Plantilla de Reserva de Espacios de Trabajo

La aplicación Reservas de Espacios de Trabajo fue desarrollada para ayudar a administrar, aprobar y rastrear solicitudes para asignar a un usuario a un espacio de trabajo compartido durante un período determinado. Si tu organización utiliza el "hot-desking", es decir, espacios de trabajo compartidos que las personas en la oficina pueden usar en lugar de espacios personales asignados permanentemente, entonces esta plantilla sería un excelente punto de partida para administrar ese proceso.

La app te permite organizar y ver las solicitudes de espacios de trabajo por espacio, fecha y estado. De esta manera, puedes verificar fácilmente si un espacio de trabajo está disponible cuando lo necesites, o qué espacios de trabajo están disponibles en la fecha y hora que te interesan. La app utiliza un proceso de aprobación sencillo de una sola etapa.

Características de la app

• Crea espacios de trabajo de cualquier tipo.
• Rastrea cuándo se reserva cada espacio de trabajo en fechas determinadas
• Ver y rechazar solicitudes de reserva para espacios de trabajo determinados

Plantilla de Imágenes para Seguimiento de Errores

Detalles de la app

Esta aplicación tiene un formulario principal llamado Reserva de espacio de trabajo. Se utiliza para almacenar información sobre una reserva específica de un espacio de trabajo. Los registros de reserva de espacio de trabajo pueden ser creados por todos los roles. La seguridad para una reserva de espacio de trabajo se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.

Esta aplicación también tiene dos formularios adicionales que se utilizan para administrar listas de valores de búsqueda para el formulario de Reserva de Espacios de Trabajo. Cada valor en los campos de lista de búsqueda Tipo de Espacio de Trabajo o Espacio de Trabajo es un registro creado con ese formulario (Estos registros solo pueden ser creados y editados por roles de Administrador de la Aplicación).

• Tipo de espacio de trabajo – Se utilizaba para administrar una lista de tipos de espacios de trabajo, como: Cubículo, Escritorio Compartido, Sala de Trabajo, etc.
• Espacio de trabajo – Un espacio de trabajo específico que una persona puede reservar para trabajar, como por ejemplo: Sala de trabajo 103, Cubículo 211, etc.

Roles de seguridad y su propósito general son:

• Lector – Puede leer, pero no editar registros.
• Editor: puede crear y editar registros, pero no eliminarlos.
• Admin. de la app – Puede crear, editar y eliminar todos los registros.

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de Reserva de Espacio son:

• Borrador – El propietario del registro puede editar y eliminar el registro.
• En Revisión – El rol de Lector puede leer pero no editar el registro, el rol de Editor puede editar el registro, y el rol de Administrador de Aplicación puede editar y eliminar el registro.
• Aprobado – El rol de Lector puede leer pero no editar el registro, los roles de Editor pueden editar y el rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro.
• Rechazado – El propietario del registro y los roles de lector pueden ver, los editores pueden editar el registro y el administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro.
• Cancelado – Todos los roles no pueden ver, excepto el Administrador de la aplicación, que puede editar y eliminar el registro.

Configurar la aplicación de reserva de espacios

Sigue estos pasos para preparar la aplicación de reservación de espacios para su uso en tu organización:

• El formulario de solicitud de espacio de trabajo te pide que indiques el tipo de espacio de trabajo (tamaño) que buscas. Para proporcionar esta lista de tipos de espacio de trabajo, debes ir a Listas de consulta > Tipos de espacio de trabajo en el panel de navegación de la izquierda y crear un registro de Tipo de espacio de trabajo para cada tipo de espacio de trabajo que tengas: por ejemplo, cubículo, escritorio compartido, sala de trabajo, etc. Para hacerlo, simplemente haz clic en el + Nuevo botón para crear un registro nuevo y en blanco, y luego puedes completarlo y guardarlo.
• El formulario de Solicitud de Espacio de Trabajo solicita el Espacio de Trabajo que desea utilizar. Para suministrar esta lista de espacios de trabajo, debe ir a Listas de búsqueda > Espacios de Trabajo en la barra lateral izquierda y crear un registro de Espacio de Trabajo para cada espacio de trabajo que tenga: es decir, Sala de Trabajo 103, Cubículo 211, etc. Para hacer esto, simplemente haga clic en + Nuevo botón para crear un nuevo registro en blanco, y luego puedes completarlo y guardarlo. Necesitarás crear primero los registros de Tipo de Área de trabajo, ya que los registros de Área de trabajo necesitan tener asignado un valor de Tipo de Área de trabajo.
• Deberás asignar a las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de búsqueda > Editar aplicación en el panel de navegación de la izquierda y, una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en el panel de navegación de diseño de la izquierda. Luego, selecciona cada uno de los roles de la aplicación (como se explica en la sección «Detalles de la aplicación») y usa el panel de la derecha, que aparece al seleccionar un rol, para definir quién debe ocupar ese rol. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulta nuestro Creando nuevos roles documentación de soporte.

Usando la aplicación de reservas de espacios de trabajo

El proceso general para usar esta plantilla es el siguiente:

• Comienza creando una nueva reserva seleccionando ‘Nueva Reserva‘en el navegador del lado izquierdo.

• Ingrese los detalles de la reservación, y luego haga clic en el botón ‘Enviar‘botón ‘ en la cabecera.

• Después de crear tu reservación, puedes comenzar el proceso de revisión. Inmediatamente después de crear un evento, la aplicación se configura para redirigirte a la visualización del registro. También puedes encontrar el registro en el ‘Reservaciones de espacios de trabajo‘ver.

• Los registros de reservaciones pueden tener uno de cinco estados, como se muestra en la siguiente lista. Si una reservación tiene el estado Cancelada, será oculta de todas las vistas para todos los usuarios, excepto para los Administradores de la Aplicación, la Persona que Reservó y el Propietario del Registro. La vista de Calendario solo muestra las reservaciones que están en los estados En Revisión o Aprobada. Los cinco estados son:
  • Borrador
  • En Revisión
  • Aprobado
  • Rechazado
  • Cancelado

Actualizando la aplicación de reservas de espacio de trabajo

Al igual que el resto de nuestras plantillas, esta aplicación es un excelente punto de partida para crear tus propias aplicaciones de gestión personalizadas. Si tienes una idea para un cambio que te gustaría hacer, consulta nuestras páginas de soporte para obtener orientación sobre cómo hacerlo y anímate a intentarlo. Y, por supuesto, siempre estamos disponibles para ayudarte a dar vida a tu visión: ¡simplemente envíanos un correo electrónico a support@gwapps.com y estaremos encantados de ayudarte!