Autorización de Gasto

La aplicación "Autorización para Gastos" se desarrolló para ayudar a gestionar y rastrear solicitudes de gastos significativos o de capital a través de un proceso formal de revisión y aprobación. Si desea rastrear y hacer cumplir formalmente un proceso de revisión y aprobación para gastos importantes, esta plantilla sería un excelente punto de partida.

La aplicación te permite organizar y consultar las solicitudes de AFE por su número único, los departamentos asociados, la sede o ubicación y la categoría de AFE. De esta manera, puedes verificar fácilmente cuántas solicitudes de gastos operativos hay en toda la organización o cuántas solicitudes presentó el departamento de Ventas. La aplicación utiliza un proceso de aprobación de dos o tres etapas. Todas las solicitudes deben ser revisadas por evaluadores de negocios y finanzas, y las solicitudes por un monto superior a $5,000 también deben ser revisadas por la Junta de AFE. Las solicitudes no pueden aprobarse sin el proceso de revisión requerido, y los usuarios autorizados pueden ver fácilmente los planes de gastos actuales y futuros.

Características de la app

• Registra información importante sobre tu solicitud de AFE y adminístrala a través de la revisión y aprobación.
• Para organizar y reportar sus activos, estos se categorizan de las siguientes maneras:
  • Departamento – Una lista de departamentos dentro de tu organización, como TI, Ventas y Finanzas, etc.
  • Categoría de AFE – Una lista de categorías para organizar las AFE, como Gasto de Capital, Gastos Operativos, Gasto de Proyecto, etc.
• Los contratos son revisados por el gerente comercial, luego por un responsable de aprobación del Departamento de Finanzas y, si la autorización previa de gastos (AFE) es por $5,000 o más, por la Junta de AFE.
• Notificar a los aprobadores para que reciban notificaciones cada vez que una AFE esté pendiente de su revisión, y notificar a los remitentes cuando se tome una acción sobre su solicitud.
• Ver y reportar sobre las AFE a medida que avanzan en el proceso de aprobación.

Plantilla de Autorización de Gasto Imágenes

Configuración de la aplicación de Autorización de Gastos

Sigue estos pasos para preparar la aplicación de Autorización de Gasto para su uso en tu organización:

• El formulario AFE solicita el/los departamento(s) a los que está relacionado el AFE. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, vaya a Listas de Búsqueda > Departamentos en la navegación lateral izquierda, y cree un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee usar: por ejemplo: Ventas, TI, Finanzas, etc.
• El formulario AFE solicita la(s) categoría(s) de AFE, para ayudar a organizar las solicitudes de AFE. Para suministrar esta lista de categorías de AFE, debe ir a Listas de búsqueda > Categorías de AFE en la navegación lateral izquierda, y crear un registro de Categoría de AFE para cada categoría de AFE que desee utilizar: es decir, Gasto de Capital, Gastos Operativos, Gasto de Proyecto, etc.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de Autorización de Gastos

Cuando se necesite revisar una nueva solicitud de AFE, ingrese los detalles en un registro de AFE. Una vez que se haya ingresado toda la información, haga clic en el botón Enviar en la parte superior del formulario. El contrato pasará entonces por un proceso de revisión y aprobación en tres etapas:

• Revisión de Negocios – El gerente de departamento o el vicepresidente solían hacer la revisión de negocios. Aquí estamos viendo si la Solicitud de AFE apoya algo que tenga sentido comercial.
• Revisión financiera: Por lo general, los miembros de alto rango del Departamento de Finanzas se encargan de la revisión financiera. El objetivo es asegurarnos de que el departamento se mantenga dentro del presupuesto. Las solicitudes de AFE por un monto inferior a $5,000 que se aprueban en la etapa de revisión financiera pasan directamente a la etapa de «Aprobado» y no requieren la revisión de la Junta de AFE.
• Revisión de la Junta de AFE: para las solicitudes de AFE de $5,000 o más, se requerirá una revisión por parte de la Junta de AFE. En este caso, el análisis lo suelen realizar altos funcionarios de diversos departamentos. El objetivo es asegurarnos de que la solicitud de AFE tenga sentido desde el punto de vista estratégico para la organización.

En cada etapa de aprobación, el revisor puede marcar los registros de Solicitud AFE como: Aprobado, Rechazado, Devuelto al Solicitante o Abandonado.

Una vez que todos los revisores aprueban la Solicitud de AFE, se marca como Aprobada.

Detalles del diseño de la aplicación

• Los registros de búsqueda de departamento solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
• Los registros de búsqueda de Categoría AFE solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de Aplicación, pero son visibles para todos.
• Los registros de Solicitud AFE son los registros principales en la aplicación y pueden ser creados por miembros de los roles Editor y Administrador de Aplicación. La seguridad para el registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.

Roles de seguridad

• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Lector – Puede leer, pero no editar registros.
  • Editor: puede crear y editar registros, pero no eliminarlos.
  • Administrador de la aplicación – Puede editar/eliminar todos los registros y hacer clic en todos los botones de acción del flujo de trabajo en todas las etapas del flujo de trabajo.
  • Revisores de Negocios – Pueden editar y aprobar registros en la etapa de Revisión de Negocios.
  • Revisores de finanzas – Pueden editar y aprobar registros en la etapa de Revisión de finanzas.
  • Junta de AFE: Puede editar y aprobar registros en la etapa de Revisión por la Junta de AFE.

Etapas del flujo de trabajo

• Las etapas del flujo de trabajo son:
  • Borrador: El rol de Administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, el rol de Editor puede editar el registro y el rol de Lector puede ver pero no editar el registro.
  • Revisión de Negocio – El rol de Administrador de la App puede editar y eliminar el registro, el rol de Editor puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador y Administrador de la App pueden Aprobar y Rechazar registros de características y asignarlos a una versión.
  • Revisión Financiera – El rol de Administrador de la Aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Aprobador Financiero y Editor pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador Financiero y Administrador de la Aplicación pueden Aprobar y Rechazar los registros de funciones y asignarlos a una versión.
  • Revisión del Consejo AFE – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Aprobador Legal y Editor pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. Los roles de Aprobador Legal y Administrador de la aplicación pueden Aprobar y Rechazar registros de funciones y asignarlos a una versión.
  • Aprobado – El rol de Administrador de Aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. El rol de Administrador de Aplicación puede ejecutar el contrato.
  • Rechazado: el rol de Administrador de la app puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.
  • Abandonado – El administrador de la app puede devolver el contrato al remitente para que pueda rehacerlo y reenviarlo.

Notificaciones de flujo de trabajo

• Notificaciones de flujo de trabajo son:
  • Etapa de borrador: Al enviar, se notifica al rol de Aprobadores de Negocio que hay una Solicitud AFE esperando revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión de Negocio’.
  • Etapa de Revisión de Negocio: Al aprobarse, el rol de Aprobadores Financieros recibe una notificación de que hay una Solicitud AFE esperando revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación de Revisión Financiera’.
  • Fase de Revisión Financiera – Al aprobarse, se notifica al rol de la Junta AFE que hay una Solicitud AFE en espera de revisión. La plantilla de correo electrónico se llama ‘Notificación Junta AFE’.
  • Etapas de Revisión de Negocios, Revisión Financiera y Junta AFE: Se envía al solicitante una notificación de la decisión del revisor, utilizando la plantilla de correo electrónico denominada ‘Notificación al Solicitante’. La excepción es si el revisor devuelve la solicitud al solicitante, en cuyo caso se utiliza una notificación utilizando la plantilla de correo electrónico ‘Devuelto al Solicitante’.

Actualización de la aplicación de Autorización de Gastos

No olvides que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para usar, la aplicación modelo de Autorización de Gastos (AFE) también puede servirte como un punto de partida útil para desarrollar tu propia versión. Si quieres que se registre información adicional para tus solicitudes de AFE, deseas vistas adicionales para ordenar las solicitudes de AFE de diferentes maneras o quieres cambiar el límite de $5,000 para las revisiones de la Junta de AFE, puedes realizar esas actualizaciones tú mismo; consulta nuestro páginas de ayuda para aprender cómo.