Plantilla de Gestión de Contratos

Esta plantilla está diseñada para ayudar a administrar y dar seguimiento a los contratos a través de un proceso formal de revisión y aprobación.

Características de la app

• Puede registrar información importante sobre sus contratos y gestionarlos hasta su aprobación y ejecución.
• Para organizar y reportar sus activos, estos se categorizan de las siguientes maneras:
  • Departamento – Una lista de departamentos dentro de tu organización, como TI, Ventas y Finanzas, etc.
• Los contratos son revisados por el gerente de negocios, luego por un aprobador del Departamento de Finanzas y finalmente por un aprobador del Departamento Legal.
• Los aprobadores reciben notificaciones cada vez que un contrato está pendiente de su revisión.
• El contrato puede ser rescindido en cualquier etapa.
• Ver y reportar sobre contratos a medida que avanzan por el proceso de aprobación.

Plantilla de Gestión de Contratos Imágenes

Configuración de la aplicación de gestión de contratos

Sigue estos pasos para preparar la aplicación de Gestión de Contratos para su uso en tu organización:

• El formulario de Contrato solicita el departamento para el que es el contrato. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas dereferencia > Departamentos en la navegación del lado izquierdo, y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: por ejemplo, Ventas, TI o Finanzas.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de gestión de contratos

Cuando un nuevo contrato necesite ser revisado, ingrese los detalles en un registro de Contrato. Una vez que se ingrese toda la información, haga clic en el botón Enviar en la parte superior del formulario. El contrato pasará entonces por un proceso de revisión y aprobación de tres etapas:

• Revisión de negocio – El gerente de departamento o el VP normalmente harían la revisión de negocio. Aquí estamos analizando si el contacto tiene buen sentido comercial.
• Revisión financiera: Los miembros de mayor rango del Departamento de Finanzas solían realizar la revisión financiera. Aquí buscamos asegurar que los precios sean competitivos y que el departamento se mantenga dentro del presupuesto.
• Revisión legal – Los miembros de alto rango del Departamento Legal generalmente harían la revisión legal. Aquí buscamos asegurar que los términos del contrato sean favorables y cumplan con las políticas de la compañía.

En cada etapa de aprobación, el revisor puede marcar los registros del contrato como: Aprobado, Rechazado, Devuelto al solicitante o Abandonado.

Después de que todos los revisores aprueben el contrato, se marca como aprobado. Una vez que se ejecuta el contrato real, el registro de la aplicación también se mueve a la etapa de flujo de trabajo "Ejecutado".

Detalles del diseño de la aplicación

• Los registros de búsqueda de departamento solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
• Los registros de contrato son los registros principales de la aplicación y pueden ser creados por miembros de los roles Editor y Administrador de la aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Lector – Puede leer, pero no editar, registros.
  • Editor - Puede crear y editar registros, pero no eliminarlos.
  • Admin. app – Puede editar y eliminar todos los registros.
  • Revisor de Negocios (Dinámico) – Puede editar y aprobar registros en la etapa de Revisión de Negocios. El rol es dinámico y está configurado para ser la persona nombrada en el campo de ‘Contacto Principal de Negocios’.
  • Revisores de finanzas – Pueden editar y aprobar registros en la etapa de Revisión de finanzas.
  • Revisores legales: Pueden editar y aprobar registros en la etapa de Revisión legal.
• Las etapas del flujo de trabajo son:
  • Borrador: El rol de Administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, el rol de Editor puede editar el registro y el rol de Lector puede ver pero no editar el registro.
  • Revisión de Negocio – El rol de Administrador de la App puede editar y eliminar el registro, el rol de Editor puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador y Administrador de la App pueden Aprobar y Rechazar registros de características y asignarlos a una versión.
  • Revisión Financiera – El rol de Administrador de la Aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Aprobador Financiero y Editor pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador Financiero y Administrador de la Aplicación pueden Aprobar y Rechazar los registros de funciones y asignarlos a una versión.
  • Revisión Legal – El rol de Administrador de la App puede editar y eliminar el registro, los roles de Aprobador Legal y Editor pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador Legal y Administrador de la App pueden Aprobar y Rechazar registros de funcionalidades y asignarlos a una versión.
  • Aprobado – El rol de Administrador de Aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. El rol de Administrador de Aplicación puede ejecutar el contrato.
  • Rechazado: el rol de Administrador de la app puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
  • Abandonado – El administrador de la app puede devolver el contrato al remitente para que pueda rehacerlo y reenviarlo.
• Notificaciones de flujo de trabajo son:
  • Etapa de borrador: Al enviar, el rol Revisador de Negocios (Dinámico), el cual está configurado para ser la persona nombrada en el campo ‘Contacto Principal de Negocios’, recibe una notificación de que hay un contrato pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión de Negocios’.
  • Etapa de Revisión de Negocio – Al aprobar, se notifica al rol de Aprobadores Financieros que hay un contrato esperando revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión Financiera’.
  • Fase de Revisión Financiera – Al aprobar, se notifica al rol de Aprobadores Legales que hay un contrato pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión Legal’.
  • Etapas de Revisión de Negocios, Revisión Financiera y Revisión Legal – Se envía una notificación al remitente si el contrato es rechazado o devuelto, utilizando la plantilla de correo electrónico llamada ‘Notificación de Devolución o Rechazo’. Si el contrato es abandonado, se utiliza una notificación mediante la plantilla de correo electrónico ‘Notificación de Abandono’.

Actualizando la aplicación de gestión de contratos

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la plantilla de aplicación de Gestión de Contratos también puede servirte como un punto de partida útil para desarrollar. Si deseas que se rastree información adicional sobre tus contratos o si quieres vistas adicionales para organizar los contratos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.