Plantilla de Gestión de Portafolio de Proyectos

Esta plantilla está diseñada para ayudar a gestionar información de alto nivel a través de una cartera de proyectos y para recopilar informes de estado mensuales de alto nivel. Está pensada para organizaciones que ejecutan múltiples proyectos simultáneamente, de modo que las partes interesadas puedan obtener una visión general de todos los proyectos de la organización y su progreso.

Características de la app

• Puedes registrar información importante sobre tus proyectos y el equipo que los gestionará.
• Para organizar y reportar sus solicitudes de servicio, estas se categorizan de las siguientes maneras:
  • Área del Proyecto – Una lista de las áreas a las que se puede dirigir un proyecto, como Aplicación, Comunicación, Desarrollo de Usuarios, Procedimientos, etc.
  • Departamento – Una lista de departamentos dentro de tu organización, como TI, Ventas y Finanzas, etc., en los que se puede llevar a cabo un proyecto.
  • Ejemplo: Si tuvieras un proyecto para crear o comprar una aplicación de gestión de ventas para el departamento de Ventas, tendría un Área de Proyecto de Aplicación y un Departamento de Ventas.
• Ver y reportar proyectos.
• Agrega informes de estado simples y regulares de forma mensual. (Se espera que se creen y distribuyan informes de estado más detallados y frecuentes dentro del equipo del proyecto y el comité directivo).

Imágenes de aplicación de gestión de proyectos

Configuración de la aplicación de gestión de carteras de proyectos

Sigue estos pasos para preparar la aplicación Project Portfolio Management para su uso en tu organización:

• El formulario de Proyecto solicita el Área de Proyecto asignada. Para proporcionar esta lista de áreas de proyecto, debe ir a Listas de Búsqueda > Áreas de Proyecto en la navegación lateral izquierda y crear un registro de Área de Proyecto para cada valor de área de proyecto que desee utilizar: por ejemplo, Aplicación, Comunicación, Desarrollo de Usuarios, Procedimientos, etc.
• El formulario de Solicitud de Servicio pide el departamento o los departamentos que el proyecto afectará. Para proporcionar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la navegación lateral izquierda y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI, Finanzas, etc.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de Gestión de Portafolio de Proyectos

Cuando necesite administrar un nuevo proyecto, cree un registro de Proyecto y complete los detalles, y luego guarde el registro. Una vez que el proyecto haya comenzado realmente, haga clic en el botón "Proyecto Iniciado" en la parte superior del formulario. Una vez que el proyecto haya finalizado, haga clic en el botón "Proyecto Completado" en la parte superior del formulario. Durante este tiempo, también podría hacer clic en el botón "Proyecto Cancelado" si el proyecto fue cancelado. Un proyecto cancelado puede ser reactivado. Cree Informes de Estado Mensuales para que las personas que no están directamente involucradas en el proyecto, pero que tienen supervisión gerencial o ejecutiva del proyecto, vean el progreso del mismo.

Detalles del diseño de la aplicación

• Los registros de búsqueda de Departamento y Área de Proyecto solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación.
• Los registros de proyectos son los registros principales de la aplicación y pueden ser creados por miembros con los roles de Administrador de la App y Editor. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Lector – Puede leer registros del Proyecto.
  • Editor – Puede crear y editar, pero no eliminar, registros del proyecto.
  • Admin. de la app – Puede crear, editar y eliminar todos los registros.
• Las etapas del flujo de trabajo son:
  • Borrador – El rol de Administrador de la App y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector solo puede leer el registro.
  • Activo – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector solo puede leer el registro.
  • Completado: El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar registros. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar registros, y el rol de Lector solo puede leer registros.
  • Cancelado - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector solo puede leer el registro.
• No hay notificaciones de flujo de trabajo.

Actualización de la aplicación de gestión de carteras de proyectos

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la aplicación de plantilla de Gestión de Proyectos también puede ser un punto de partida útil para que construyas. Si deseas realizar un seguimiento de información adicional para tus proyectos o quieres vistas adicionales para ordenarlos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.