Plantilla de seguimiento del tiempo

La aplicación Time Tracker ha sido desarrollada para ayudar a las organizaciones a gestionar el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados/contratistas/consultores con respecto a los proyectos, contratos o presupuestos. Puede ayudar a facturar a los clientes en las consultorías, y a seguir el esfuerzo de los proyectos o el presupuesto dentro de las organizaciones. Si necesita hacer un seguimiento de las horas de trabajo para el pago, la auditoría o la presentación de informes, entonces esta plantilla sería un gran punto de partida.

De hecho, utilizamos una versión de esta plantilla internamente para hacer un seguimiento del trabajo facturable de nuestros consultores para clientes y para proyectos internos. Se configuran los clientes y los proyectos relacionados con esos clientes, y luego se puede registrar el trabajo de una o más personas en esos proyectos. En el caso de los proyectos internos, se pueden establecer divisiones o departamentos como "clientes". Los registros de hojas de tiempo completados se revisan y se devuelven al usuario para que los actualice o se marcan como "facturables". Los registros pueden ser marcados como 'Facturados' una vez que el cliente ha sido facturado. Hay muchas vistas que permiten a los trabajadores y gerentes ver e informar fácilmente sobre las horas por cliente, proyecto, fecha, consultor (trabajador), etc.

Imágenes de Time Tracker

Configuración de la aplicación Time Tracker

• Clientes - En primer lugar, debe crear la lista de clientes, o divisiones o departamentos internos, que pueden tener proyectos. Vaya a la sección de Listas de Búsqueda en el lado izquierdo de la navegación, haga clic en la vista de Clientes, y luego haga clic en + Nuevo en la parte superior de la vista. Cree un registro de Cliente para cada uno de los clientes para los que desee hacer un seguimiento del trabajo del proyecto.
• Proyectos - A continuación, cree la lista de proyectos contra la que hará el seguimiento de las horas. Vaya a la sección de Listas de Búsqueda en la parte izquierda de la navegación, haga clic en la vista "Proyecto por...", y luego haga clic en + Nuevo en la parte superior de la vista. Cree un registro de proyecto para cada flujo de trabajo diferente del que desee hacer un seguimiento de las horas.
• Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Uso de la aplicación Time Tracker

Detalles del diseño de la aplicación

• Cliente - Entidad para la que se puede crear un proyecto. Pueden ser empresas reales o divisiones o departamentos internos.
• Proyecto - Un bloque de trabajo identificable por separado relacionado con un proyecto, contrato o presupuesto. Los trabajadores registran las horas que trabajan en relación con estos proyectos.

• App Admin - Puede crear, editar y eliminar todos los registros de hojas de tiempo, y también los registros de clientes y proyectos.
• Editor - Puede crear y editar registros de hojas de tiempo, pero no eliminarlos. (Sólo tienen acceso a la vista cuando los registros de la hoja de horas están en la fase de "facturado"). También pueden ver los registros de Cliente y Proyecto. (No pueden ver la tasa de facturación y el monto de $ en los registros de hojas de tiempo).
• Lector - Puede crear y ver los registros de hojas de tiempo, pero no editarlos. También pueden ver los registros de Cliente y Proyecto. (No pueden ver la tasa de facturación y el monto de $ en los registros de hojas de tiempo).
• Aprobadores - Pueden aprobar los registros de hojas de tiempo enviados. (El rol de Aprobadores sólo controla la etapa de aprobación. Los usuarios que son Aprobadores también deben recibir uno de los otros tres roles si necesitan usar la aplicación para cualquier otra función).
• Facturación - Puede ver las dos vistas relacionadas con la facturación y ver la tasa de facturación y el monto de $ en los registros de hojas de tiempo. También puede marcarlos como "facturados". (El rol de Facturación sólo controla el acceso a estas funciones relacionadas con la facturación. Los usuarios que son Aprobadores también deben tener uno de los otros tres roles si necesitan usar la aplicación para cualquier otra función).

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de activos, y el acceso de seguridad en cada etapa, son:

• Borrador - El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro (consultor) pueden editar y eliminar el registro. Los demás roles no tienen acceso al registro en esta fase.

Hay un único correo electrónico de notificación del flujo de trabajo llamado "Enviar de vuelta al consultor". Se envía cuando el Aprobador hace clic en el botón de acción "Enviar de vuelta al Consultor".

Actualización de la aplicación Time Tracker

No olvide que, además de ser una aplicación totalmente funcional que está lista para funcionar, la aplicación de plantilla de Time Tracker también puede ser un punto de partida útil para que usted construya a partir de ella. Si quieres que se registre información adicional para tus hojas de tiempo o quieres vistas adicionales para ordenarlas de diferentes maneras, puedes hacer esas actualizaciones tú mismo.