Esta plantilla está diseñada para ayudar a gestionar la información de alto nivel de una cartera de proyectos y para recopilar informes mensuales de alto nivel sobre su estado. Está pensada para organizaciones que ejecutan varios proyectos simultáneamente, de modo que las partes interesadas puedan obtener una visión general de todos los proyectos de la organización y de su progreso.
Características de la aplicación
- Puede registrar información importante sobre sus proyectos y el equipo que los gestionará.
- Con el fin de organizar e informar sobre sus solicitudes de servicio, éstas se clasifican de las siguientes maneras:
- Área del proyecto - Una lista de las áreas a las que puede dirigirse un proyecto, como Aplicación, Comunicación, Desarrollo de usuarios, Procedimientos, etc.
- Departamento - Una lista de los departamentos de su organización, como el de informática, el de ventas y el de finanzas, etc., en los que se puede llevar a cabo un proyecto.
- Ejemplo: Si tuvieras un proyecto para crear o comprar una app de gestión comercial para el departamento de Ventas, tendría un Área de Proyecto de Aplicación y un Departamento de Ventas.
- Ver e informar sobre los proyectos.
- Añada informes de situación mensuales y sencillos. (Se espera que se creen informes de situación más detallados y frecuentes y que se distribuyan entre el equipo del proyecto y el comité directivo).
Imágenes de la aplicación de gestión de proyectos |
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Configuración de la aplicación de gestión de la cartera de proyectos
Siga estos pasos para que la aplicación de gestión de la cartera de proyectos esté lista para su uso en su organización:
- El formulario del proyecto solicita el área de proyecto asignada. Para suministrar esta lista de áreas de proyecto, debe ir a Listas de Búsqueda > Áreas de Proyecto en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Área de Proyecto para cada valor de área de proyecto que desee utilizar: es decir, Aplicación, Comunicación, Desarrollo de Usuario, Procedimientos, etc.
- El formulario de solicitud de servicio pide el departamento o departamentos a los que afectará el proyecto. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI, Finanzas, etc.
- Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.
Uso de la aplicación de gestión de la cartera de proyectos
Cuando tenga que gestionar un nuevo proyecto, cree un registro de proyecto, rellene los detalles y guarde el registro. Una vez que el proyecto se haya iniciado, haga clic en el botón Proyecto iniciado en la parte superior del formulario. Una vez que el proyecto haya finalizado, haga clic en el botón Proyecto Finalizado en la parte superior del formulario. Durante este tiempo, también puede hacer clic en el botón Proyecto cancelado si el proyecto fue cancelado. Un proyecto cancelado puede ser resucitado. Cree informes de estado mensuales para que las personas que no están directamente involucradas en el proyecto, pero que tienen la gestión del proyecto o la supervisión ejecutiva, vean el progreso de los proyectos.
Detalles del diseño de la aplicación
- Los registros de búsqueda de departamentos y áreas de proyecto sólo pueden ser creados y editados por el rol de administrador de la aplicación.
- Los registros de proyectos son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por los miembros de los roles de administrador y editor de la aplicación. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo más abajo.
- Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
- Lector - Puede leer los registros del proyecto.
- Editor - Puede crear y editar, pero no eliminar, los registros del proyecto.
- App Admin - Puede crear, editar y eliminar todos los registros.
- Las etapas del flujo de trabajo son:
- Borrador - El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector sólo puede leer el registro.
- Activo: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector sólo puede leer el registro.
- Completado - El rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector sólo puede leer el registro.
- Cancelado - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro. El rol de Editor puede editar, pero no eliminar el registro, y el rol de Lector sólo puede leer el registro.
- No hay notificaciones de flujo de trabajo.
Actualización de la aplicación de gestión de la cartera de proyectos
No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para usar, la aplicación de plantilla de gestión de proyectos también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si quieres que se registre información adicional para tus proyectos o quieres vistas adicionales para ordenarlos de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.