Questo modello è stato progettato per aiutare a gestire e monitorare i contratti attraverso un processo formale di revisione e approvazione.
Caratteristiche dell'app
- È possibile registrare informazioni importanti relative ai propri contratti e gestirli fino all'approvazione e all'esecuzione.
- Al fine di organizzare e riportare le tue risorse, queste sono classificate nei seguenti modi:
- Dipartimento – Un elenco dei dipartimenti all'interno della tua organizzazione, come IT, Vendite e Finanza, ecc.
- I contratti vengono esaminati dal responsabile commerciale, quindi da un responsabile del reparto finanziario e infine da un responsabile del reparto legale.
- Gli approvatori ricevono una notifica ogni volta che un contratto è in attesa della loro revisione.
- Il contratto può essere abbandonato in qualsiasi momento.
- Visualizza e genera report sui contratti mentre vengono elaborati nel processo di approvazione.
Modello di gestione dei contratti Immagini |
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Configurazione dell'app per la gestione dei contratti
Segui questi passaggi per preparare l'app Gestione contratti all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo Contratto richiede il reparto a cui si riferisce il contratto. Per fornire questo elenco di nomi di reparti, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Reparti nella barra di navigazione a sinistra e creare un record Reparto per ogni nome di reparto che si desidera utilizzare: ad esempio Vendite, IT o Finanza.
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Accedere a Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, selezionare Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione di progettazione a sinistra. Quindi selezionare ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti di seguito in Dettagli di progettazione dell'app) e utilizzare il pannello a destra, che appare quando si seleziona un ruolo, per impostare chi deve ricoprire tale ruolo.
Utilizzo dell'app per la gestione dei contratti
Quando è necessario esaminare un nuovo contratto, inserisci i dettagli in un record Contratto. Una volta inserite tutte le informazioni, clicca sul pulsante Invia nella parte superiore del modulo. Il contratto passerà quindi attraverso un processo di revisione e approvazione in tre fasi:
- Revisione aziendale – La revisione aziendale viene solitamente effettuata dal responsabile di reparto o dal vicepresidente. In questa fase si valuta se il contatto è vantaggioso dal punto di vista commerciale.
- Revisione finanziaria – La revisione finanziaria viene solitamente effettuata dai membri senior del reparto finanziario. In questo caso, ci assicuriamo che i prezzi siano competitivi e che il reparto rispetti il budget.
- Revisione legale – La revisione legale viene solitamente effettuata dai membri senior dell'Ufficio Legale. In questa fase ci assicuriamo che i termini del contratto siano favorevoli e conformi alle politiche aziendali.
Ad ogni fase di approvazione, il revisore può contrassegnare i record contrattuali come: Approvato, Rifiutato, Restituito al richiedente o Abbandonato.
Dopo che tutti i revisori hanno approvato il contratto, questo viene contrassegnato come approvato. Una volta eseguito il contratto reale, anche il record dell'app viene spostato nella fase del flusso di lavoro Eseguito.
Dettagli sul design dell'app
- I record di ricerca dei reparti possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app, ma sono visibili a tutti.
- I record dei contratti sono i record principali dell'applicazione e possono essere creati dai membri con ruoli di Editor e App Admin. La sicurezza dei record è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.
- I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
- Lettore – Può leggere, ma non modificare, i record.
- Editor – Può creare e modificare, ma non eliminare, i record.
- Amministratore dell'app: può modificare ed eliminare tutti i record.
- Revisore aziendale (dinamico) – Può modificare e approvare i record nella fase di revisione aziendale. Il ruolo è dinamico ed è configurato per essere la persona indicata nel campo "Contatto aziendale principale".
- Revisori finanziari – Possono modificare e approvare i record nella fase di revisione finanziaria.
- Revisori legali – Possono modificare e approvare i record nella fase di revisione legale.
- Le fasi del flusso di lavoro sono:
- Bozza – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record possono modificare ed eliminare il record, il ruolo di editore può modificare il record, mentre il ruolo di lettore può visualizzare il record ma non modificarlo.
- Riesame aziendale – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editor può modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo. I ruoli Approvatore e Amministratore dell'app possono approvare e rifiutare i record delle funzionalità e assegnarli a una versione.
- Revisione finanziaria: il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, i ruoli di approvatore finanziario e redattore possono modificare il record, mentre il ruolo di lettore può visualizzare il record ma non modificarlo. I ruoli di approvatore finanziario e amministratore dell'app possono approvare e rifiutare i record delle funzionalità e assegnarli a una versione.
- Revisione legale – Il ruolo di amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, i ruoli di approvatore legale e redattore possono modificare il record, mentre il ruolo di lettore può visualizzare il record ma non modificarlo. I ruoli di approvatore legale e amministratore dell'app possono approvare e rifiutare i record delle funzionalità e assegnarli a una versione.
- Approvato – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editori può modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo. Il ruolo Amministratore dell'app può eseguire il contratto.
- Rifiutato – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editori può modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo.
- Abbandonato – L'amministratore dell'app può restituire il contratto al mittente affinché possa rielaborarlo e inviarlo nuovamente.
- Le notifiche del flusso di lavoro sono:
- Fase di bozza – Al momento dell'invio, il ruolo di revisore aziendale (dinamico), configurato come la persona indicata nel campo "Contatto aziendale principale", riceve una notifica che è presente un contratto in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione aziendale".
- Fase di revisione aziendale – Al momento dell'approvazione, il ruolo di approvatore finanziario viene informato della presenza di un contratto in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione finanziaria".
- Fase di revisione finanziaria – Al momento dell'approvazione, il ruolo dei responsabili legali viene informato della presenza di un contratto in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama "Notifica di revisione legale".
- Fasi di revisione aziendale, revisione finanziaria e revisione legale: se il contratto viene rifiutato o restituito, al mittente viene inviata una notifica utilizzando il modello di e-mail denominato "Notifica di restituzione o rifiuto". Se il contratto viene abbandonato, viene utilizzata una notifica che utilizza il modello di e-mail "Notifica di abbandono".
Aggiornamento dell'app per la gestione dei contratti
Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, l'app modello Gestione contratti può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per creare la tua app personalizzata. Se desideri monitorare ulteriori informazioni relative ai tuoi contratti o vuoi visualizzazioni aggiuntive per ordinare i contratti in modi diversi, puoi apportare tu stesso tali aggiornamenti.