I ruoli sono simili ai gruppi e sono fondamentali per controllare chi può fare cosa in un'applicazione. Funzionalità come la creazione di un nuovo record, la visualizzazione e l'attivazione di un'azione del flusso di lavoro o la visualizzazione di una vista sono tutte controllate dai ruoli. È possibile aggiungere persone a un ruolo e quindi indicare a GW Apps quale ruolo può visualizzare o eseguire ciascuna funzionalità specifica. (Per ulteriori dettagli sui ruoli e su come utilizzarli, consultare il seguente articolo).
Normalmente, si crea un ruolo all'interno di un'applicazione e si gestiscono i suoi membri nell'app. I ruoli condivisi sono definiti a livello di piattaforma e possono quindi essere utilizzati in qualsiasi applicazione, semplificando la gestione dell'accesso alle applicazioni. Qualsiasi modifica nell'appartenenza a un ruolo condiviso aggiorna immediatamente l'accesso in tutte le applicazioni che lo utilizzano.
Quando apri per la prima volta la sezione "Ruoli condivisi", vedrai un ruolo chiamato "Tutti gli utenti del dominio". GW Apps crea automaticamente questo ruolo, che include tutti gli utenti con accesso alla piattaforma (aggiornato automaticamente). Non è possibile eliminare questo ruolo condiviso né gestirne i membri.
Creazione di un ruolo condiviso
Per creare un nuovo ruolo, clicca sul pulsante "+ Nuovo ruolo condiviso"nella barra dei menu.
Inserisci il nome del ruolo e una descrizione facoltativa, quindi fai clic su"Crea"nell'angolo in basso a destra della finestra. Il ruolo condiviso viene creato, ma rimane vuoto finché non aggiungi degli utenti (vedi le istruzioni riportate di seguito).
Gestione dei ruoli condivisi
Per gestire un ruolo condiviso, selezionalo nell'elenco e verrà visualizzato il pannello delle proprietà del ruolo sul lato destro. Da qui è possibile aggiungere utenti al ruolo, visualizzare l'elenco delle applicazioni che attualmente utilizzano il ruolo e visualizzare le informazioni di base sul ruolo.
La scheda Membri è dove gestisci gli utenti del ruolo.
- Per aggiungere utenti al ruolo, inizia a digitare il nome o l'indirizzo e-mail di un utente valido nel campo "Aggiungi nuovi membri". Un elenco a discesa mostrerà gli utenti che corrispondono a quanto digitato fino a quel momento: Seleziona il nome desiderato una volta visualizzato nell'elenco a discesa.
- Per rimuovere gli utenti dal ruolo, seleziona la casella di controllo accanto al loro nome e clicca sull'icona del cestino (che sostituisce l'icona della lente di ingrandimento in alto a destra).
Nella scheda App, puoi scollegare il ruolo dalle app che lo stanno attualmente utilizzando facendo clic sull'icona di scollegamento accanto all'app.
In alternativa all'apertura del pannello destro, è possibile accedere ad alcune opzioni passando il cursore del mouse sul ruolo, che visualizzerà tre icone all'estrema destra:
| Articolo | Descrizione |
 | Apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile modificare il nome e la descrizione del ruolo. |
 | Apre il pannello delle proprietà del ruolo sul lato destro e la scheda Membri, in modo da poter aggiungere/rimuovere utenti dal ruolo. |
 | Elimina il ruolo. Non sarà possibile eliminare un ruolo condiviso se sono presenti applicazioni collegate ad esso. È necessario prima scollegare tutte le applicazioni dal ruolo condiviso. |
Importazione di ruoli condivisi
Una volta creato un ruolo condiviso, è possibile aggiungerlo a un'applicazione. È sufficiente aprire l'applicazione in modalità di modifica, accedere a "Ruoli e utenti"nel menu di navigazione a sinistra, fare clic su "+ Importa ruolo condiviso"e selezionare il ruolo condiviso desiderato dall'elenco visualizzato.
