L'app Vendor Management è stata sviluppata per aiutare a gestire e monitorare i fornitori attraverso un processo formale di revisione e approvazione. Consente inoltre agli utenti di recensire i fornitori per contribuire alla loro continua convalida. Se desiderate monitorare e applicare formalmente un processo di revisione e approvazione dei fornitori, questo modello è un ottimo punto di partenza.
L'app consente di organizzare e visualizzare i fornitori in base al nome, alla categoria di prodotti/servizi associata e alle valutazioni degli utenti. Questa app utilizza un processo di approvazione in due fasi, che richiede la revisione sia da parte del reparto commerciale che di quello finanziario prima che un fornitore possa essere approvato.
Immagini relative alla gestione dei fornitori |
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Dettagli dell'app
- È possibile registrare informazioni importanti su un fornitore e gestirle attraverso un flusso di lavoro di revisione e approvazione.
- In questa app sono disponibili 3 moduli:
- Fornitore – Il modulo principale. Memorizza le informazioni sul fornitore e mostra anche le recensioni associate a questo fornitore. Questo modulo contiene campi relativi al prodotto o servizio principale e aggiuntivo per cui viene utilizzato il fornitore. Questi campi mostrano i valori ricercati dai record della "Categoria di prodotti/servizi". I record dei fornitori possono essere creati dai membri con ruoli di redattore, revisore aziendale, revisore finanziario e amministratore dell'app.
- Recensione del fornitore – Una semplice recensione dell'utente sulle prestazioni del fornitore.
- Categoria di prodotti/servizi – Un elenco di categorie che definiscono la categoria principale di prodotti o servizi forniti dal fornitore alla vostra organizzazione. È possibile registrare un numero illimitato di categorie aggiuntive per ciascun fornitore. Questi record possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app, ma sono visibili a tutti.
- I contratti vengono esaminati dal responsabile commerciale, quindi da un approvatore del reparto finanziario.
- Gli approvatori ricevono una notifica ogni volta che un fornitore è in attesa della loro revisione, mentre i richiedenti ricevono una notifica quando il fornitore da loro richiesto viene approvato o rifiutato.
- Visualizza e genera report sui fornitori mentre vengono sottoposti al processo di approvazione.
Dettagli ruolo di sicurezza
I ruoli di sicurezza delle app e il loro scopo generale sono:
- Lettore: può leggere, ma non modificare i record relativi a fornitori e categorie di prodotti/servizi, ma può creare record di recensioni sui fornitori.
- Redattore – Può leggere, creare e modificare, ma non eliminare i record dei fornitori, può creare e visualizzare i record delle recensioni dei fornitori, ma può solo visualizzare i record delle categorie di prodotti/servizi.
- Amministratore dell'app: può leggere, creare, modificare ed eliminare tutti i record.
- Revisione aziendale – Può approvare i record dei fornitori nella fase di revisione aziendale. Può creare e visualizzare i record di revisione dei fornitori, ma può solo visualizzare i record relativi alle categorie di prodotti/servizi.
- Revisione finanziaria – Può approvare i record dei fornitori nella fase di revisione finanziaria. Può creare e visualizzare i record di revisione dei fornitori, ma può solo visualizzare i record delle categorie di prodotti/servizi.
Modulo fornitore: dettagli sul flusso di lavoro e sulla sicurezza
Le fasi del flusso di lavoro per il modulo Fornitore sono:
- Bozza – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record (creatore) possono modificare ed eliminare i record, mentre il ruolo di editore può modificare i record. Il ruolo di lettore non può visualizzare i record dei fornitori in questa fase.
- Revisione aziendale – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare i record, il ruolo di redattore può modificare i record e il ruolo di lettore può visualizzare i record ma non modificarli. I ruoli di revisione aziendale e amministratore dell'app possono approvare/rifiutare i record.
- Revisione finanziaria – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare i record, i ruoli di approvatore finanziario e redattore possono modificare i record, mentre i ruoli di lettore e revisore aziendale possono visualizzare i record ma non modificarli. I ruoli di approvatore finanziario e amministratore dell'app possono approvare/rifiutare i record.
- Approvato – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, mentre i ruoli di redattore, lettore e revisore possono visualizzare i record ma non modificarli.
- Rifiutato – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record e restituire il contratto al mittente affinché possa rielaborarlo e inviarlo nuovamente. I ruoli di redattore, lettore e revisore possono visualizzare i record ma non modificarli.
Le notifiche relative al flusso di lavoro per il modulo Fornitore sono:
- Fase di bozza – Al momento dell'invio, il ruolo Business Review viene informato che c'è un fornitore in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione aziendale".
- Fase di revisione aziendale – Al momento dell'approvazione, il ruolo di revisione finanziaria viene informato della presenza di un fornitore in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione finanziaria".
- Revisione aziendale e revisione finanziaria: se il revisore rifiuta il fornitore, al richiedente viene inviata una notifica. Se il responsabile finanziario approva il fornitore e la richiesta passa alla fase di approvazione, il richiedente viene informato dell'approvazione. Entrambe le operazioni utilizzano un modello di e-mail denominato "Notifica di approvazione/rifiuto".
Modulo di valutazione fornitori: dettagli sul flusso di lavoro e sulla sicurezza
Le fasi del flusso di lavoro per il modulo di revisione del fornitore sono:
- Bozza – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record (creatore) possono modificare ed eliminare i record. Gli altri ruoli non hanno accesso ai record in bozza.
- Inviato – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record (creatore) possono modificare ed eliminare i record. Tutti gli altri ruoli possono visualizzare i record ma non modificarli.
Configurazione dell'app Gestione fornitori
Segui questi passaggi per preparare l'app Vendor Management all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo Fornitore richiede la categoria di prodotto/servizio, per aiutare a organizzare i fornitori. Per fornire questo elenco di categorie di prodotti/servizi, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Prodotto/Servizio nella barra di navigazione a sinistra e creare un record di categoria di prodotto/servizio per ciascuna categoria che si desidera utilizzare: ad esempio, Consulenza IT, Mobili per ufficio, PC e periferiche, ecc. Per farlo, è sufficiente fare clic sul pulsante+ Aggiungi nuovo recordper aggiungere un record vuoto, quindi fare clic direttamente nella vista e digitare il valore.
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione a sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti nella sezione Dettagli app) e utilizza il pannello a destra, che appare quando selezioni un ruolo, per impostare chi deve ricoprire quel ruolo.
Utilizzo dell'app Vendor Management
Quando è necessario creare un nuovo fornitore, inserisci i dettagli in un record Fornitore. Una volta inserite tutte le informazioni, clicca sul pulsante Invia nella parte superiore del modulo. Il fornitore sarà quindi sottoposto a un processo di revisione e approvazione in due fasi:
- Revisione aziendale – La revisione aziendale viene solitamente effettuata dal responsabile di reparto o dal vicepresidente. In questa fase si valuta se il fornitore offre i prodotti/servizi richiesti dall'organizzazione e se sembra essere un'azienda con cui è opportuno intrattenere rapporti commerciali.
- Revisione finanziaria – I membri dei reparti Finanza o Gestione fornitori solitamente si occupano della revisione finanziaria. In questo caso, cerchiamo di assicurarci che il fornitore sia soddisfatto delle nostre pratiche contabili standard (relative alle condizioni di fatturazione e pagamento).
Ad ogni fase di approvazione, il revisore può contrassegnare la scheda del fornitore come: Approvato o Rifiutato. Dopo che tutti i revisori hanno approvato il fornitore, questo viene contrassegnato come Approvato.
Tutti gli utenti dell'applicazione possono creare recensioni per i fornitori che si trovano attualmente nella fase di approvazione. Queste recensioni consentono agli utenti di valutare il fornitore in base a 4 semplici criteri e di aggiungere commenti generali. Per creare una recensione, aprire la scheda del fornitore desiderato e andare alla scheda "Recensioni". Nella parte superiore dell'elenco delle recensioni esistenti, se presenti, clicca sull'icona "+" per creare la recensione. Una volta completata la recensione, clicca sul pulsante "Invia" per tornare alla scheda del fornitore.
Aggiornamento dell'app Gestione fornitori
Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app Vendor Management può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per creare la tua app personalizzata. Se desideri monitorare ulteriori informazioni sui tuoi fornitori, vuoi visualizzazioni aggiuntive per ordinare i fornitori in modi diversi o desideri modificare il numero di fasi di approvazione, puoi apportare tu stesso tali aggiornamenti. Consulta le nostre pagine di supporto per indicazioni su come apportare tali modifiche e provaci. Naturalmente, siamo sempre disponibili ad aiutarti a realizzare la tua visione: inviaci un'e-mail all'indirizzo support@gwapps.com e saremo lieti di aiutarti!