La aplicación de gestión de activos se ha desarrollado para ayudar a las organizaciones a gestionar sus activos de capital importantes. Si tiene activos valiosos y desea gestionar dónde se encuentran, quién es el responsable del activo y otra información importante, esta plantilla será un buen punto de partida.
La aplicación le permite organizar y ver los activos por su ID/etiqueta de activo, su sitio/ubicación y el tipo de activo. De este modo, puede comprobar fácilmente cuántas copiadoras tiene en toda la organización o cuántos activos gestionados hay en la Western Factory. La aplicación también permite gestionar el ciclo de vida de los activos: Los activos pueden ser puestos en servicio, retirados del servicio y finalmente eliminados.
Características de la aplicación
- Puede registrar información vital sobre su activo, incluyendo detalles sobre: la compra, la garantía, la localización actual y el historial de localización.
- Seguimiento del progreso desde la adquisición, pasando por la puesta en servicio y finalmente la jubilación
- Con el fin de organizar e informar sobre sus activos, éstos se clasifican de las siguientes maneras:
- Categoría de activos - Una lista de categorías de activos, como PC, equipo de oficina, teléfono móvil, equipo de producción, etc.
- Sitio - Un edificio o sitio en el que se puede ubicar un activo, como la sede central, la oficina de Los Ángeles, la oficina de Nueva York, etc.
- Ver e informar sobre los activos
Imágenes de plantillas de gestión de activos |
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Configuración de la aplicación de gestión de activos
Siga estos pasos para que la aplicación de gestión de activos esté lista para su uso en su organización:
- El formulario de activos pide la categoría a la que pertenece el activo. Para suministrar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de búsqueda > Categorías de activos en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Categoría de activos para cada categoría de activos que desee utilizar: es decir, PC, Equipo de oficina, Teléfono móvil, Equipo de producción, etc.
- El formulario de activos pide el sitio en el que se encuentra el activo. Para suministrar esta lista de nombres de sitios, debe ir a Listas de Búsqueda > Sitios en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Sitio para cada nombre de sitio que desee utilizar: es decir, Sede, Oficina de Los Ángeles, Oficina de Nueva York, etc.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de gestión de activos
Cuando obtenga un nuevo activo fijo, introduzca su información en un registro de Activo. Si el activo va a ser puesto en servicio inmediatamente, puede añadir su sitio y ubicación reales y ponerlo en servicio (haga clic en el botón Poner en servicio en la parte superior del formulario). Si el activo va a ser almacenado antes de su uso, puede establecer su sitio y ubicación en el área de almacenamiento, y posteriormente ponerlo en servicio en su sitio y ubicación finales. Los activos pueden ser retirados una vez que han llegado al final de su vida funcional, o marcados como almacenados.
Detalles del diseño de la aplicación
Esta aplicación tiene un formulario principal llamado Activo. Se utiliza para almacenar información sobre un activo de capital específico.
Esta aplicación también tiene dos formularios adicionales que se utilizan para gestionar las listas de valores de búsqueda utilizados en el formulario de Activos. Cada valor de los campos de la lista de búsqueda de Activos o Sitios es un registro creado con ese formulario (Estos registros sólo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación):
- Categoría de activos - Se utiliza para gestionar una lista de categorías de activos, como PC, fotocopiadora, teléfono móvil, equipo de producción, etc.
- Sitio - Un edificio o sitio en el que se puede ubicar un activo.
Esta aplicación tiene 3 roles de seguridad:
- Administrador de la aplicación: puede crear, editar y eliminar todos los registros de activos, así como los registros de la categoría de activos y las listas de búsqueda de sitios.
- Editor - Puede crear y editar registros de Activos.
- Lector - Puede ver pero no crear o editar registros de activos.
Las etapas del flujo de trabajo para los registros de activos, y el acceso de seguridad en cada etapa, son:
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No en servicio - El rol de Administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
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En el Servicio - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
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Dispuesto - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
No hay correos electrónicos de notificación del flujo de trabajo.
Actualización de la aplicación de gestión de activos
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para funcionar, la plantilla de la aplicación de Gestión de Activos también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si quieres que se registre información adicional sobre tus activos, o quieres vistas adicionales para ordenar los activos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.