Los botones de acción del flujo de trabajo son la forma en que un revisor puede indicar a una aplicación lo que desea hacer con el registro que está revisando.
Nota: Esta página trata sobre la nueva interfaz de usuario (UI) del flujo de trabajo, que se encuentra en la pestaña Flujo de trabajo nuevo. La interfaz de usuario original sigue disponible por ahora en las pestañas "Flujo de trabajo antiguo" y "Seguridad antigua". Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores sólo están disponibles a través de la nueva interfaz de flujo de trabajo.
Resumen de los botones de acción
Por lo general, los botones de acción se utilizan para hacer avanzar el registro en el flujo de trabajo. Por ejemplo, en la fase de revisión por parte del gestor puede haber botones de acción "Aprobar", "Rechazar" y "Devolver al remitente", y al pulsar "Aprobar" el registro puede pasar a la fase de revisión por parte del vicepresidente.
Los botones de acción de flujo de trabajo están asociados a una etapa de flujo de trabajo específica, por lo que debe definir la Etapa de flujo de trabajo antes de poder añadirle cualquier botón de acción de flujo de trabajo. Para más detalles sobre la creación y gestión de Etapas de flujo de trabajo, consulte el siguiente artículo > Flujo de trabajo: 1 - Etapas
Los botones de acción de flujo de trabajo se crean y gestionan desde la pestaña Flujo de trabajo del diseño de formularios. Para acceder a los botones de acción de flujo de trabajo de un formulario:
| Editar la aplicación > Haga clic en el mosaico del formulario deseado (1) > Haga clic en la opción Flujo de trabajo (2) |
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(3) A continuación, seleccione la etapa de flujo de trabajo deseada:
Por defecto, todos los botones de acción se mostrarán en todos los registros que se encuentren en la fase del flujo de trabajo seleccionada. Sin embargo, puede ocultar botones de acción específicos en diferentes situaciones o a diferentes personas configurando la seguridad de los botones o utilizando la Seguridad de formularios(más información al respecto más adelante):
Crear botones de acción
Una etapa de flujo de trabajo puede tener tantos botones de acción como sea necesario. Las acciones típicas podrían ser cosas como: Aprobar, Rechazar o Solicitar Revisión Financiera.
Para crear un botón de acción, seleccione la etapa deseada en la lista de la parte izquierda de la pantalla y, a continuación, haga clic en "+ Nuevo botón" en la parte superior de la sección Botones de acción, en la mitad inferior de la pantalla.
| Crear diálogo de botones |
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| Artículo | Descripción |
| Nombre del botón | Introduzca el nombre del nuevo botón de acción. |
 | Haga clic para cerrar el diálogo y cancelar la creación del botón de acción. |
 | Haga clic para cerrar el cuadro de diálogo, crear el nuevo botón de acción y volver a la pestaña Flujo de trabajo. |
Después de crear un botón de acción, el panel de propiedades del botón se abrirá inmediatamente a la derecha - aquí es donde se configura y personaliza el botón. Los detalles se tratan en la sección Configuración de los botones de acción un poco más abajo en la página.
Gestionar los botones de acción
Haga clic y arrastre el icono de seis (6) puntos situado en el extremo izquierdo del botón de acción para reordenar la lista de botones. Cuando aparezcan en los registros, al utilizar la aplicación, los botones se mostrarán en orden de lista de izquierda a derecha, empezando por el primer botón de la lista.
Puede editar el nombre del botón seleccionándolo aquí. Este es uno de los dos lugares donde puede editar el nombre - el otro es la sección de Formato de las propiedades del botón.
Propiedades abre las propiedades del botón.
Copiar duplicará el botón y todas sus propiedades, y le permitirá añadirlo a cualquier etapa(s), incluyendo la etapa actual.
Eliminar borra el botón.
Configuración de los botones de acción
Hay muchas opciones de configuración posibles para los botones de acción del flujo de trabajo. Para ayudar a cubrir las opciones esenciales de forma más sencilla, hemos dividido la documentación de los botones de acción de flujo de trabajo en dos artículos. Este artículo 'Básico', y el subsiguiente artículo 'Avanzado'(Flujo de Trabajo: 3 - Botones de Acción (Avanzado)). Aquí cubriremos las características de los botones de acción más utilizadas, y las más avanzadas en el segundo artículo.
Tras crear un botón de acción, se abrirá inmediatamente a la derecha el panel de propiedades del botón. Para editar la configuración de un botón de acción existente, haga clic en el botón 'Propiedadesen el botón.
Las propiedades de los botones se dividen en cuatro pestañas:
- Acciones: Define lo que debe hacer el botón, las acciones a ejecutar cuando se pulse el botón.
- Seguridad: Configurar la visibilidad de los botones.
- Diálogo: Ajustes para un diálogo de confirmación opcional.
- Formato: Define la apariencia visual del botón.
Sólo vamos a cubrir algunos ajustes básicos en la pestaña Acciones, ya que esto es a menudo todo lo que necesita un botón de acción. Todos los demás detalles se pueden encontrar en el siguiente artículo 'Avanzado': Flujo de Trabajo 3 - Botones de Acción (Avanzado).
La mayoría de los botones de acción son simples y deberían hacer siempre lo mismo cada vez que se pulsan. En este caso, sólo necesitamos definir las Acciones por Defecto, y no necesitamos preocuparnos de ninguna Acciones condicionales.
Acciones
Hay un total de 11 tipos de acciones, pero aquí cubriremos las tres más utilizadas (el resto se tratará en el artículo avanzado):
| Tipo de acción | Descripción |
| Etapa del cambio | Mueva el registro a una nueva etapa del flujo de trabajo y establezca el estado del flujo de trabajo en consecuencia, por ejemplo, Borrador a Aprobación del Gerente o Aprobación del VP a Rechazado. Una vez que seleccione 'Cambiar Etapa' como tipo, verá el campo 'Siguiente Etapa'. Seleccione la etapa deseada a la que se moverán los registros al hacer clic en este botón. |
| Enviar correo electrónico | Le permite seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para que se envíe un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. Una vez que seleccione "Enviar correo electrónico" como tipo, verá el campo "Seleccionar" que le permitirá seleccionar la plantilla de correo electrónico deseada o crear una nueva. Los detalles para trabajar con plantillas de correo electrónico para crear mensajes de notificación personalizados se muestran aquí: Plantillas de correo electrónico. |
| Redirigir | Permite seleccionar qué debe ver el usuario después de pulsar el botón de acción, por ejemplo, volver a la vista anterior o abrir un formulario específico. Seleccione entre las siguientes opciones: - a ver registro (Le mantiene mirando el registro, pero lo pone en modo Ver) - a editar registro (Le mantiene mirando el registro, pero lo pone en modo Edición) - a otro formulario - a una página - a una vista - a la página anterior (Normalmente le lleva a la vista desde la que se abrió o creó el registro) - al panel de control (Le lleva al panel de control de las aplicaciones) A continuación, si se selecciona "a otro formulario", "a una página" o "a una vista", elija el Formulario, Página o Vista deseados de la lista suministrada. |
Próximos pasos
| A continuación encontrará enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la creación de un flujo de trabajo: |
| Etapas del flujo de trabajo |
| Seguridad del flujo de trabajo |
| Plantillas de correo electrónico |
| A continuación se encuentran los enlaces a los episodios de la serie de tutoriales sobre la creación de una aplicación de informes de gastos que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo: |
| Parte 5 - Aplicación de Informes de Gastos - Flujo de trabajo |
| Parte 6 - Aplicación de informes de gastos - Seguridad |