La aplicación Solicitudes de compra se ha desarrollado para ayudar a gestionar y realizar un seguimiento de las solicitudes de compra de activos y las compras dentro de su organización. Si desea realizar un seguimiento formal y aplicar un proceso de revisión y aprobación de las compras, esta plantilla es un buen punto de partida.
La aplicación le permite organizar y ver las solicitudes por departamento y categoría. De este modo, puede comprobar fácilmente cuántas solicitudes tiene en toda la organización o cuántas solicitudes han sido realizadas por el departamento de Ventas. La aplicación utiliza un proceso de aprobación de una o dos fases, dependiendo de la categoría del activo. Todas las solicitudes deben ser aprobadas por un responsable de aprobación, y determinadas categorías de activos también requieren una revisión y aprobación adicionales.
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Características de la aplicación
- Puede registrar información importante sobre sus solicitudes de compra y gestionarlas mediante un flujo de trabajo de revisión y aprobación.
- Con el fin de organizar e informar sobre sus activos, éstos se clasifican de las siguientes maneras:
- Departamento - Una lista de departamentos dentro de su organización, como TI, Ventas y Finanzas, etc.
- Categorías de Activos - Una lista de categorías para organizar las solicitudes, cada una con un botón de opción utilizado para establecer si las solicitudes en esa categoría requieren o no Revisión Adicional, y en caso afirmativo, el nombre / correo electrónico del Aprobador de Revisión Adicional.
- Las solicitudes son revisadas por el Gestor Autorizador, y si la categoría de activo seleccionada requiere Revisión Adicional, entonces pasa al Revisor Adicional para su aprobación.
- Los aprobadores reciben una notificación cada vez que una solicitud está a la espera de su revisión, y los remitentes reciben una notificación cuando se realiza una acción sobre su solicitud.
- Visualice e informe sobre las solicitudes de compra a medida que avanzan en el proceso de aprobación.
Detalles de la aplicación
- Los registros de búsqueda de departamentos sólo pueden ser vistos, creados y editados por el rol Administrador de la aplicación.
- Los registros de búsqueda de Categorías de Activos sólo pueden ser vistos, creados y editados por el rol de Administrador de Aplicaciones.
- Los registros de solicitud de compra son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por miembros de las funciones de usuario y administrador de la aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
- Compras - Sólo puede leer o editar registros de Solicitud cuando han sido aprobados para su compra. Este rol es responsable de comprar y mover el registro a la etapa "Comprado".
- App Admin - Puede leer, crear, editar y borrar todos los registros.
- Gestor de aprobación - Puede editar y aprobar/rechazar registros en la fase de revisión de gestores. Esta función está definida por el formulario, lo que significa que el gestor aprobador de un registro viene determinado por el campo de búsqueda del directorio "Gestor aprobador" del formulario.
- Aprobador de revisión adicional: puede editar y aprobar/rechazar registros en la fase de revisión adicional. Esta función está definida por el formulario, lo que significa que el aprobador de revisión adicional de un registro viene determinado por el campo de búsqueda del directorio "Aprobador de revisión adicional" del formulario.
- Usuario - Puede crear y leer solicitudes.
- Las etapas del flujo de trabajo de solicitud de compra son:
- Borrador: en esta fase, el administrador de la aplicación y el propietario (creador) del registro pueden editarlo y eliminarlo.
- Revisión de gestores: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros. Los roles Administrador de aprobación y Administrador de aplicación pueden aprobar/rechazar registros.
- Revisión adicional: el rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros y el rol Usuario puede leer registros. Los roles Administrador de aprobación y Propietario de registro pueden leer. Los roles Administrador de aplicación y Aprobador de revisión adicional pueden aprobar/rechazar registros.
- Aprobado para compra: el rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Compras puede editar. Los roles Administrador de la aplicación y Compras pueden mover el registro a la fase Comprado.
- Comprado - El rol Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Compras puede editar. Los roles Administrador de la aplicación y Compras pueden mover el registro a la fase Recibido.
- Recibido: el rol Administrador de la aplicación puede ver y eliminar. Los roles Propietario de registro, Aprobador de revisión adicional y Administrador aprobador pueden ver.
- Rechazado: el rol Administrador de aplicación puede ver y eliminar. Los roles Propietario de registro, Aprobación de revisión adicional y Gestor de aprobación pueden ver.
- Las notificaciones del flujo de trabajo son:
- Etapa de borrador: al enviar, se notifica al responsable de la aprobación (es decir, al usuario seleccionado en el campo de búsqueda del directorio "Responsable de la aprobación" del formulario) que hay una solicitud de compra pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación del gestor".
- Etapa de revisión de gestores: en Aprobar, si la categoría de activos seleccionada requiere una revisión adicional, se notifica al rol Aprobador de revisión adicional (es decir, al usuario seleccionado en el campo de búsqueda del directorio 'Aprobador de revisión adicional') que hay una solicitud pendiente de revisión. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de revisión adicional". Si la categoría de activos seleccionada no requiere una revisión adicional, el registro pasa a "Aprobado para compra" y se notifica a la función de compras que la solicitud está lista para ser comprada. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de compra". En Rechazo, se notifica al propietario del registro que la solicitud ha sido rechazada. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de rechazo".
- Etapa de Revisión Adicional - Al Aprobar, se notifica al rol de Compras que hay una solicitud lista para ser comprada. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de compra". En Rechazar, se notifica al propietario del registro que la solicitud ha sido rechazada. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de rechazo".
- Etapa Comprado - En Activo Recibido, el rol Propietario de Registro es notificado de que su activo solicitado ha sido recibido. La plantilla de correo electrónico se denomina "Notificación de recepción".
Configuración de la aplicación de solicitud de compra
Siga estos pasos para que la aplicación Solicitud de compra esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de solicitud de compra pregunta por el departamento o departamentos con los que está relacionada la solicitud. Para proporcionar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en el panel de navegación izquierdo y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI, Finanzas, etc. Para ello, simplemente haga clic en el botón + Añadir nuevo registro para añadir un registro en blanco y, a continuación, haga clic directamente en la vista y escriba el valor.
- El formulario de Solicitud de Compra solicita la categoría de activos para ayudar a organizar las Solicitudes de Compra. Para suministrar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de Búsqueda > Categorías de Activos en el menú de navegación de la izquierda y crear un registro de Categoría de Activos para cada categoría de activos que desee utilizar: por ejemplo, PC - Portátil, Papelería, etc. Para ello, simplemente haga clic en el botón + Añadir nuevo registro para añadir un registro en blanco y, a continuación, haga clic directamente en la fila/columnas del nuevo registro y escriba o seleccione el valor.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Configuración de la aplicación > Editar aplicación en el menú de navegación de la izquierda y, cuando aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Seguridad > Funciones y usuarios en el menú de navegación de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (descritos en la sección Detalles de la aplicación) y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de solicitud de compra
Cuando solicite una nueva compra, introduzca los datos en el formulario de solicitud. Una vez introducida toda la información, pulse el botón "Enviar solicitud" en la parte superior del formulario. A continuación, la solicitud pasará por un proceso de revisión y aprobación:
- Revisión del gestor - El usuario seleccionado en el campo "Gestor que aprueba" del formulario recibirá una notificación de que una nueva solicitud necesita su revisión. Si la categoría de activos seleccionada requiere una revisión adicional, tras la aprobación del gestor el registro pasará a la fase de revisión adicional. Si la Categoría de Activos seleccionada requiere Revisión Adicional, pero el campo 'Aprobador de Revisión Adicional' no está seleccionado o está en blanco, el Gestor Aprobador puede rellenar el campo, o utilizar el botón 'Aprobar y Omitir Revisión Adicional' para omitir la etapa de revisión adicional y pasar directamente a la etapa Aprobado para Compra.
- Revisión adicional: se notificará al usuario del campo "Aprobador de revisión adicional" del formulario que una nueva solicitud necesita su revisión.
En cada fase de aprobación, el revisor puede marcar el registro de la Solicitud de Compra como Aprobada o Rechazada. Una vez que todos los revisores han aprobado la solicitud de compra, ésta se marca como "Aprobada para compra". El registro pasará entonces por un proceso de Compra y Recepción:
- Aprobado para compra - Después de que una solicitud haya sido aprobada para compra, los usuarios con el rol de Compras recibirán una notificación de que la solicitud está lista para ser comprada.
- Comprado - Después de que una solicitud ha sido comprada, los administradores de la aplicación y los usuarios con el rol de Compras pueden marcar la compra como Recibida, y el propietario del registro de Solicitud de Compra será notificado de que su solicitud ha sido comprada y recibida.
Actualización de la aplicación de solicitud de compra
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para usar, la plantilla de solicitud de compra también puede ser un punto de partida útil a partir del cual construir. Si desea información adicional para el seguimiento de sus solicitudes de compra, vistas adicionales para ordenar las solicitudes de compra de diferentes maneras, o cualquier otro cambio, puede realizar esas actualizaciones usted mismo.