Los roles y los usuarios son una parte integral de todas las aplicaciones. Los roles son un poco como los grupos, y son una parte clave de cómo se controla quién puede hacer qué en una aplicación. Habilidades como crear un nuevo registro, ver y hacer clic en una acción de flujo de trabajo o ver una vista, son todos controlados por los roles. Usted agrega personas a un rol, y luego le dice a GW Apps qué rol puede ver o hacer cada habilidad específica.
Hay tres tipos de papeles:
- Roles gestionados - Los roles gestionados tienen sus usuarios directamente gestionados desde la pantalla de Roles y Usuarios. Los miembros del rol son fijos, a menos que alguien edite los miembros del rol desde la pantalla de Roles y Usuarios. Esto también significa que el rol define a las mismas personas, sin importar el registro con el que esté relacionado.
- Roles dinámicos - Los roles dinámicos no tienen sus usuarios gestionados directamente desde la pantalla de Roles y Usuarios. No se puede ver quién es miembro del rol, ya que el rol no tiene miembros fijos. Utilizando una acción de flujo de trabajo, cada rol dinámico puede tener sus miembros establecidos específicamente para ese registro. Por lo tanto, un rol dinámico normalmente tendrá un conjunto diferente de miembros para cada registro en la aplicación. Se utilizan para permitir flujos de trabajo tales como tener sólo los administradores del usuario notificados y capaces de editar y aprobar un registro una vez que se presenta, en lugar de un grupo de administradores para todas las solicitudes.
- Roles compar tidos - Los roles compartidos son como los roles gestionados, pero se definen en la administración de la plataforma y pueden utilizarse en cualquier aplicación. De esta manera, usted puede tener un rol de Vicepresidente y/o un rol de Gerente de Recursos Humanos que usted configura una vez, pero que puede utilizar en múltiples aplicaciones. Proporciona eficiencia y control en la gestión de roles, en lugar de nuevas capacidades de la aplicación.
Para acceder a la pantalla de Roles y Usuarios, vaya a: Editar aplicación > Seguridad > Roles y usuarios.
| Pantalla de Roles y Usuarios |
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Gestión de roles y usuarios
| Roles y usuarios - Detalles |
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| Artículo | Descripción |
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Permite crear un nuevo rol en la aplicación. |
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Permite añadir un usuario a la aplicación y seleccionar un único rol inicial para él. El usuario tiene que ser ya un usuario registrado en la plataforma, para que pueda ser añadido a una aplicación. |
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Permite importar un rol que ha sido definido por el administrador de la plataforma. Los roles compartidos se gestionan de forma centralizada y están disponibles para ser utilizados en cada aplicación. Arriba, "Todos los usuarios del dominio" es un ejemplo de rol compartido. |
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Permite importar múltiples usuarios y asignarlos a un rol en un solo paso. Se debe disponer de un archivo CSV que contenga las direcciones de correo electrónico de los usuarios requeridos. El archivo puede contener otras columnas, ya que el diálogo permitirá seleccionar la columna correcta. |
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Haga clic para editar el rol asociado. Este icono aparece en gris y no se puede hacer clic en los roles compartidos. |
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Haga clic para gestionar los miembros del rol asociado. Abre un panel de propiedades en el lado derecho para permitir la gestión de los miembros. Este icono se muestra tachado y no se puede pulsar en los roles Dinámico y Compartido, ya que sus miembros se gestionan de otra manera. (Para más detalles, consulte la sección del panel de miembros del rol). |
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[Sólo roles manuales y dinámicos] Haga clic para eliminar el rol asociado. |
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[Sólo roles compartidos] Haga clic para desvincular el rol asociado. Esto elimina el rol compartido de la aplicación. No elimina el rol compartido real de la plataforma. |
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Haga clic para ver en qué parte de la aplicación se utiliza el rol asociado. Abre un panel de propiedades en el lado derecho para permitir la revisión del uso de los roles. (Para más detalles, consulte la sección Panel de Permisos de Roles). |
Panel de miembros de la función
| Panel de miembros de la función |
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| Artículo | Descripción |
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Buscar miembros - Al hacer clic en el catalejo (A), aparecerá el campo Buscar miembros encima de la lista de miembros, como se muestra en la segunda captura de pantalla. Comience a escribir el nombre de un usuario y la lista de miembros se filtrará para mostrar sólo los nombres que coincidan. |
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Añadir nuevos miembros - Haciendo clic en la cabeza (B), aparecerá el campo Añadir nuevos miembros encima de la lista de miembros, como se muestra en la tercera captura de pantalla. Comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario válido. Una lista desplegable mostrará los usuarios que coinciden con lo que se ha escrito hasta ahora: Seleccione el nombre requerido una vez que lo vea en la lista desplegable. El usuario se añadirá a los miembros del rol. |
Panel de Permisos de Rol
| Panel de Permisos de Rol |
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| Artículo | Descripción |
| Puede crear | Si este rol tiene permiso para crear nuevos registros con el formulario seleccionado. (En la captura de pantalla mostrada arriba, y Editores es el nombre del rol seleccionado. Activo, Tipo de Activo y Sitio son los nombres de los tres formularios en la aplicación de ejemplo. Se muestran como mosaicos expandibles en el panel de permisos). |
| Etapas | Muestra las etapas del flujo de trabajo del formulario seleccionado, y qué nivel de permiso general tiene este rol para esa etapa del flujo de trabajo. |
| Vistas | Muestra las vistas de la aplicación actual, y si este rol puede ver esa vista. |
Creación de nuevos roles
Para crear un nuevo rol, haga clic en el botón + Nuevo Rol en la parte superior izquierda de la página. A continuación, verá el siguiente cuadro de diálogo:
| Crear diálogo de rol |
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| Artículo | Descripción |
| Nombre | El nombre de la nueva función. Que sea corto pero descriptivo, como Editores, Gestores de Ventas o Aprobadores. |
| Descripción | Opcional] Si lo desea, añada una descripción más larga del propósito de los roles o de su pertenencia. |
| Gestionado | Un rol administrado es como un grupo de correo electrónico normal: Alguien añadirá y eliminará miembros del rol manualmente. |
| Forma definida (dinámica) | Un rol definido por el formulario, o dinámico, no tiene miembros fijos. En su lugar, sus miembros se buscarán a partir del valor de un campo de Búsqueda de Directorio especificado en un formulario. De esta manera, el rol puede tener diferentes miembros para cada registro. Por ejemplo, podría ser el director de departamento del creador del registro (suponiendo que esa información estuviera disponible en la aplicación). |
Añadir usuarios (compartir)
Para añadir un usuario a esta aplicación, haga clic en el botón + Añadir usuario. A continuación, verá el siguiente cuadro de diálogo:
| Diálogo de añadir usuario (compartir) |
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| Artículo | Descripción |
| Introduzca el correo electrónico | Comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario válido. Una lista desplegable mostrará los nombres coincidentes: Seleccione el nombre requerido una vez que lo vea en la lista desplegable. |
| Papel | Seleccione el rol inicial al que debe añadirse el usuario. Al usuario se le pueden asignar funciones adicionales después de añadirlo a la aplicación. |
| Mensaje de correo electrónico | Opcional] Por defecto, el usuario seleccionado recibirá un mensaje de correo electrónico avisándole de que ha sido añadido a los usuarios de esta aplicación. Si desea añadir un mensaje específico a este correo electrónico, añada el texto en el campo Mensaje de correo electrónico. |
| Omitir el envío de un correo electrónico a los usuarios | [Opcional] Si no desea que el usuario seleccionado reciba un mensaje de correo electrónico, marque la opción "Omitir el envío de un correo electrónico a los usuarios". |
Importación de usuarios
También puede importar usuarios en masa a la aplicación. Para utilizar el asistente de importación de usuarios, haga clic en el botón + Importar usuarios. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
| Diálogo de importación de usuarios |
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| Artículo | Descripción |
| Adjuntar archivo | Haga clic en este botón para seleccionar el archivo CSV deseado. Sólo se mostrarán en el diálogo de selección los archivos con extensión ".csv". |
| Saltar la primera fila del csv | Opcional] Si el archivo CSV tiene una cabecera de fila superior con etiquetas de texto para identificar el contenido de las columnas, seleccione esta opción para que la etiqueta de la cabecera no se importe. |
| Papel | Seleccione el rol inicial al que se debe añadir el usuario(s). A los usuarios se les pueden asignar funciones adicionales después de añadirlos a la aplicación. |
| Mensaje de correo electrónico | Opcional] Por defecto, el usuario seleccionado recibirá un mensaje de correo electrónico avisándole de que ha sido añadido a los usuarios de esta aplicación. Si desea añadir un mensaje específico a este correo electrónico, añada el texto en el campo Mensaje de correo electrónico.
(Como la opción "Omitir el envío de un correo electrónico a los usuarios" está seleccionada por defecto para el cuadro de diálogo de importación, no verá el campo Mensaje de correo electrónico hasta que se desactive esa opción). |
| Omitir el envío de un correo electrónico a los usuarios | Si no desea que el usuario seleccionado reciba un mensaje de correo electrónico, marque la opción "Omitir el envío de un correo electrónico a los usuarios". |
Vídeo de demostración de funciones y usuarios
En el siguiente vídeo se describen las etapas de creación del flujo de trabajo:
Próximos pasos
| A continuación encontrará enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la seguridad de las aplicaciones: |
| Seguridad: Usuarios de aplicaciones |
| Seguridad: Usuarios de aplicaciones |
| A continuación está el enlace al episodio de la serie de tutoriales sobre la creación de una aplicación de informes de gastos que incluye descripciones sobre la configuración de la seguridad: |
| Parte 6 - Aplicación de informes de gastos - Seguridad |