1. Inicio
  2. Plantillas de aplicaciones
  3. Plantilla de informes de gastos

Plantilla de informes de gastos

Esta plantilla está diseñada para la introducción, aprobación y seguimiento de las solicitudes de gastos.

Características de la aplicación

  • Crear una lista de Departamentos predefinidos
  • Crear registros para informes de gastos, cada uno con un número ilimitado de partidas de gastos individuales
  • Los gestores revisan y aprueban, rechazan o devuelven el informe de gastos al solicitante
  • El aprobador recibe una notificación cuando hay un informe de gastos que revisar
  • El solicitante es notificado de la decisión del aprobador
  • Ver e informar sobre los informes de gastos

Imágenes de la aplicación de informes de gastos

Configuración de la aplicación de informes de gastos

Siga estos pasos para que la aplicación de Informes de Gastos esté lista para su uso en su organización:

  • El formulario de informe de gastos solicita el departamento asociado al usuario y su informe de gastos. Para suministrar esta lista de nombres de departamentos, debe ir a Listas de búsqueda > Departamentos en la navegación de la izquierda, y crear un registro de Departamento para cada nombre de departamento que desee utilizar: es decir, Ventas, TI o Finanzas.
  • Deberá asignar las personas adecuadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Vaya a Lookup Application Setting > Edit App en la navegación de la izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, seleccione Security > Roles and Users en la navegación de diseño de la izquierda. A continuación, seleccione cada uno de los roles de la aplicación (que se explican más adelante en Detalles del diseño de la aplicación), y utilice el panel de la derecha, que aparece cuando se selecciona un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Uso de la aplicación de informes de gastos

Un usuario que haya tenido gastos y quiera ser reembolsado, crearía un registro de Informe de Gastos e incluiría los detalles de cada una de sus partidas de gastos. Una vez que el creador envía el informe de gastos, su gestor recibe una notificación por correo electrónico para que lo revise. El gestor puede aprobar o rechazar el informe de gastos, o devolverlo al creador con comentarios. El creador será notificado de su decisión por correo electrónico.

Detalles del diseño de la aplicación

  • Los registros de búsqueda de departamentos sólo pueden ser creados y editados por el rol de administrador de la aplicación, pero son visibles para todos.
  • Los registros de informes de gastos son los principales registros de la aplicación, y pueden ser creados por miembros de todos los roles. La seguridad del registro se detalla en la sección de flujo de trabajo más abajo.
  • Los roles de seguridad, y su propósito general, son:
    • Lectores - Pueden crear y leer, pero no editar, registros de Informes de Gastos.
    • Editores - Pueden crear y editar, pero no eliminar, registros de informes de gastos.
    • Administrador de la aplicación: puede editar y eliminar todos los registros, incluidos los de los departamentos.
  • Las etapas del flujo de trabajo son:
    • Borrador - El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro pueden editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro, y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.
    • Revisión - El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro. El gestor nombrado (valor del campo) y el rol de administrador de la aplicación pueden aprobar y rechazar los registros de informes de gastos.
    • Aprobado: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.
    • Rechazado: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.
  • Las notificaciones del flujo de trabajo son:
    • Etapa de Borrador - En el momento de la presentación, el gestor nombrado (valor del campo) es notificado de que hay un informe de gastos en espera de ser revisado. La plantilla de correo electrónico se llama Borrador de Presentación.
    • Etapa de revisión - Al aprobar o rechazar el solicitante se le notifica la decisión del aprobador. La plantilla de correo electrónico se llama Aceptar o Rechazar.
Actualizado el 4 de noviembre de 2019

¿Le ha resultado útil este artículo?

Artículos relacionados