La aplicación de gestión de proveedores se desarrolló para ayudar a gestionar y realizar un seguimiento de los proveedores a través de un proceso formal de revisión y aprobación. También permite que los usuarios revisen a los proveedores para ayudar a su validación continua. Si desea realizar un seguimiento formal y aplicar un proceso de revisión y aprobación de proveedores, esta plantilla es un buen punto de partida.
La aplicación permite organizar y ver a los proveedores por nombre, categoría de producto/servicio asociada y valoraciones de los usuarios. Esta aplicación utiliza un proceso de aprobación en dos fases, que requiere revisores comerciales y financieros antes de poder aprobar a un proveedor.
Gestión de proveedores Imágenes |
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Detalles de la aplicación
- Puede registrar información importante sobre un proveedor y gestionarla mediante un flujo de trabajo de revisión y aprobación.
- Hay 3 formularios en esta aplicación:
- Vendedor - El formulario principal. Almacena la información del proveedor y también muestra las Revisiones del proveedor asociadas a este proveedor. Este formulario tiene campos para el producto o servicio principal y adicional para el que se utiliza el proveedor. Estos campos muestran valores obtenidos de los registros de "Categoría de producto/servicio". Los registros de proveedores pueden ser creados por miembros de las funciones Editor, Revisión de negocio, Revisión financiera y Administrador de aplicaciones.
- Revisión del proveedor - Una simple revisión del usuario sobre el rendimiento del proveedor.
- Categoría de producto/servicio - Lista de categorías que definen la categoría principal de producto o servicio que el proveedor suministra a su organización. También se puede registrar un número ilimitado de categorías adicionales para cada proveedor. Estos registros sólo pueden ser creados y editados por el administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
- Los contratos son revisados por el director de la empresa y, a continuación, por un responsable del Departamento Financiero.
- Los aprobadores reciben una notificación cada vez que un proveedor está a la espera de su revisión, y los remitentes reciben una notificación cuando el proveedor que solicitaron es aprobado o rechazado.
- Visualice e informe sobre los proveedores a medida que avanzan en el proceso de aprobación.
Detalles de la función de seguridad
Los roles de seguridad de las aplicaciones, y su propósito general, son:
- Lector - Puede leer, pero no editar los registros de Vendedor y Categoría de Producto/Servicio, pero puede crear registros de Revisión de Vendedor.
- Editor - Puede leer, crear y editar, pero no borrar registros de Vendedor, puede crear y ver registros de Revisión de Vendedor, pero sólo puede ver registros de Categoría de Producto/Servicio.
- App Admin - Puede leer, crear, editar y borrar todos los registros.
- Revisión empresarial: puede aprobar registros de proveedores en la fase de revisión empresarial. Puede crear y ver registros de revisión de proveedores, pero solo puede ver registros de categorías de productos/servicios.
- Revisión financiera: puede aprobar registros de proveedores en la fase de revisión financiera. Puede crear y ver registros de revisión de proveedores, pero solo puede ver registros de categorías de productos/servicios.
Flujo de trabajo del formulario de proveedor y detalles de seguridad
Las etapas del flujo de trabajo para el formulario de proveedor son:
- Borrador: el rol Administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar registros, y el rol Editor puede editar registros. El rol Lector no puede ver los registros de proveedores en esta fase.
- Business Review - El rol App Admin puede editar y eliminar registros, el rol Editor puede editar registros, y el rol Lectores puede ver pero no editar registros. Los roles Business Review y App Admin pueden Aprobar/Rechazar registros.
- Revisión financiera: el rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros, los roles Aprobador financiero y Editor pueden editar registros, y los roles Lectores y Revisión empresarial pueden ver pero no editar registros. Los roles Aprobador financiero y Administrador de la aplicación pueden Aprobar/Rechazar registros.
- Aprobado: el administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro; los editores, lectores y revisores pueden ver los registros, pero no editarlos.
- Rechazado: el administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, y devolver el contrato al remitente para que pueda revisarlo y volver a enviarlo. Los editores, lectores y revisores pueden ver los registros, pero no editarlos.
Las notificaciones de flujo de trabajo para el formulario de proveedor son:
- Etapa de borrador - Al enviar, se notifica a la función Revisión de negocio que hay un proveedor en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión empresarial".
- Etapa de Revisión de negocio - En Aprobar se notifica al rol de Revisión Financiera que hay un proveedor en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión financiera".
- Revisión empresarial y revisión financiera: el solicitante recibe una notificación si el revisor rechaza el proveedor. Si el Aprobador Financiero aprueba el proveedor y pasa a la fase Aprobado, se notifica la aprobación al solicitante. En ambos casos se utiliza una plantilla de correo electrónico denominada "Notificación de aprobación/rechazo".
Flujo de trabajo del formulario de revisión de proveedores y detalles de seguridad
Las etapas del flujo de trabajo para el formulario de revisión de proveedores son:
- Borrador: el rol Administrador de la aplicación y el propietario (creador) del registro pueden editar y eliminar registros. Los demás roles no tienen acceso a los registros Borrador.
- Enviado - El rol Administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar registros. Todos los demás roles pueden ver pero no editar registros.
Configuración de la aplicación de gestión de proveedores
Siga estos pasos para que la aplicación de gestión de proveedores esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de proveedores solicita la categoría del producto/servicio, para ayudar a organizar a los proveedores. Para suministrar esta lista de categorías de productos/servicios, debe ir a Listas de búsqueda > Producto/Servicio en el menú de navegación de la izquierda y crear un registro de Categoría de producto/servicio para cada categoría que desee utilizar: por ejemplo, Consultoría informática, Mobiliario de oficina, PC y periféricos, etc. Para ello, simplemente haga clic en el botón + Añadir nuevo registro para añadir un registro en blanco y, a continuación, haga clic directamente en la vista e introduzca el valor.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se tratan en la sección Detalles de la aplicación) y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de gestión de proveedores
Cuando sea necesario crear un nuevo proveedor, introduzca los datos en un registro de Proveedor. Una vez introducida toda la información, haga clic en el botón Enviar situado en la parte superior del formulario. A continuación, el proveedor pasará por un proceso de revisión y aprobación en dos fases:
- Análisis comercial: el director de departamento o el vicepresidente suelen realizar el análisis comercial. Se trata de comprobar si el proveedor ofrece los productos y servicios que necesita la organización y si parece ser una buena empresa con la que tratar.
- Revisión financiera - Los miembros de los departamentos de Finanzas o Gestión de Proveedores suelen realizar la revisión financiera. Se trata de asegurarse de que el proveedor está dispuesto a trabajar con nuestras prácticas contables estándar (en relación con la facturación y las condiciones de pago).
En cada fase de aprobación, el revisor puede marcar el registro del proveedor como: Aprobado o Rechazado. Una vez que todos los revisores han dado su aprobación, el proveedor se marca como Aprobado.
Todos los usuarios de la aplicación pueden crear registros de revisión para los registros de proveedores que se encuentren en la fase de aprobación. Estos registros de revisión de proveedores permiten a los usuarios calificar al proveedor según 4 criterios sencillos y añadir comentarios generales. Para crear una revisión de proveedor, abra el registro de proveedor deseado y vaya a la pestaña "Revisiones". En la parte superior de la lista de revisiones existentes, si las hay, haga clic en el icono "+" para crear la revisión. Una vez que haya completado la revisión, haga clic en el botón "Enviar" para volver al registro del proveedor.
Actualización de la aplicación de gestión de proveedores
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para usar, la plantilla de aplicación de gestión de proveedores también puede ser un punto de partida útil a partir del cual construir. Si desea realizar un seguimiento de la información adicional de sus proveedores, desea vistas adicionales para clasificar a los proveedores de diferentes maneras, o desea cambiar el número de etapas de aprobación, puede realizar esas actualizaciones usted mismo. Eche un vistazo a nuestras páginas de soporte para obtener orientación sobre cómo realizar esos cambios, y pruébelo. Y, por supuesto, siempre estamos a tu disposición para ayudarte a hacer realidad tu idea: envíanos un correo electrónico a support@gwapps.com y estaremos encantados de ayudarte.