Caratteristiche dell'app
- Gli utenti possono inviare richieste di ferie.
- I manager possono approvare, rifiutare o restituire la richiesta al richiedente per ulteriori informazioni.
- Il richiedente riceverà una notifica della decisione dell'approvatore.
- Visualizza e genera report sulle richieste di ferie.
- Facoltativamente, abilitare l'accumulo automatico delle ferie.
Immagini dell'app Richieste di ferie |
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Configurazione dell'app Richieste di ferie
Segui questi passaggi per preparare l'app Richieste di ferie all'uso nella tua organizzazione:
- Dovrai assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Vai su Impostazioni applicazione > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, seleziona Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione a sinistra. Quindi seleziona ciascuno dei ruoli dell'applicazione e utilizza il pannello a destra per impostare chi deve ricoprire il ruolo.
- Se desideri abilitare l'accumulo automatico delle ferie, vai su Impostazioni applicazione > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra per aprire l'app in modalità di modifica, quindi seleziona"Trigger"nella barra di navigazione a sinistra. Abilita entrambi i trigger "Tasso di accumulo (mensile)" e "Tasso di accumulo (annuale)".
- Successivamente, è necessario definire il tasso di accumulo delle ferie per ogni tipo di permesso. Per impostazione predefinita, questo modello è impostato per accumulare 1,25 giorni di ferie e 0,5 giorni di malattia al mese, oltre a 2 giorni di permesso personale all'anno.Per modificare questa impostazione, è necessario modificare due aree: la prima determina il numero di giorni da accumulare, mentre la seconda determina la frequenza di accumulo (mensile, annuale, ecc.). Per prima cosa, vai su Impostazioni applicazione > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra per aprire l'app in modalità di modifica.
- Il numero di giorni da accumulare può essere modificato nella sezione "Azioni" nel menu di navigazione a sinistra. Individua l'azione denominata "Calcoli di accumulo", seleziona i tre puntini all'estrema destra e seleziona "Modifica". Vedrai ogni tipo di ferie con un numero nel campo corrispondente. Questo numero è il numero di giorni da accumulare.
- Il tasso di accumulo può essere modificato nella sezione"Trigger"nel navigatore a sinistra. Individua il trigger denominato "Tasso di accumulo (Mensile)" e seleziona nuovamente i tre puntini per modificare il trigger. Questo trigger è impostato di default per essere eseguito mensilmente all'inizio di ogni mese, mentre iltrigger "Tasso di accumulo (annuale)"è impostato per essere eseguito all'inizio di ogni anno. Per modificare questo tasso, è sufficiente modificare la sezione "Trigger pianificato". Ad esempio, per un accumulo bimestrale, seleziona il menu a tendina "Giorni del mese" sulla destra e scegli i giorni in cui desideri che il trigger venga eseguito. Puoi anche modificare la "Pianificazione trigger" per le opzioni di tasso settimanale o annuale.
- Infine, dovrai aggiungere l'elenco dei tuoi dipendenti con i relativi giorni di ferie disponibili (se presenti). Il modo più semplice per farlo è importare un foglio di calcolo che includa il nome dei dipendenti e il numero di giorni di ferie disponibili, organizzati per tipo di permesso (ferie, malattia e permessi personali). In "Modifica app", seleziona "Migrazione dati"dal menu di navigazione a sinistra e importare l'elenco (da un file .csv). Questi dati devono essere importati nel modulo "Giorni di ferie maturati".
Utilizzo dell'app Richieste di ferie
Quando desideri richiedere un permesso, crea un record Richiesta permesso e fai clic sul pulsante Invia. Il revisore (responsabile dell'approvazione) può quindi Approvare, Rifiutare o Restituire al richiedente. Le richieste approvate passano alla fase del flusso di lavoro Approvato, mentre quelle rifiutate passano alla fase del flusso di lavoro Rifiutato. Le richieste restituite passano alla fase Reinvia, dove il richiedente originale può aggiornarle e inviarle nuovamente.
Chiunque sia designato come "Responsabile dell'approvazione" nel modulo riceverà un'e-mail relativa alla richiesta. Se il responsabile dell'approvazione è sempre la stessa persona, è possibile aprire le proprietà del campo "Responsabile dell'approvazione" e impostare il "Valore predefinito" su tale persona. In questo modo, ogni volta che viene creata una nuova richiesta, il responsabile dell'approvazione verrà automaticamente inserito. In alternativa, è possibile impostare il "Valore predefinito" sul responsabile degli utenti (assegnato nelle impostazioni della piattaforma).
Dettagli sul design dell'app
- I record delle richieste di ferie possono essere creati dai ruoli Editor e Amministratore dell'app. La sicurezza del record è descritta in dettaglio nella sezione dedicata al flusso di lavoro riportata di seguito.
- I ruoli di sicurezza e il loro scopo generale sono:
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Responsabile: può leggere e approvare le richieste di ferie. Si tratta di un ruolo dinamico, che ottiene il proprio valore dal campo "Responsabile incaricato dell'approvazione" nella richiesta di ferie.
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Lettore – Può leggere, ma non modificare, i registri delle richieste di ferie.
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Leggi richieste approvate: puoi leggere, ma non modificare, solo i record delle richieste di ferie approvate.
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Redattore – Può creare e modificare, ma non eliminare, i registri delle richieste di ferie, ma solo leggere le richieste approvate o respinte.
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Amministratore dell'app: può modificare ed eliminare tutte le richieste di ferie e i registri delle ferie maturate.
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Le fasi del flusso di lavoro sono:
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Bozza – Solo il proprietario del record può visualizzare il record e può modificarlo ed eliminarlo.
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Revisione – I ruoli Approvers (Approvatori) e App Admin (Amministratori delle applicazioni) possono aggiungere commenti di approvazione e approvare/rifiutare, mentre il ruolo Editors (Redattori) può modificare l'intero record ma non approvare/rifiutare. Il ruolo Readers (Lettori) può visualizzare i record ma non modificarli.
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Invia nuovamente: il proprietario del record può inviare e modificare tutto tranne i commenti di approvazione, il ruolo Amministratore app può inviare e modificare tutto, mentre il ruolo Editor può modificare l'intero record. Il ruolo Elimina può modificare ed eliminare i record.
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Approvati: questi record sono di sola lettura per tutti i ruoli tranne l'amministratore dell'applicazione, che può modificarli ed eliminarli. I lettori delle richieste approvate possono visualizzare i record in questa fase, ma nessun altro.
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Rifiutati: questi record sono di sola lettura per tutti i ruoli tranne App Admin, che può modificare, eliminare e inviare nuovamente il record. Il proprietario del record può inviare nuovamente il record, dopodiché potrà modificarlo nuovamente.
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Le notifiche del flusso di lavoro sono:
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Fase di bozza – Al momento dell'invio, il nome nel campo Responsabile incaricato dell'approvazione riceve una notifica che è in attesa di revisione una richiesta di ferie. Il modello di e-mail si chiama Richiesta di approvazione.
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Fase di revisione – In caso di approvazione o rifiuto, il richiedente viene informato dell'azione scelta. Il modello di e-mail si chiama Richiesta di ferie approvata/rifiutata.
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Fase di revisione – Al ritorno al richiedente, quest'ultimo viene informato che la sua richiesta di ferie deve essere aggiornata per poter essere approvata. Il modello di e-mail si chiama Richiesta di ferie restituita al richiedente.
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Aggiornamento dell'app Richieste di ferie
Non dimenticare che, oltre ad essere un'app completamente funzionante e pronta all'uso, il modello di app Richieste di ferie può anche essere un utile punto di partenza da cui partire per crearne una personalizzata. Se desideri monitorare ulteriori informazioni relative alle tue richieste di ferie o desideri visualizzazioni aggiuntive per ordinarle in modi diversi, puoi apportare tu stesso tali modifiche.