Esta plantilla está diseñada para ayudar a gestionar y seguir los contratos a través de un proceso formal de revisión y aprobación.
Características de la aplicación
- Puede registrar información importante sobre sus contratos y gestionarlos hasta su aprobación y ejecución.
- Con el fin de organizar e informar sobre sus activos, éstos se clasifican de las siguientes maneras:
- Departamento - Una lista de departamentos dentro de su organización, como por ejemplo TI, Ventas y Finanzas, etc.
- Los contratos son revisados por el gerente de la empresa, luego por un aprobador del Departamento Financiero y finalmente por un aprobador del Departamento Jurídico.
- Los aprobadores reciben una notificación cada vez que un contrato está a la espera de su revisión.
- El contrato puede abandonarse en cualquier momento.
- Vea e informe sobre los contratos a medida que avanzan en el proceso de aprobación.
Plantilla de gestión de contratos Imágenes |
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Configuración de la aplicación de gestión de contratos
Siga estos pasos para que la aplicación de gestión de contratos esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de contrato pide el departamento para el que es el contrato. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI o Finanzas.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de gestión de contratos
Cuando haya que revisar un nuevo contrato, introduzca los detalles en un registro de contrato. Una vez introducida toda la información, haga clic en el botón Enviar de la parte superior del formulario. El contrato pasará entonces por un proceso de revisión y aprobación en tres etapas:
- Revisión del negocio - El director del departamento o el vicepresidente suelen hacer la revisión del negocio. Aquí se analiza si el contacto tiene sentido desde el punto de vista comercial.
- Revisión de las finanzas: los miembros más veteranos del Departamento de Finanzas suelen realizar la revisión de las finanzas. En este caso, se trata de garantizar que los precios sean competitivos y que el departamento se mantenga dentro del presupuesto.
- Revisión legal - Los miembros superiores del Departamento Jurídico suelen realizar la revisión legal. En este caso se trata de garantizar que las condiciones del contrato sean favorables y cumplan las políticas de la empresa.
En cada etapa de aprobación, el revisor puede marcar los registros del contrato como: Aprobado, Rechazado, Devuelto al Solicitante o Abandonado.
Una vez que todos los revisores han aprobado el contrato, éste se marca como aprobado. Una vez que se ejecuta el contrato real, el registro de la aplicación también se mueve a la etapa de flujo de trabajo Ejecutado.
Detalles del diseño de la aplicación
- Los registros de búsqueda de departamentos sólo pueden ser creados y editados por el rol de administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
- Los registros de contratos son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por miembros de los roles de Editor y Administrador de la aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo más abajo.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
- Lector - Puede leer, pero no editar, los registros.
- Editor - Puede crear y editar, pero no eliminar, registros.
- App Admin - Puede editar y eliminar todos los registros.
- Revisor de negocio (dinámico) - Puede editar y aprobar registros en la fase de revisión de negocio. La función es dinámica y está configurada para ser la persona nombrada en el campo "Contacto comercial principal".
- Revisores financieros: pueden editar y aprobar registros en la fase de revisión financiera.
- Revisores legales: pueden editar y aprobar los registros en la fase de revisión legal.
- Las etapas del flujo de trabajo son:
- Borrador - El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, el rol de editor puede editar el registro, y el rol de lector puede ver pero no editar el registro.
- Revisión del negocio - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editor puede editar el registro, y el rol de Lector puede ver pero no editar el registro. Los roles Aprobador y Administrador de la aplicación pueden aprobar y rechazar registros de características y asignarlos a una publicación.
- Revisión de finanzas: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de aprobador de finanzas y editor pueden editar el registro, y el rol de lector puede ver pero no editar el registro. Los roles Aprobador de finanzas y Administrador de la aplicación pueden aprobar y rechazar registros de características y asignarlos a una publicación.
- Revisión legal: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de aprobador legal y editor pueden editar el registro, y el rol de lector puede ver pero no editar el registro. Los roles Aprobador legal y Administrador de la aplicación pueden aprobar y rechazar registros de características y asignarlos a una publicación.
- Aprobado - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. El rol de administrador de la aplicación puede ejecutar el contrato.
- Rechazado: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.
- Abandonado - El administrador de la aplicación puede devolver el contrato al remitente para que pueda rehacerlo y volver a presentarlo.
- Las notificaciones del flujo de trabajo son:
- Etapa de borrador - Al enviar, el rol de revisor de negocio (dinámico), que está configurado para ser la persona nombrada en el campo "Contacto principal de negocio", recibe una notificación de que hay un contrato en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión empresarial".
- Etapa de revisión del negocio - Al aprobar el papel de los aprobadores de finanzas se les notifica que hay un contrato en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión financiera".
- Etapa de revisión financiera - Al aprobar el papel de los aprobadores legales se les notifica que hay un contrato en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión legal".
- Etapas de revisión comercial, revisión financiera y revisión legal - El remitente recibe una notificación si el contrato es rechazado o devuelto, utilizando la plantilla de correo electrónico denominada 'Notificación de devolución o rechazo'. Si el contrato se abandona, se utiliza una notificación con la plantilla de correo electrónico "Notificación de abandono".
Actualización de la aplicación de gestión de contratos
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional que está lista para funcionar, la aplicación de plantilla de gestión de contratos también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si quieres que se registre información adicional para tus contratos o quieres vistas adicionales para ordenar los contratos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.