Questo modello è progettato per l'inserimento, l'approvazione e il monitoraggio delle note spese.
Caratteristiche dell'app
- Crea registrazioni per le note spese, ciascuna con un numero illimitato di voci di spesa individuali.
- I manager esaminano e approvano, rifiutano o restituiscono la nota spese al richiedente.
- Il responsabile dell'approvazione (manager) riceve una notifica quando c'è una nota spese da esaminare.
- Il richiedente viene informato della decisione dell'approvatore.
- Visualizza e genera report sulle note spese.
- Crea un elenco di reparti predefiniti.
Immagini dell'app per le note spese |
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Configurazione dell'app per le note spese
Segui questi passaggi per preparare l'app Expense Reports all'uso nella tua organizzazione:
- Il modulo Rapporto spese richiede il reparto associato all'utente e al suo rapporto spese. Per fornire questo elenco di nomi di reparti, è necessario andare su Elenchi di ricerca > Reparti nella barra di navigazione a sinistra e creare un record Reparto per ogni nome di reparto che si desidera utilizzare: ad esempio Vendite, IT o Finanza. È possibile utilizzare il pulsante + Aggiungi nuovo record nella parte inferiore della vista per aggiungere un record vuoto, e i valori possono essere modificati cliccando direttamente nel campo.
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Accedere a Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, selezionare Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione di progettazione a sinistra. Quindi selezionare ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti di seguito in Dettagli di progettazione dell'app) e utilizzare il pannello a destra, che appare quando si seleziona un ruolo, per impostare chi deve ricoprire tale ruolo.
Utilizzo dell'app Expense Reports
Un utente che ha sostenuto delle spese e desidera essere rimborsato, crea un registro delle spese e include i dettagli di ciascuna voce di spesa. Una volta che il creatore invia il registro delle spese, il suo responsabile viene avvisato tramite e-mail che deve esaminarlo. Il responsabile può approvare o rifiutare il registro delle spese, oppure restituirlo al creatore con dei commenti. Il creatore sarà informato della decisione tramite e-mail.
Dettagli sul design dell'app
- I record di ricerca dei reparti possono essere creati e modificati solo dal ruolo Amministratore dell'app.
- I registri delle note spese sono i registri principali dell'applicazione e possono essere creati dai membri di ogni ruolo. La sicurezza del registro è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.
- I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
- Lettori: possono creare e leggere, ma non modificare, i record dei rapporti spese.
- Redattori: possono creare e modificare, ma non eliminare, i record dei rapporti spese.
- Amministratore dell'app: può creare, modificare ed eliminare tutti i record, compresi quelli relativi ai reparti.
- Dipendente: ruolo dinamico assegnato alla persona indicata nel campo Dipendente per ogni record. Può modificare le note spese a cui è associato nelle fasi appropriate del flusso di lavoro.
- Responsabile: ruolo dinamico assegnato alla persona indicata nel campo Responsabile per ciascun record. Può approvare e modificare le note spese a cui è associato nelle fasi appropriate del flusso di lavoro.
- Le fasi del flusso di lavoro della nota spese sono:
- Bozza – Il ruolo di amministratore dell'app e il proprietario del record possono modificare ed eliminare il record, il ruolo di redattore può modificare il record, mentre il ruolo di lettore può visualizzare il record ma non modificarlo.
- Revisione: il ruolo Amministratore app può modificare ed eliminare il record, i ruoli Editor possono modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo. Il Manager designato (valore del campo) e il ruolo Amministratore app possono approvare e rifiutare i record delle note spese.
- Approvato: il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editori può modificare il record, mentre i ruoli Lettori, Dipendenti e Manager possono visualizzare il record ma non modificarlo.
- Rifiutato – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, il ruolo Editori può modificare il record, mentre i ruoli Lettori, Dipendenti e Manager possono visualizzare il record ma non modificarlo.
- Le notifiche relative al flusso di lavoro delle note spese sono:
- Fase di bozza – Al momento dell'invio, il responsabile indicato (valore del campo) riceve una notifica che lo informa della presenza di una nota spese in attesa di revisione. Il modello di e-mail si chiama Notifica di revisione.
- Fase di revisione – In caso di approvazione o rifiuto, il richiedente viene informato della decisione dell'approvatore. Il modello di e-mail si chiama Notifica al richiedente. Inoltre, in caso di restituzione, il richiedente viene informato della restituzione e il modello di e-mail si chiama Notifica di restituzione.