es decir, Consultoría de TI, Mobiliario de Oficina, PCs y Periféricos, etc. Para hacer esto, simplemente haga clic en + Agregar Nuevo Registro botón para agregar un registro en blanco, y luego puede hacer clic directamente en la vista y escribir el valor.
• Necesitarás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de búsqueda de aplicaciones > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutidos en la sección Detalles de la aplicación), y usa el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para definir quién debe estar en ese rol.

Usando la Aplicación de Gestión de Proveedores

Cuando un nuevo proveedor necesite ser creado, ingrese los detalles en un registro de Proveedor. Una vez que se haya ingresado toda la información, haga clic en el botón Enviar en la parte superior del formulario. El proveedor pasará luego por un proceso de revisión y aprobación de dos etapas:

• Revisión de Negocio – El gerente de departamento o el vicepresidente normalmente realizaría la revisión de negocio. Aquí estamos evaluando si el proveedor ofrece los productos/servicios requeridos por la organización y si parecen ser una buena empresa para tratar.
• Revisión financiera – Los miembros de los departamentos de Finanzas o Gestión de Proveedores suelen realizar la revisión financiera. Aquí buscamos asegurar que el proveedor esté contento de trabajar bajo nuestras prácticas contables estándar (relacionadas con las condiciones de facturación y pago).

En cada etapa de aprobación, el revisor puede marcar el registro del proveedor como: Aprobado o Rechazado. Después de que todos los revisores hayan aprobado, el proveedor se marca como Aprobado.

Todos los usuarios de la aplicación pueden crear registros de reseñas para los registros de proveedores que se encuentren en estado de aprobación. Estos registros de Revisión de Proveedor permiten a los usuarios calificar al proveedor según 4 criterios sencillos y agregar comentarios generales. Para crear una Revisión de Proveedor, abra el registro de Proveedor deseado y vaya a la pestaña ‘Reseñas’. En la parte superior de la lista de reseñas existentes, si las hay, haga clic en el ícono ‘+’ para crear la reseña. Una vez que haya completado la reseña, haga clic en el botón ‘Enviar’ para regresar al registro del Proveedor.

Actualización de la aplicación de gestión de proveedores

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la plantilla de gestión de proveedores también puede servirte como un excelente punto de partida para construir. Si deseas hacer un seguimiento de información adicional sobre tus proveedores, crear vistas adicionales para ordenarlos de diferentes maneras o modificar el número de etapas de aprobación, puedes realizar esas actualizaciones tú mismo. Consulta nuestras páginas de soporte para obtener orientación sobre cómo hacer esos cambios y anímate a intentarlo. Y, por supuesto, siempre estamos disponibles para ayudarte a hacer realidad tu visión: ¡simplemente envíanos un correo electrónico a support@gwapps.com y estaremos encantados de ayudarte!