Plantilla de gestión de software y SaaS

La plantilla de Gestión de Software y SaaS te ayuda a administrar compras / solicitudes de compra, renovaciones y pagos mensuales / anuales para todos tus productos de software empaquetado y SaaS.

Características de la app

• Solicitar y aprobar compras de software.
• Gestionar y rastrear la facturación y el estado de las compras de SaaS y software.
• Lleva un registro de las compras de licencias de software adicionales.
• Ver próximas fechas de renovación y vencimiento en una vista de calendario.

Configuración de la aplicación de gestión de software y SaaS

Para preparar la aplicación para su uso en tu organización, deberías considerar lo siguiente:

• Los formularios de Solicitud de Software y Software tienen un campo de búsqueda de categoría de software. Los valores para estos campos se buscan en los registros de Categoría de Software. La aplicación viene con varias categorías básicas ya creadas, pero es posible que desee agregar o eliminar categorías según sus necesidades. Para hacerlo, inicie la aplicación y navegue a la sección ‘Listas de búsqueda‘ en el navegador del lado izquierdo y seleccione la vista ‘Categorías‘. En esta vista puede editar los nombres de las categorías directamente haciendo clic en el registro en la vista (esto se debe a que ‘Editar celdas en tabla’ está activado). Puede agregar nuevos registros seleccionando el‘+ Agregar Nuevo Registro‘ en la parte inferior de la lista de registros, y luego edite el valor haciendo clic directamente en la vista del nuevo registro. Para eliminar una categoría, seleccione la casilla junto al registro y haga clic en ‘Eliminar‘ en la barra superior.
• En el formulario de solicitud de software hay un campo de búsqueda de directorio (titulado “Nombre del gerente/aprobador”). El usuario nombrado en este campo recibirá el correo electrónico automático para aprobar la solicitud. Todos los miembros del rol de seguridad ‘Administrador de software‘ tienen la capacidad de aprobar o rechazar cualquier solicitud, pero solo el gerente/aprobador nombrado recibirá el correo electrónico. Para aprender cómo asignar un usuario a un rol, haz clic aquí. También podrías querer que el campo de búsqueda de directorio se abra por defecto en una persona específica al abrir el formulario (por ejemplo, si el gerente que aprueba es siempre la misma persona). Para hacer esto, simplemente abre el editor de formularios para el formulario de ‘Solicitud de Software‘, luego abre el Propiedades del campo en el campo “Nombre del Gerente / Aprobador”, selecciona Valor Predeterminado y luego ‘Buscar Usuario‘. Luego, comienza a escribir un nombre en la barra de búsqueda y selecciona al usuario deseado.

Roles de seguridad

Esta aplicación tiene 3 roles de seguridad:

• Admin de la app – Tiene acceso a todas las funciones y datos de la aplicación completa en todo momento. Puede editar todos los registros y campos en todas las etapas del flujo de trabajo, y puede realizar cualquier acción del flujo de trabajo (Aprobar, Rechazar, Marcar como activo, …).
• Gerente de Software: Esto es para usuarios generales de la aplicación. Pueden crear y editar registros de software, y enviar solicitudes. También pueden realizar cualquier acción de flujo de trabajo, incluida la aprobación y el rechazo de registros de solicitudes de software.
• Lector – Puede crear Solicitudes de Software y editar sus propios registros, pero solo puede ver las Solicitudes de Software creadas por otros o cualquier registro de Software.

Usando la aplicación de gestión de software y SaaS

Cuando alguien en tu empresa necesite un nuevo paquete de software o SaaS, puede enviar una solicitud utilizando el formulario de ‘Solicitud de software‘. Después de enviar una solicitud, el ‘gerente aprobador’ recibirá un correo electrónico sobre la nueva solicitud y decidirá si la aprueba o la rechaza, y luego agregará comentarios sobre su decisión. Luego, el propietario del registro (el solicitante) recibirá un correo electrónico con la decisión y los comentarios.

Tras aprobar una solicitud de software, la aplicación también creará un nuevo registro de ‘Software’ que contenga la mayor parte de la información del registro de ‘Solicitud de software’. Este nuevo registro se encontrará en la etapa ‘Borrador’ del flujo de trabajo y podrá consultarse en la vista ‘Software inactivo‘. Localice este nuevo registro y añádale la información adicional que suele ser necesaria para un registro de software, como la versión # y los detalles de pago. Una vez que se haya adquirido el software o el SaaS y esté listo para su uso, puede hacer clic en ‘Marcar como activo’ para indicar que está en uso y que se deben realizar los pagos correspondientes a su vencimiento. El software activo se puede dar de baja haciendo clic en ‘Marcar como inactivo’ para indicar que ya no está en uso y que no se deben realizar más pagos.

También puedes agregar software directamente, sin pasar por el proceso de solicitud y aprobación, simplemente comenzando con el formulario de ‘Software‘.

Detalles del diseño de la aplicación

• los registros de Categoría de software son creados y editados por el Admin de la aplicación rol, pero son visibles para todos.
• SaaS Los registros son los registros principales de la aplicación. Administradores de la app, Gerentes aprobadores, y Editores puedes crearlos y editarlos.

Detalles del flujo de trabajo

Etapas del flujo de trabajo del formulario de solicitud de software:

• Borrador: El solicitante y el rol de Administrador de la App pueden editar la solicitud. Los roles de Lector y Gestor de Software no pueden ver las solicitudes en borrador.
• Solicitada – El Gerente / Aprobador asignado a la solicitud recibirá una notificación por correo electrónico una vez que la solicitud llegue a la etapa de Solicitada. El Gerente / Aprobador decidirá entonces si aprueba o rechaza la solicitud, y agregará comentarios sobre su decisión. El solicitante, y los roles de Administrador de Aplicaciones y Gerente de Software pueden editar la solicitud. El rol de Lector puede ver la solicitud.
• Aprobado – Cuando se aprueba una Solicitud de Software, el solicitante recibirá un correo electrónico notificándole. Además, se creará un registro de Software con la información de la Solicitud de Software añadida (nombre del software, categoría, detalles, etc.). Los usuarios pueden localizar el nuevo registro ‘Borrador‘ en la vista ‘Software Inactivo‘.
• Rechazado – Cuando se rechaza una Solicitud de Software, el solicitante recibirá un correo electrónico notificándoselo y podrá ver los comentarios añadidos. Luego será visible en la vista ‘Todas las Solicitudes Cerradas‘.
  
  

Software de etapas de flujo de trabajo:

• Borrador – Estos son registros incompletos. Después de realizar una solicitud en el servicio, el nuevo registro comienza como un ‘Borrador‘ en la vista de ‘Software Inactivo‘. El solicitante, el Administrador de Aplicaciones y los roles de Gerente de Software pueden editar las solicitudes. El rol de Lector no puede ver las solicitudes en borrador.
• Activo – Estas son suscripciones de software y SaaS que están actualmente activas. Los roles de Administrador de la aplicación y Gestor de software pueden editar solicitudes. Los roles de Solicitante y Lector pueden ver solicitudes.
• Inactivos: estas son suscripciones de software y SaaS que no se están utilizando activamente y cuyas suscripciones no se están pagando. Los roles de Administrador de aplicaciones y Gestor de software pueden editar las solicitudes. Los roles de Solicitante y Lector pueden ver las solicitudes.

Actualizando la app

La plantilla de Gestión de Software y SaaS es completamente funcional por sí sola. Sin embargo, es posible que desees personalizarla para que se ajuste mejor a tus necesidades. páginas de ayuda son un gran lugar para aprender. Además, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte.