Gestión de Usuarios: Usuarios

Esta sección muestra a todos los usuarios con acceso a la plataforma GW Apps de su organización. Desde aquí, los administradores de la plataforma pueden buscar, filtrar, agregar, importar, exportar, activar, suspender y administrar a los usuarios y su acceso a las aplicaciones.

Visualización y búsqueda de usuarios de la plataforma

La página de Usuarios muestra las cuentas asociadas con la plataforma de su organización. Use los controles de la lista para buscar usuarios específicos y revisar el estado actual de su cuenta.

Información de la lista de usuarios

Artículo	Descripción
Nombre	El nombre para mostrar del usuario.
Correo electrónico	La dirección de correo electrónico utilizada para acceder a GW Apps.
Último inicio de sesión	Muestra la fecha y la hora del inicio de sesión más reciente del usuario. Si el usuario nunca ha accedido a la plataforma, No ha iniciado sesión se muestra.
Activo	El usuario puede iniciar sesión y acceder a las aplicaciones y roles que se le han asignado.
Suspendido	El usuario no puede iniciar sesión ni acceder a la plataforma. Sus asignaciones de aplicaciones y roles existentes se conservan para poder restaurarlas si se reactiva al usuario.
Externo	Identifica a un usuario que está marcado como externo a la organización.

Búsqueda y filtros

• Usar Buscar para encontrar usuarios por su nombre o dirección de correo electrónico.
• Abrir Filtros para acotar la lista utilizando los estados de cuenta y las clasificaciones de usuario disponibles.
• Los filtros se pueden usar para localizar usuarios que:
  • Activo.
  • Suspendido.
  • Marcado como externo.
  • Mostrado como No ha iniciado sesión.
• Se pueden aplicar varios filtros cuando los usuarios requeridos cumplen más de una condición.
• Borre los filtros aplicados para volver a la lista completa de usuarios.

Paginación

Cuando la plataforma contenga más usuarios de los que se pueden mostrar en una sola página, utilice los controles de paginación en la parte inferior de la lista para:

• Mover a la página siguiente o anterior.
• Navegue entre las páginas disponibles.
• Revise la cantidad de usuarios representados por los resultados actuales.

Los términos de búsqueda y los filtros permanecen aplicados mientras se navega por los resultados coincidentes.

Agregar Usuarios

Artículo	Descripción
Usuarios (1)	Para ver la lista de usuarios conocidos por la plataforma y que pueden iniciar sesión (a menos que estén marcados como ‘Suspendido’), selecciona ‘Usuarios’ en el navegador.
+ Añadir Usuario (2)	Para agregar usuarios individualmente, selecciona ‘+ Agregar usuario’ en la barra de menú. En la ventana emergente, se te pedirá que ingreses su Nombre completo y correo electrónico (3). Para agregar más de un usuario a la vez, haz clic en ‘+ Agregar usuario’ y verás una fila adicional para ingresar otro usuario. Luego, puedes elegir si quieres enviar o no un correo electrónico de bienvenida personalizado a los usuarios, o bien omitir el envío del correo electrónico (4Por último, haz clic en ‘Guardar’ (5) y tu(s) usuario(s) se añadirán.

Importar usuarios

Si necesitas agregar un gran número de usuarios a GW Apps, puede ser más rápido utilizar la función ‘Importar usuarios’. Primero, debes recopilar la información necesaria de los usuarios en un archivo CSV con dos columnas: nombre completo y dirección de correo electrónico. Al hacer clic en el botón «Importar usuarios» en la barra de menú, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo emergente:

Después de seleccionar el archivo, elige las columnas de Nombre y Correo electrónico asociadas en tu archivo CSV. (Este paso de mapeo de columnas te permite usar un archivo que tenga más de las dos columnas requeridas si ya tienes uno con columnas adicionales). Luego, puedes escribir un mensaje de bienvenida personalizado o puedes omitir el envío del mensaje de bienvenida. Finalmente, haz clic en ‘Importar’ en la parte inferior derecha para agregar los usuarios.

Después de que se agregue un usuario, podrá iniciar sesión en su plataforma con el correo electrónico que ingresó yendo a: https://app.gwapps.com/login.

Exportación de usuarios de la plataforma

Los administradores de la plataforma pueden exportar la lista de usuarios de la plataforma a un archivo CSV para su revisión, generación de informes o conciliación administrativa.

Para exportar los usuarios de la plataforma:

1. Abrir Administrador de la plataforma.
2. Seleccionar Usuarios.
3. Aplica los términos de búsqueda o filtros necesarios.
4. Seleccionar Exportar usuarios.
5. Guarde o abra el archivo CSV descargado.

La exportación proporciona la siguiente información del usuario:

Columna CSV	Descripción
Nombre	El nombre para mostrar del usuario en la plataforma.
Correo electrónico	La dirección de correo electrónico asociada con la cuenta.
Último inicio de sesión	El inicio de sesión más reciente del usuario en la plataforma. Los usuarios que nunca han iniciado sesión se identifican en consecuencia.
Estado	Indica si la cuenta está Activa o Suspendida.
Externo	Indica si el usuario está marcado como un usuario externo.

El archivo CSV contiene únicamente información de cuentas. No reemplaza al Acceso a la aplicación pestaña al revisar la solicitud y las asignaciones de roles de un usuario.

Aviso de privacidad: El archivo exportado contiene información de cuentas de usuario. Almacénelo de forma segura y compártalo únicamente con personal autorizado.

Eliminar (suspender) usuarios

GW Apps no te permite eliminar un usuario, sino que lo ‘suspenderás’. Los usuarios suspendidos permanecerán en la lista de usuarios y su estado cambiará a ‘Suspendido‘Un usuario suspendido se comporta como si hubiera sido eliminado de la plataforma, es decir, ya no puede acceder a ninguna parte de la plataforma. Sin embargo, se conservan todos sus permisos de acceso, por lo que si alguna vez necesita ser reactivado, volverá a tener acceso a las mismas aplicaciones y roles que antes.

Para suspender a un usuario, selecciona la casilla de verificación junto a su nombre en la lista de usuarios y haz clic en el botón de ‘-Suspender‘botón que aparece en la barra de menú. Puede seleccionar varios usuarios al mismo tiempo para suspenderlos.

Un usuario suspendido puede reactivarse seleccionándolo y luego seleccionando el botón ‘Activar‘el botón en la barra de menú (donde está la opción de suspender para usuarios Activos). También se pueden reactivar desde el panel del lado derecho que aparece al seleccionarlos.

Opciones adicionales de administración de usuarios

Seleccionar un usuario mostrará un panel lateral derecho con información adicional y opciones de gestión para los usuarios.

El panel está dividido en tres pestañas: Perfil, Acceso a la aplicación, y Auditoría.

Pestaña de perfil

El Perfil la pestaña muestra información general sobre el usuario y también te permite administrar su acceso a la plataforma.

Este es también el lugar donde asignas un gerente a un usuario; el gerente de un usuario puede ser referenciado/llamado en las aplicaciones.

También puedes suspender desde este panel y designar al usuario como Creador de Aplicaciones o Superadministrador.

Artículo	Descripción
	Suspende al usuario seleccionado, para que ya no pueda iniciar sesión en GW Apps.
Creador de aplicaciones	Habilitar al usuario seleccionado para crear nuevas aplicaciones. No otorga al usuario derechos para editar ninguna aplicación existente, solo para crear nuevas.
Superadministrador	Permite al usuario seleccionado acceder a todas las funciones de Administración de Plataforma. Este es el nivel de acceso más alto en GW Apps.

Pestaña de Acceso a la Aplicación

El Acceso a la aplicación La pestaña muestra todas las aplicaciones a las que el usuario tiene acceso. También muestra sus roles en cada aplicación y te da la opción de eliminarlos de los roles definidos dentro de la aplicación.Nota: Los usuarios aún no pueden eliminarse de los roles del sistema (p. ej., Todos los usuarios del dominio).

Pestaña de auditoría

El Auditoría La pestaña mostrará el historial de eventos de inicio de sesión para el usuario seleccionado.