Plantilla de seguimiento de tiempo

La aplicación Time Tracker fue desarrollada para ayudar a las organizaciones a gestionar el seguimiento de las horas de trabajo de empleados, contratistas o consultores en proyectos, contratos o presupuestos. Puede ayudar con la facturación a clientes en consultorías y con el seguimiento del esfuerzo o presupuesto del proyecto dentro de las organizaciones. Si necesita rastrear horas de trabajo para pagos, auditorías o informes, esta plantilla sería un excelente punto de partida.

En realidad usamos una versión de esta plantilla internamente para rastrear el trabajo facturable de nuestros consultores para clientes y para proyectos internos. Configuras clientes y proyectos relacionados con esos clientes, y luego puedes registrar el trabajo de una o más personas en esos proyectos. Para proyectos internos, podrías configurar divisiones o departamentos como los ‘clientes’. Los registros de hojas de tiempo completados pasan a revisión y se devuelven al usuario para que los actualice o se marcan como ‘Facturables’. Luego, los registros se pueden marcar como ‘Facturados’ una vez que se le ha facturado al cliente. Hay muchas vistas que permiten a los trabajadores y gerentes ver e informar fácilmente sobre las horas por cliente, proyecto, fecha, consultor (trabajador), etc.

Imágenes de Rastreador de Tiempo

Configuración de la aplicación de seguimiento de tiempo

• Clientes – Primero, necesitas crear la lista de clientes, o divisiones o departamentos internos, que puedan tener proyectos. Ve a la sección Listas de consulta en la navegación lateral izquierda, haz clic en la vista Clientes y luego haz clic + Nuevo en la parte superior de la vista. Cree un registro de Cliente para cada cliente para el que desee realizar un seguimiento del trabajo del proyecto.
• Proyectos: Luego, cree la lista de proyectos para la cual hará seguimiento de las horas. Vaya a la sección Listas de búsqueda en la navegación lateral izquierda, haga clic en la vista ‘Proyecto por...’, y luego haga clic + Nuevo en la parte superior de la vista. Crea un registro de Proyecto por cada flujo de trabajo diferente para el cual desees registrar horas.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de seguimiento de tiempo

Detalles del diseño de la aplicación

• Cliente · Una entidad para la que se puede crear un proyecto. Podrían ser empresas reales, divisiones internas o departamentos.
• Proyecto – Un bloque de trabajo identificable de manera independiente relacionado con un proyecto, un contrato o un presupuesto. Los trabajadores registran las horas que dedican a estos proyectos.

• Administrador de la aplicación: puede crear, editar y eliminar todos los registros de hojas de tiempo, así como los registros de clientes y proyectos.
• Editor: puede crear y editar registros de hojas de tiempo, pero no eliminarlos. (Solo tiene acceso de lectura cuando los registros de hojas de tiempo se encuentran en la etapa ‘Facturado’). También puede ver los registros de clientes y proyectos. (No puede ver la tarifa de facturación ni el monto $ en los registros de hojas de tiempo.)
• Lector: puede crear y ver registros de hojas de tiempo, pero no editarlos. También puede ver los registros de clientes y proyectos. (No puede ver la tarifa de facturación ni el monto $ en los registros de hojas de tiempo.)
• Aprobadores: pueden aprobar los registros de hojas de horas enviados. (El rol de «Aprobadores» solo controla la etapa de aprobación. A los usuarios que sean aprobadores también se les debe asignar uno de los otros tres roles si necesitan usar la aplicación para cualquier otra función.)
• Facturación: puede ver las dos vistas relacionadas con la facturación y consultar la tarifa de facturación y el monto $ en los registros de las hojas de horas. También puede marcarlos como ‘Facturados’. (El rol de Facturación solo controla el acceso a estas funciones relacionadas con la facturación. A los usuarios que sean aprobadores también se les debe asignar uno de los otros tres roles si necesitan usar la aplicación para cualquier otra función.)

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de activos, así como los permisos de acceso en cada etapa, son las siguientes:

• Borrador: el rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro (consultor) pueden editar y eliminar el registro. Los demás roles no tienen acceso al registro en esta etapa.

Existe un único correo electrónico de notificación del flujo de trabajo llamado ‘Devolver al consultor’. Se envía cuando el aprobador hace clic en el botón de acción ‘Devolver al consultor’.

Actualizando la aplicación de seguimiento de tiempo

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usarse, la aplicación de plantilla Time Tracker también puede ser un punto de partida útil para que construyas. Si deseas que se rastree información adicional en tus hojas de tiempo o si quieres vistas adicionales para ordenarlas de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.