L'app Workspace Reservations è stata sviluppata per aiutare a gestire, approvare e tracciare le richieste di assegnazione di un utente a uno spazio di lavoro condiviso per un periodo di lavoro. Se la tua organizzazione utilizza il "hot-desking", ovvero spazi di lavoro condivisi che le persone in ufficio possono utilizzare anziché postazioni personali assegnate in modo permanente, allora questo modello sarebbe un ottimo punto di partenza per gestire tale processo.
L'app ti consente di organizzare e visualizzare le richieste di spazi di lavoro per spazio, data e stato. In questo modo puoi verificare facilmente se uno spazio di lavoro è libero quando ne hai bisogno, o quali spazi di lavoro sono liberi alla data/ora che stai consultando. L'app utilizza un semplice processo di approvazione in una fase.
Funzionalità dell'app
- Crea aree di lavoro di qualsiasi tipo
- Tieni traccia di ogni spazio di lavoro prenotato in date specifiche
- Visualizza e respingi le richieste di prenotazione per gli spazi di lavoro specificati
Immagini del modello di tracker di bug |
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Dettagli App
Questa app ha una schermata principale chiamata Prenotazione dello Spazio di Lavoro. Viene utilizzato per memorizzare informazioni su una specifica prenotazione di uno spazio di lavoro. I record Workspace Reservation possono essere creati da tutti i ruoli. La sicurezza per una Workspace Reservation è descritta in dettaglio nella sezione workflow sottostante.
Questa app dispone inoltre di due moduli aggiuntivi utilizzati per gestire gli elenchi di valori di ricerca impiegati nel modulo Riserva Posto di Lavoro. Ciascun valore nei campi di ricerca Tipo Posto di Lavoro o Posto di Lavoro è un record creato con tale modulo (Questi record possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore App):
- Tipo di area di lavoro – Utilizzato per gestire un elenco di tipologie di spazi di lavoro, quali: cubicolo, scrivania condivisa, sala di lavoro, ecc.
- Spazio di lavoro – Uno spazio di lavoro specifico che una persona può riservare per svolgere le proprie mansioni, ad esempio: Sala di lavoro 103, Postazione 211, ecc.
I ruoli di sicurezza, e il loro scopo generale, sono:
- Lettore – Può leggere, ma non modificare i record.
- Editor – Può creare e modificare, ma non eliminare i record.
- App Admin – Può creare, modificare ed eliminare tutti i record.
Le fasi del flusso di lavoro per i record di prenotazione dello spazio sono:
- Bozza – Il proprietario del record può modificare ed eliminare il record.
- In Review – Il ruolo Lettore può leggere ma non modificare il record, il ruolo Editor può modificare il record e il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record.
- Approvato – Il ruolo “Lettore” può leggere il record ma non modificarlo, i ruoli “Redattori” possono modificarlo, mentre il ruolo “Amministratore dell’app” può modificarlo ed eliminarlo.
- Rifiutato – I ruoli “Proprietario del record” e “Lettore” possono visualizzare il record, gli “Editori” possono modificarlo, mentre l’“Amministratore dell’app” può modificarlo ed eliminarlo.
- Annullato – Nessun ruolo può visualizzare il record, ad eccezione dell’amministratore dell’app, che può modificarlo ed eliminarlo.
Configurazione dell'app per la prenotazione di spazi di lavoro
Segui questi passaggi per preparare l'app Workspace Reservation all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo di richiesta di spazio di lavoro richiede di specificare il tipo di spazio di lavoro (dimensioni) che stai cercando. Per inserire questo elenco di tipi di spazi di lavoro, devi andare su Elenchi di ricerca > Tipi di spazi di lavoro nella barra di navigazione a sinistra e creare un record "Tipo di spazio di lavoro" per ogni tipo di spazio di lavoro disponibile: ad esempio, cubicolo, scrivania condivisa, sala di lavoro, ecc. Per farlo, basta cliccare sul + Nuovo pulsante per creare un nuovo record vuoto, e poi puoi compilarlo e salvarlo.
- Il modulo di richiesta dello spazio di lavoro richiede l'indicazione dello spazio di lavoro che si desidera utilizzare. Per inserire questo elenco di spazi di lavoro, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Spazi di lavoro nella barra di navigazione a sinistra e creare un record per ciascuno degli spazi di lavoro disponibili: ad esempio, Sala di lavoro 103, Cubicolo 211, ecc. Per farlo, è sufficiente cliccare sul + Nuovo pulsante per creare un nuovo record vuoto, e poi puoi compilarlo e salvarlo. Dovrai prima creare i record di tipo Workspace, poiché i record Workspace necessitano di un valore di tipo Workspace assegnato.
- Dovrai assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all’interno dell’applicazione. Vai su “Lookup Application Setting” > “Edit App” nel pannello di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell’app, seleziona “Security” > “Roles and Users” nel pannello di navigazione a sinistra dedicato alla progettazione. Selezionare quindi ciascuno dei ruoli dell’applicazione (descritti nella sezione "Dettagli dell’app") e utilizzare il pannello a destra, che appare quando si seleziona un ruolo, per impostare chi deve ricoprire quel ruolo. Per ulteriori informazioni su come procedere, consultare la nostra Creazione di nuovi ruoli documentazione di supporto.
Usando l'app per la prenotazione di spazi di lavoro
Il processo generale per utilizzare questo modello è il seguente:
- Inizia creando una nuova prenotazione selezionando ‘Nuova prenotazione‘sul lato sinistro del navigatore.
- Inserisci i dettagli della prenotazione, quindi fai clic sul ‘Invia‘pulsante ' nell'intestazione.
- Dopo aver creato la tua prenotazione, puoi iniziare il processo di revisione. Subito dopo aver creato un evento, l'app è configurata per reindirizzarti alla visualizzazione del record. Puoi anche trovare il record nella sezione ‘Prenotazioni di Postazioni di Lavoro‘visualizza.
- I record delle prenotazioni possono avere uno dei cinque stati, come mostrato nell'elenco sottostante. Se una prenotazione si trova nello stato Cancellata, verrà nascosta da tutte le visualizzazioni per tutti gli utenti, ad eccezione degli Amministratori dell'app, di chi ha prenotato e del Proprietario del record. La visualizzazione Calendario mostra solo le prenotazioni che si trovano negli stati In revisione o Approvato. I cinque stati sono:
- Bozza
- In Revisione
- Approvato
- Rifiutato
- Cancellato
Aggiornamento dell'app di prenotazione dello spazio di lavoro
Proprio come tutti i nostri modelli, questa app è un ottimo punto di partenza per creare le tue app di gestione personalizzate. Se hai in mente una modifica che vorresti apportare, dai un’occhiata alle nostre pagine di assistenza per trovare indicazioni su come procedere e mettiti all’opera. E, naturalmente, siamo sempre a tua disposizione per aiutarti a dare vita alla tua idea: basta inviarci un’e-mail all’indirizzo support@gwapps.com e saremo lieti di aiutarti!
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