Modello Prenotazione Camera

L'app Prenotazione Sale è stata sviluppata per aiutare a gestire, tracciare e approvare le richieste per ospitare riunioni in sale condivise. Se si dispongono di sale che il personale può prenotare per le riunioni e si desidera tracciare e imporre formalmente un processo di revisione e approvazione per queste richieste, questo modello sarebbe un ottimo punto di partenza.

L'app ti permette di organizzare e visualizzare le richieste di stanze per stanza, data e stato. In questo modo puoi facilmente verificare se una stanza è libera quando ne hai bisogno, o quali stanze sono libere nella data/ora che stai consultando. L'app utilizza un semplice processo di approvazione in una sola fase.

Immagini del modello di prenotazione camere

Dettagli App

Questa app ha una schermata principale chiamata Prenotazione Camera. Viene utilizzato per memorizzare informazioni relative a una specifica prenotazione di una sala riunioni. I record di prenotazione delle sale possono essere creati da tutti i ruoli. La sicurezza per una prenotazione di sala è dettagliata nella sezione del flusso di lavoro sottostante.

Questa app ha anche due moduli aggiuntivi che vengono utilizzati per gestire elenchi di valori di ricerca utilizzati nel modulo Prenotazione camera. Ogni valore nei campi di ricerca Tipo camera o Camera è un record creato con quel modulo (Questi record possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore app):

• Tipo di stanza – Utilizzato per gestire un elenco di tipi di sale condivise, come: Sala Riunioni, Sala Conferenze, ecc.
• Camera – Una stanza specifica che una riunione o un evento può prenotare, ad esempio: Sala lavoro 103, Ufficio 211, ecc.

I record delle prenotazioni delle stanze possono essere creati da tutti i ruoli. La sicurezza di una prenotazione di stanza è dettagliata nella sezione workflow qui sotto.

• I ruoli di sicurezza, e il loro scopo generale, sono:
• Lettore – Può leggere, ma non modificare i record.
• Approvatore – Può approvare e rifiutare i record nello stato "In Revisione", e aggiungere note. Può anche visualizzare tutti i record, eccetto quelli nello stato "Bozza".
• Riservato Da – Un ruolo dinamico che contiene il nome del campo ‘Riservato Da’ dal record specifico della prenotazione della stanza.
• App Admin – Può creare, modificare ed eliminare tutti i record e accedere a tutti i pulsanti delle azioni del flusso di lavoro.

Le fasi del flusso di lavoro per i record di prenotazione delle camere sono:

• Bozza: Il proprietario del record e il ruolo di Amministratore dell'App possono modificare ed eliminare il record.
• In Revisione – Il ruolo Lettore può visualizzare ma non modificare il record, il ruolo Approvatore può Approvare e Rifiutare, e modificare il campo commenti di revisione. Il ruolo Amministratore App può modificare ed eliminare il record.
• Approvato – I ruoli Lettore, Approvatore, Proprietario record e Riservato da possono visualizzare ma non modificare il record. Il Proprietario record e Riservato da possono restituirlo allo stato di Bozza o Annullato. L'amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record e può restituirlo allo stato di Bozza o Annullato.
• Rifiutato – Il ruolo di Amministratore App che può modificare ed eliminare il record, e restituirlo alla fase Bozza. I ruoli Proprietario Record e Riservato da possono visualizzare il record e restituirlo alla fase Bozza. Il ruolo Approvatori può visualizzare il record.
• Annullato – Il ruolo di Amministratore dell'app che può modificare ed eliminare il record e riportarlo allo stato di Bozza. I ruoli Proprietario del record e Riservato da possono visualizzare il record e riportarlo allo stato di Bozza.

Configurazione dell'app di prenotazione della sala conferenze

Segui questi passaggi per preparare l'app di prenotazione delle sale per l'uso nella tua organizzazione:

• Il modulo Richiesta Stanza chiede il Tipo di Stanza (dimensione) che stai cercando. Per fornire questo elenco di tipi di stanza, devi andare su Liste di ricerca > Tipi di stanza nella navigazione a sinistra e creare un record di Tipo di stanza per ogni tipo di stanza che hai: ad es. Piccolo, Medio, Grande, ecc. Per fare ciò, fai semplicemente clic su + Nuovo pulsante per creare un nuovo record vuoto, e poi puoi compilarlo e salvarlo.
• Il modulo Richiesta Stanza chiede la Stanza in cui si desidera tenere la riunione. Per fornire questo elenco di stanze, è necessario andare su Liste di ricerca > Stanze nella navigazione laterale sinistra e creare un record Stanza per ogni stanza disponibile: ad esempio, Sala Riunioni 103, Sala Conferenze 211, ecc. Per fare ciò, fare semplicemente clic su + Nuovo pulsante per creare un nuovo record vuoto, e poi puoi compilarlo e salvarlo. Dovrai creare prima i record dei tipi di camera, poiché i record delle camere necessitano di un valore di tipo di camera assegnato.
• Dovrai assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella navigazione laterale sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella navigazione di progettazione laterale sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione (discussi nella sezione Dettagli app) e usa il pannello laterale destro, che appare quando selezioni un ruolo, per impostare chi dovrebbe essere nel ruolo.

Utilizzo dell'App Prenotazione Stanze

Il processo generale per utilizzare questo modello è il seguente:

• Inizia creando una nuova prenotazione selezionando ‘Nuova prenotazione‘sul lato sinistro del navigatore.

• Inserisci i dettagli della prenotazione, quindi fai clic sul ‘Invia‘pulsante ' nell'intestazione.

• Dopo aver creato la tua prenotazione, puoi iniziare il processo di revisione. Subito dopo aver creato un evento, l'app è configurata per reindirizzarti alla visualizzazione del record. Puoi anche trovare il record nella sezione ‘Prenotazione camere‘visualizza.

• I registri delle prenotazioni possono avere uno dei cinque stati, come mostrato nell'elenco sottostante. Se una prenotazione è al Cancellato stato, sarà nascosto a tutte le viste per tutti gli utenti, ad eccezione degli Amministratori dell'app, Riservato da e Proprietario del record. La vista Calendario mostra solo le prenotazioni che si trovano negli stati In revisione o Approvato. I cinque stati sono:
  • Bozza
  • In Revisione
  • Approvato
  • Rifiutato
  • Cancellato

Aggiornamento dell'App di Prenotazione Sale Riunioni

Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app Room Reservation può anche essere un utile punto di partenza per te. Se desideri tenere traccia di informazioni aggiuntive per le tue richieste di prenotazione, se vuoi visualizzazioni aggiuntive per ordinare le richieste in modi diversi, o se vuoi aggiungere una seconda fase di approvazione, puoi apportare tu stesso tali modifiche. Dai un'occhiata alle nostre pagine di supporto per la guida su come apportare tali modifiche (vedi Risorsa a sinistra) e provalo. E ovviamente, siamo sempre disponibili ad aiutarti a dare vita alla tua visione: inviaci un'e-mail a support@gwapps.com e saremo felici di aiutarti!