Plantilla de Informe de Gastos

Esta plantilla está diseñada para ingresar, aprobar y dar seguimiento a las reclamaciones de gastos.

Características de la app

• Crear registros para informes de gastos, cada uno con elementos de línea de gastos individuales ilimitados.
• Los gerentes revisan y aprueban, rechazan o devuelven el informe de gastos al solicitante.
• El aprobador (gerente) recibe una notificación cuando hay un informe de gastos para revisar.
• El solicitante recibe una notificación sobre la decisión del aprobador.
• Ver e informar sobre informes de gastos.
• Crear una lista de Departamentos predefinidos.

Imágenes de aplicación de reportes de gastos

Configuración de la aplicación de informes de gastos

Por favor, sigue estos pasos para preparar la aplicación Informes de gastos para su uso en tu organización:

• El formulario de informe de gastos solicita el departamento asociado con el usuario y su informe de gastos. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la navegación lateral izquierda y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI o Finanzas. Puede usar la + Agregar Nuevo Registro botón en la parte inferior de la vista para agregar un registro en blanco, y los valores se pueden editar haciendo clic directamente en el campo.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Cómo usar la aplicación de informes de gastos

Un usuario que ha tenido gastos y desea un reembolso, creará un registro de Informe de Gastos e incluirá los detalles de cada uno de sus artículos de gasto. Una vez que el creador envíe el informe de gastos, su gerente será notificado por correo electrónico de que necesita.

Detalles del diseño de la aplicación

• Los registros de consulta de departamentos solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación.
• Los informes de gastos son los registros principales en la aplicación y pueden ser creados por miembros de todos los roles. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo a continuación.
• Roles de seguridad y su propósito general son:
  • Lectores: Pueden crear y leer registros de informes de gastos, pero no editarlos.
  • Editores: pueden crear y editar registros de informes de gastos, pero no eliminarlos.
  • Admin. de Aplicación – Puede crear, editar y eliminar todos los registros, incluidos los de Departamento.
  • Empleado: rol dinámico que se asigna a la persona cuyo nombre figura en el campo «Empleado» de cada registro. Puede editar los informes de gastos en los que figure su nombre en las etapas correspondientes del flujo de trabajo.
  • Gerente: Rol dinámico que asigna a la persona nombrada en el campo Gerente para cada registro. Puede aprobar y editar los Informes de Gastos en los que aparece en las etapas apropiadas del flujo de trabajo.
• Las etapas del flujo de trabajo del Informe de gastos son:
  • Borrador – La función de Administrador de la App y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, la función de Editores puede editar el registro, y la función de Lectores pueden ver pero no editar el registro.
  • Resumen: el rol «Administrador de la aplicación» puede editar y eliminar el registro; los roles «Editores» pueden editar el registro; y el rol «Lectores» puede ver el registro, pero no editarlo. El «Gerente» (valor del campo) y el rol «Administrador de la aplicación» pueden aprobar y rechazar los registros de informes de gastos.
  • Aprobado – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y los roles de Lectores, Empleado y Gerente pueden ver pero no editar el registro.
  • Rechazado – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y los roles de Lectores, Em.
• Las notificaciones del flujo de trabajo de los informes de gastos son:
  • Borrador – Al enviar, el Gerente (valor del campo) es notificado de que hay un Reporte de Gastos esperando revisión. La plantilla del correo electrónico se llama Notificación de Revisión.
  • Etapa de Revisión – Al aprobar o rechazar, se notifica al solicitante de la decisión del aprobador. La plantilla de correo electrónico se llama Notificación del Solicitante. Además, al devolver, se notifica al solicitante de la devolución y la plantilla de correo electrónico se llama Notificación de Devolución.