Guía para la Empresa y los Empleados

La aplicación "Guía de la empresa y el empleado" se desarrolló para ayudar a RR. HH. a gestionar la publicación estructurada de políticas y guías para empleados, y para ayudar a los empleados a encontrar esta información clave de manera más fácil. Si actualmente no tienes una forma estructurada de publicar y encontrar políticas de la empresa y guías/documentos de información para empleados, esta plantilla sería un excelente punto de partida.

La aplicación te permite organizar y ver los recursos/documentos por categoría, región, país, idioma y aplicación asociada. También puedes buscar por ellos. De esta manera, puedes encontrar fácilmente el recurso que necesitas. Los recursos se pueden archivar, donde solo los administradores y editores pueden verlos, para que puedas mantener un historial de versiones anteriores para consulta.

Imágenes de la guía para la empresa y los empleados

Configuración de la aplicación "Guía de la empresa y el empleado"

Por favor, sigue estos pasos para preparar la aplicación Guía de la Empresa y Empleados para su uso en tu organización:

• Valores de la lista – Inicia la aplicación y ve a la vista ‘Lista por tipo‘ en el panel de navegación de la izquierda. Esta vista muestra los registros de valores de referencia para los campos desplegables ‘Categoría», «Sección», «Aplicación», «Idiomas» y «Regiones» del recurso. Ya hay algunos valores de demostración creados para cada tipo, pero puedes personalizar esta lista eliminando, editando o agregando nuevos valores a cada tipo. Puedes agregar un nuevo registro utilizando el «+ Nuevo‘El botón ‘» en la parte inferior de la vista; los valores se pueden editar haciendo clic en el valor deseado y modificándolo en el panel de vista previa que se abre a la derecha. No olvides hacer clic en «Guardar‘.
• Roles – Esta aplicación solo tiene tres roles de seguridad (Administrador de la aplicación, Editores y Lectores). Al añadir usuarios a la aplicación, asegúrate de asignarlos a los roles apropiados según los permisos que quieras que tengan. Ve a Configuración de la aplicación de búsqueda > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutidos en Detalles de la aplicación), y usa el panel lateral derecho, que aparece cuando seleccionas un rol, para establecer quién debe estar en el rol. Para más información sobre cómo hacer esto, consulta nuestro Documentación de soporte para Roles y Usuarios.

Usando la aplicación Guía de la Empresa y el Empleado

Los administradores y editores de la aplicación pueden crear nuevos registros de recursos haciendo clic en ‘Nuevo recurso‘en el navegador del lado izquierdo.

Ingresa los detalles del documento (recurso, contenido o política) y, a continuación, haz clic en el botón ‘Publicar’ de la barra de menú.

Los recursos publicados se pueden archivar presionando el botón ‘Archivar’. Luego solo se mostrarán en la vista ‘Recursos Archivados’. Los recursos archivados se pueden volver a publicar presionando el botón ‘Desarchivar’.

Para crear una nueva versión de un recurso, puedes seleccionarlo en una vista y usar el botón ‘Copiar’ en la Barra de Menú en la parte superior de la vista. Una vez que esté completamente actualizado, puedes publicar la nueva versión y archivar la anterior.

Detalles del diseño de la aplicación

Esta aplicación tiene un formulario principal llamado Recurso – Este formulario sirve para crear nuevas directrices o instrucciones de trabajo, y las vistas asociadas organizan todos los recursos de tu empresa.

Esta aplicación también cuenta con un formulario adicional llamado Listas que se utiliza para administrar las listas de valores de referencia que se usan en el formulario «Recursos». Cada valor de los campos de lista de referencia «Categoría», «Sección», «Aplicación», «Idiomas» y «Regiones» es un registro creado con ese formulario:

• Valor de la lista – Este formulario te permite crear y administrar elementos de la lista para los campos desplegables en el Recurso formulario (Categoría, Sección, Aplicación, Idiomas y Regiones). Puedes administrarlos desde la vista ‘Lista por tipo’. (Solo el rol de administrador de la aplicación puede crear y editar estos registros.)

Roles de seguridad

Esta aplicación tiene 3 roles de seguridad:

• Administrador de la aplicación: puede crear, editar y eliminar todos los registros de activos, así como los registros de las listas de referencia de categorías de activos y de sitios.
• Editor: puede crear y editar registros de activos.
• Lector: puede ver los registros de activos, pero no crearlos ni editarlos.

Notificaciones de flujo de trabajo

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de Recursos, y el acceso de seguridad en cada etapa, son:

• Borrador: el rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar el registro; el rol de editores puede editar el registro; y el rol de lectores no tiene acceso a los registros en borrador.
• Publicado: el rol de administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro; los roles de editor pueden editar el registro; y el rol de lector puede ver el registro, pero no editarlo.
• Archivado: El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro, y el rol de Lectores no tiene acceso a los borradores. .

No hay correos electrónicos de notificación del flujo de trabajo.

Actualizando la aplicación de la Guía de la Empresa y Empleados

No olvides que, además de ser una aplicación totalmente funcional y lista para usar, la plantilla de la «Guía para la empresa y los empleados» también puede servirte como un punto de partida útil para que la adaptes a tus necesidades. Si quieres que se registre información adicional en tus documentos, deseas vistas adicionales para ordenar los documentos de diferentes maneras o quieres modificar las revisiones del flujo de trabajo de aprobación, puedes realizar esas actualizaciones tú mismo. Consulta nuestro páginas de ayuda para aprender cómo.