Esta plantilla está diseñada para la introducción, aprobación y seguimiento de las solicitudes de gastos.
Características de la aplicación
- Cree registros para informes de gastos, cada uno con un número ilimitado de partidas de gastos individuales.
- Los gestores revisan y aprueban, rechazan o devuelven el informe de gastos al solicitante.
- El aprobador (gestor) recibe una notificación cuando hay un informe de gastos que revisar.
- Se notifica al solicitante la decisión del autorizador.
- Ver e informar sobre informes de gastos.
- Crear una lista de Departamentos predefinidos.
Imágenes de la aplicación de informes de gastos |
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Configuración de la aplicación de informes de gastos
Siga estos pasos para que la aplicación Informes de gastos esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de Informe de gastos solicita el departamento asociado al usuario y su informe de gastos. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la barra de navegación de la izquierda y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: por ejemplo, Ventas, TI o Finanzas. Puede utilizar el botón + Añadir nuevo registro en la parte inferior de la vista para añadir un registro en blanco, y los valores se pueden editar haciendo clic directamente en el campo.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de informes de gastos
Un usuario que haya tenido gastos y quiera ser reembolsado, crearía un registro de Informe de Gastos e incluiría los detalles de cada una de sus partidas de gastos. Una vez que el creador envía el informe de gastos, su gestor recibe una notificación por correo electrónico para que lo revise. El gestor puede aprobar o rechazar el informe de gastos, o devolverlo al creador con comentarios. El creador será notificado de su decisión por correo electrónico.
Detalles del diseño de la aplicación
- Los registros de búsqueda de departamentos sólo pueden ser creados y editados por el rol Administrador de la aplicación.
- Los registros de informes de gastos son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por miembros de todos los roles. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo más abajo.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
- Lectores - Pueden crear y leer, pero no editar, registros de Informes de Gastos.
- Editores - Pueden crear y editar, pero no eliminar, registros de informes de gastos.
- Administrador de la aplicación: puede crear, editar y eliminar todos los registros, incluidos los registros de departamento.
- Empleado - Rol dinámico que se asigna a la persona nombrada en el campo Empleado para cada registro. Puede editar los Informes de Gastos en los que está nombrado en las etapas apropiadas del flujo de trabajo.
- Gestor - Función dinámica que se establece para la persona nombrada en el campo Gestor de cada registro. Puede aprobar y editar los Informes de Gastos en los que se le nombra en las etapas apropiadas del flujo de trabajo.
- Las etapas del flujo de trabajo del informe de gastos son:
- Borrador - El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro, y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.
- Revisión - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. El gestor nombrado (valor del campo) y el rol de administrador de la aplicación pueden aprobar y rechazar los registros de informes de gastos.
- Aprobado: el rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol Editores puede editar el registro y los roles Lector, Empleado y Gestor pueden ver el registro pero no editarlo.
- Rechazado: el rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol Editores puede editar el registro y los roles Lector, Empleado y Gestor pueden ver el registro pero no editarlo.
- Las notificaciones del flujo de trabajo del Informe de Gastos son:
- Etapa de Borrador - Al Enviar el Administrador nombrado (valor de campo) es notificado de que hay un Informe de Gastos en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina Notificación de revisión.
- Etapa de Revisión - En Aprobar o Rechazar se notifica al solicitante la decisión del aprobador. La plantilla de correo electrónico se denomina Notificación del solicitante. Asimismo, en Devolución, se notifica al solicitante de la devolución y la plantilla de correo electrónico se denomina Notificación de devolución.