Esta plantilla ayuda a gestionar el ciclo de vida completo de los activos informáticos de su organización, junto con su historial de localización, los pagos recurrentes y otra información clave.
Características de la aplicación
- Puede registrar información vital sobre su activo, incluyendo detalles sobre: la compra, la garantía, la localización actual y el historial de localización.
- Con el fin de organizar e informar sobre sus activos, éstos se clasifican de las siguientes maneras:
- Categoría de activos - Una lista de categorías de activos, como PC, equipo de oficina, teléfono móvil, equipo de producción, etc.
- Sitio - Un edificio o sitio en el que se puede ubicar un activo, como la sede central, la oficina de Los Ángeles, la oficina de Nueva York, etc.
- Seguimiento del progreso desde la adquisición, pasando por la puesta en servicio y finalmente la jubilación
- Ver e informar sobre los activos
Plantilla de gestión de activos de TI Imágenes |
|
Configuración de la aplicación de gestión de activos de TI
Siga estos pasos para que la aplicación de gestión de activos de TI esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de Activos de TI solicita la categoría a la que pertenece el activo. Para suministrar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de búsqueda > Categorías de activos en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Categoría de activos para cada categoría de activos que desee utilizar: es decir, PC, Equipo de oficina, Teléfono móvil, Equipo de producción, etc.
- El formulario de activos de TI solicita el sitio en el que se encuentra el activo. Para suministrar esta lista de nombres de sitios, debe ir a Listas de búsqueda > Sitios en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Sitio para cada nombre de sitio que desee utilizar: es decir, Sede, Oficina de Los Ángeles, Oficina de Nueva York, etc.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de gestión de activos de TI
Cuando obtenga un nuevo activo de TI que desee rastrear, introduzca su información en un registro de Activo de TI. Si el activo se va a poner en servicio inmediatamente, puede añadir su sitio y ubicación reales y ponerlo en servicio (haga clic en el botón Poner en servicio en la parte superior del formulario). Si el activo va a ser almacenado antes de su uso, puede establecer su sitio y ubicación en el área de almacenamiento, y posteriormente ponerlo en servicio en su sitio y ubicación finales. Los activos pueden ser retirados una vez que han llegado al final de su vida funcional, o marcados como almacenados.
La aplicación de gestión de activos de TI también puede hacer un seguimiento de los pagos recurrentes, como los del mantenimiento del software o de las suscripciones al software en la nube. Hay una vista que permite planificar los pagos que vencen en cualquier mes.
Detalles del diseño de la aplicación
- Los registros de búsqueda de categorías de activos y sitios sólo pueden ser creados y editados por el rol de administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
- Los registros de activos de TI son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por miembros de los roles de Editor y Administrador de la aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo más abajo.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
- Lectores - Pueden leer, pero no editar, los registros de Activos.
- Editores - Pueden crear y editar, pero no eliminar, registros de Activos.
- App Admin - Puede editar y eliminar todos los registros, incluyendo los de la categoría de activos y los del sitio.
- Las etapas del flujo de trabajo de los activos de TI son:
- Borrador - Los roles de administrador y editor de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, y el rol de lector no puede ver el registro.
- En el Servicio - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
- Retirado - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
- No hay correos electrónicos de notificación del flujo de trabajo.
Actualización de la aplicación de gestión de activos de TI
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para funcionar, la plantilla de la aplicación de Gestión de Activos de TI también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si quieres que se registre información adicional para tus activos, o quieres vistas adicionales para ordenar los activos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.