Modello per prenotazioni di camere

L'app Prenotazioni sale è stata sviluppata per aiutare a gestire, monitorare e approvare le richieste di prenotazione delle sale condivise per riunioni. Se disponete di sale che il personale può prenotare per riunioni e desiderate monitorare formalmente e applicare un processo di revisione e approvazione per tali richieste, questo modello è un ottimo punto di partenza.

L'app consente di organizzare e visualizzare le richieste di camere per camera, data e stato. In questo modo è possibile verificare facilmente se una camera è libera quando serve o quali camere sono libere nella data/ora desiderata. L'app utilizza un semplice processo di approvazione in un'unica fase.

Modello di prenotazione camera Immagini

Dettagli dell'app

Questa app ha un modulo principale chiamatoPrenotazione sala. Viene utilizzato per memorizzare le informazioni relative a una prenotazione specifica di una sala riunioni. I record di prenotazione sala possono essere creati da tutti i ruoli. La sicurezza per una prenotazione sala è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.

Questa app dispone anche di due moduli aggiuntivi utilizzati per gestire gli elenchi dei valori di ricerca utilizzati nel modulo Prenotazione camera. Ogni valore nei campi Tipo di camera o Elenco di ricerca camere è un record creato con quel modulo (questi record possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore app):

• Tipo di sala– Utilizzato per gestire un elenco di tipi di sale condivise, quali: sala riunioni, sala conferenze, ecc.
• Sala– Una sala specifica che può essere prenotata per una riunione o un evento, ad esempio: Sala di lavoro 103, Cubicolo 211, ecc.

I record di prenotazione delle sale possono essere creati da tutti i ruoli. La sicurezza per una prenotazione di sala è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.

• I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
• Lettore – Può leggere, ma non modificare i record.
• Approvatore: può approvare e rifiutare i record nella fase In revisione e aggiungere note. Può anche visualizzare tutti i record, eccetto quelli nella fase Bozza.
• Riservato da – Un ruolo dinamico che contiene il nome del campo "Riservato da" dal record di prenotazione della camera specifica.
• Amministratore dell'app: può creare, modificare ed eliminare tutti i record e accedere a tutti i pulsanti delle azioni del flusso di lavoro.

Le fasi del flusso di lavoro per i record di prenotazione delle camere sono:

• Bozza – Il proprietario del record e l'amministratore dell'app possono modificare ed eliminare il record.
• In revisione: il ruolo Lettore può visualizzare ma non modificare il record, il ruolo Approvatore può approvare e rifiutare e modificare il campo dei commenti di revisione. Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record.
• Approvato: i ruoli Lettore, Approvatore, Proprietario del record e Riservato da possono visualizzare il record ma non modificarlo. I ruoli Proprietario del record e Riservato da possono riportarlo allo stato Bozza o Annullato. Il ruolo Amministratore dell'applicazione può modificare ed eliminare il record e riportarlo allo stato Bozza o Annullato.
• Rifiutato: il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record e riportarlo allo stato Bozza. I ruoli Proprietario del record e Prenotato da possono visualizzare il record e riportarlo allo stato Bozza. Il ruolo Approvatori può visualizzare il record.
• Annullato: il ruolo di amministratore dell'app che può modificare ed eliminare il record e riportarlo allo stato di bozza. I ruoli di proprietario del record e riservato da possono visualizzare il record e riportarlo allo stato di bozza.

Configurazione dell'app per la prenotazione delle sale conferenze

Segui questi passaggi per preparare l'app Room Reservation all'uso nella tua organizzazione:

• Il modulo Richiesta camera richiede il tipo di camera (dimensioni) che stai cercando. Per fornire questo elenco di tipologie di camere, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Tipologie di camere nella barra di navigazione a sinistra e creare un record di tipologia di camera per ogni tipo di camera disponibile: ad esempio, piccola, media, grande, ecc. Per farlo, è sufficiente cliccare sul pulsante+ Nuovoper creare un nuovo record vuoto, quindi compilare il modulo e salvarlo.
• Il modulo Richiesta sala richiede di specificare la sala in cui si desidera tenere la riunione. Per fornire questo elenco di sale, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Sale nella barra di navigazione a sinistra e creare un record per ciascuna sala disponibile: ad esempio, Sala riunioni 103, Sala conferenze 211, ecc. Per farlo, è sufficiente fare clic sul pulsante+ Nuovoper creare un nuovo record vuoto, quindi compilarlo e salvarlo. È necessario creare prima i record Tipo di sala, poiché ai record Sala deve essere assegnato un valore Tipo di sala.
• È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione a sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti nella sezione Dettagli app) e utilizza il pannello a destra, che appare quando selezioni un ruolo, per impostare chi deve ricoprire quel ruolo.

Utilizzo dell'app per la prenotazione delle camere

Il processo generale per l'utilizzo di questo modello è il seguente:

• Inizia creando una nuova prenotazione selezionando "Nuova prenotazione"nel menu di navigazione a sinistra.

• Inserisci i dettagli della prenotazione, quindi fai clic sul pulsante "Invia" nell'intestazione.

• Dopo aver creato la prenotazione, puoi iniziare il processo di revisione. Subito dopo aver creato un evento, l'app è impostata per reindirizzarti alla visualizzazione del record. Puoi anche trovare il record nella vista "Prenotazioni sale".

• I record di prenotazione possono avere uno dei cinque stati indicati nell'elenco sottostante. Se una prenotazione è allo stato Annullato stato, sarà nascosto da tutte le visualizzazioni per tutti gli utenti, ad eccezione degli amministratori dell'app, di "Riservato a" e del proprietario del record. La visualizzazione Calendario mostra solo le prenotazioni che si trovano negli stati In revisione o Approvato. I cinque stati sono:
  • Bozza
  • In rassegna
  • Approvato
  • Rifiutato
  • Annullato

Aggiornamento dell'app per la prenotazione delle sale conferenze

Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app Room Reservation può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per creare la tua app personalizzata. Se desideri tracciare ulteriori informazioni per le tue richieste di prenotazione, vuoi visualizzazioni aggiuntive per ordinare le richieste in modi diversi o desideri aggiungere una seconda fase di approvazione, puoi effettuare questi aggiornamenti autonomamente. Dai un'occhiata alle nostre pagine di supporto per indicazioni su come apportare tali modifiche (vedi Risorse a sinistra) e provaci. E, naturalmente, siamo sempre disponibili ad aiutarti a realizzare la tua visione: basta inviarci un'e-mail all'indirizzo support@gwapps.com e saremo lieti di aiutarti!