Modello di Gestione Contrattuale

Questo modello è progettato per aiutare a gestire e monitorare i contratti attraverso un processo formale di revisione e approvazione.

Funzionalità dell'app

• Puoi registrare informazioni importanti sui tuoi contratti e gestirli fino all'approvazione e all'esecuzione.
• Per organizzare e rendicontare i tuoi beni, questi sono suddivisi nelle seguenti categorie:
  • Dipartimento – Un elenco dei dipartimenti della tua organizzazione, come IT, Vendite e Finanza, ecc.
• I contratti vengono esaminati dal responsabile aziendale, poi da un approvatore del Dipartimento Finanza e infine da un approvatore del Dipartimento Legale.
• Gli approvatori ricevono notifiche ogni volta che un contratto è in attesa della loro revisione.
• Il contratto può essere abbandonato in qualsiasi fase.
• Visualizza e carica report sui contratti durante il loro processo di approvazione.

Modelli di immagini per la gestione dei contratti

Configurare l'App di Gestione Contratti

Segui questi passaggi per preparare l'app Gestione contratti all'uso nella tua organizzazione:

• Il modulo Contratto richiede il dipartimento per cui è stato stipulato il contratto. Per fornire questo elenco di nomi di dipartimenti, è necessario accedere a Liste di riferimento > Dipartimenti nella navigazione sul lato sinistro e creare un record Dipartimento per ogni nome di dipartimento che si desidera utilizzare: ad esempio, Vendite, IT o Finanza.
• Dovrai assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Imposta applicazione di ricerca > Modifica app nella navigazione a sinistra, e una volta che appare la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella navigazione di progettazione a sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione (discussi di seguito nei dettagli di progettazione dell'app) e usa il pannello di destra, che appare quando selezioni un ruolo, per impostare chi dovrebbe far parte del ruolo.

Utilizzando l'app Gestione contratti

Quando un nuovo contratto deve essere esaminato, inserisci i dettagli in un record Contratto. Una volta inserite tutte le informazioni, fai clic sul pulsante Invia nella parte superiore del modulo. Il contratto seguirà quindi un processo di revisione e approvazione in tre fasi:

• Business Review – Il direttore di dipartimento o il VP solitamente si occuperebbero della revisione del business. Qui stiamo valutando se il contatto abbia senso dal punto di vista commerciale.
• Revisione Finanziaria – Di solito, i membri senior del Dipartimento Finanziario effettuano la revisione finanziaria. Qui miriamo a garantire che i prezzi siano competitivi e che il dipartimento rimanga entro il budget.
• Revisione legale – I membri senior dell'Ufficio Legale di solito effettuano la revisione legale. Qui miriamo ad assicurarci che i termini del contratto siano favorevoli e conformi alle politiche aziendali.

In ogni fase di approvazione, il revisore può contrassegnare i record del contratto come: Approvato, Rifiutato, Restituito al Richiedente o Abbandonato.

Una volta che tutti i revisori hanno approvato il contratto, questo viene contrassegnato come approvato. Una volta eseguito il contratto effettivo, anche il record dell'app viene spostato alla fase del flusso di lavoro "Eseguito".

Dettagli Progettazione App

• I record di ricerca del dipartimento possono essere creati e modificati solo dal ruolo di Amministratore dell'app, ma sono visibili a tutti.
• I record di contratto sono i record principali nell'applicazione e possono essere creati da membri dei ruoli Editor e App Admin. La sicurezza per il record è dettagliata nella sezione workflow qui sotto.
• I ruoli di sicurezza, e il loro scopo generale, sono:
  • Lettore – Può leggere i record, ma non modificarli.
  • Editor – Può creare e modificare i record, ma non eliminarli.
  • App Admin – Può modificare ed eliminare tutti i record.
  • Business Reviewer (Dinamico) – Può modificare e approvare record nella fase di Business Review. Il ruolo è dinamico ed è configurato per essere la persona indicata nel campo ‘Primary Business Contact’.
  • Revisori Finanziari – Possono modificare e approvare i record nella fase di Revisione Finanziaria.
  • Revisori legali – Possono modificare e approvare i record nella fase di revisione legale.
• Le fasi del flusso di lavoro sono:
  • Bozza – Il ruolo Admin dell'app e il proprietario del record possono modificare ed eliminare il record, il ruolo Editor può modificare il record e il ruolo Lettore può vedere ma non modificare il record.
  • Recensione aziendale: il ruolo di Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo di Editor può modificare il record e il ruolo di Lettori può visualizzare ma non modificare il record. I ruoli Approvatore e Amministratore dell'app possono approvare e rifiutare i record delle funzionalità e assegnarli a una release.
  • Revisione Finanziaria – Il ruolo App Admin può modificare ed eliminare il record, i ruoli Finance Approver ed Editor possono modificare il record, e il ruolo Readers può visualizzare ma non modificare il record. I ruoli Finance Approver e App Admin possono approvare e rifiutare i record delle funzionalità e assegnarli a una release.
  • Revisione legale – Il ruolo di Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, i ruoli Approvatore legale ed Editor possono modificare il record, mentre il ruolo Lettori può visualizzare ma non modificare il record. I ruoli Approvatore legale e Amministratore dell'app possono approvare e rifiutare i record della funzionalità e assegnarli a una release.
  • Approvato – Il ruolo App Admin può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editor può modificare il record e il ruolo Reader può visualizzare ma non modificare il record. Il ruolo App Admin può Eseguire il Contratto.
  • Rifiutato: il ruolo App Admin può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editor può modificare il record e il ruolo Reader può vedere ma non modificare il record.
  • Abbandonato – L'amministratore dell'app può restituire il contratto al mittente affinché possa rielaborarlo e inviarlo nuovamente.
• Notifiche del flusso di lavoro sono:
  • Fase di bozza – Al momento dell'invio, al ruolo Revisore aziendale (dinamico), configurato per essere la persona indicata nel campo ‘Referente aziendale principale’, viene notificata la presenza di un contratto in attesa di revisione. Il modello di email si chiama ‘Notifica di revisione aziendale’.
  • Fase di revisione aziendale – Alla conferma, il ruolo degli Approvatori Finanziari viene notificato che è in attesa un contratto per la revisione. Il modello di email si chiama ‘Notifica Revisione Finanziaria’.
  • Fase di Revisione Finanziaria – All'approvazione, il ruolo dei Responsabili Legali viene notificato che c'è un contratto in attesa di revisione. Il modello di email si chiama ‘Notifica di Revisione Legale’.
  • Fasi di Revisione Aziendale, Revisione Finanziaria e Revisione Legale - Al richiedente viene inviata una notifica se il contratto viene rifiutato o restituito, utilizzando il modello e-mail denominato ‘Notifica di restituzione o rifiuto’. Se il contratto viene abbandonato, viene utilizzata una notifica tramite il modello e-mail ‘Notifica di abbandono’.

Aggiornamento dell'app di gestione dei contratti

Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, l'app modello per la Gestione dei Contratti può anche essere un utile punto di partenza su cui basarsi. Se desideri tracciare informazioni aggiuntive per i tuoi contratti o hai bisogno di viste aggiuntive per ordinarli in modi diversi, puoi apportare tu stesso tali aggiornamenti.