Plantilla de gestión de activos

Configuración de la aplicación de administración de activos

Por favor, sigue estos pasos para preparar la aplicación de Gestión de Activos para su uso en tu organización:

• El formulario de Activos solicita la categoría a la que pertenece el activo. Para proporcionar esta lista de categorías de activos, debe ir a Listas de búsqueda > Categorías de activos en la navegación lateral izquierda y crear un registro de Categoría de activos para cada categoría de activo que desee utilizar: es decir, PC, Equipo de oficina, Teléfono móvil, Equipo de producción, etc.
• El formulario de Activo solicita el sitio donde se encuentra el activo. Para suministrar esta lista de nombres de sitio, debes ir a Listas de Búsqueda > Sitios en la navegación lateral izquierda, y crear un registro de Sitio para cada nombre de sitio que desees usar: es decir, Sede principal, Oficina de Los Ángeles, Oficina de Nueva York, etc.
• Deberás asignar a las personas apropiadas a los roles de seguridad dentro de la aplicación. Ve a Configuración de la aplicación de consulta > Editar aplicación en la navegación lateral izquierda, y una vez que aparezca la pantalla de diseño de la aplicación, selecciona Seguridad > Roles y usuarios en la navegación de diseño lateral izquierda. Luego selecciona cada uno de los roles de la aplicación (discutido a continuación en Detalles de diseño de la aplicación), y utiliza el panel lateral derecho, que aparece al seleccionar un rol, para establecer quién debe estar en el rol.

Usando la aplicación de administración de activos

Cuando adquiera un nuevo activo de capital, ingrese su información en un registro de Activo. Si el activo se va a poner en servicio de inmediato, puede agregar su sitio y ubicación reales y ponerlo en servicio (haga clic en el botón Poner en servicio en la parte superior del formulario). Si el activo se va a almacenar antes de su uso, puede establecer su sitio y ubicación en el área de almacenamiento, y luego ponerlo en servicio en su sitio y ubicación finales. Los activos pueden ser retirados una vez que hayan llegado al final de su vida útil funcional, o marcados como en almacenamiento.

Detalles del diseño de la aplicación

Esta aplicación tiene un formulario principal llamado Activo. Se utiliza para almacenar información sobre un activo de capital específico.

Esta aplicación también tiene dos formularios adicionales que se utilizan para administrar listas de valores de búsqueda que se usan en el formulario del Activo. Cada valor en los campos de lista de búsqueda de Categoría de Activo o Sitio es un registro creado con ese formulario (estos registros solo pueden ser creados y editados por el rol de Administrador de la aplicación):

• Categoría de Activo – Se utiliza para administrar una lista de categorías de activos, tales como computadoras, fotocopiadoras, teléfonos celulares, equipo de producción, etc.
• Sitio Un edificio o sitio donde se puede ubicar un activo.

Esta aplicación tiene 3 roles de seguridad:

• Administrador de la aplicación: puede crear, editar y eliminar todos los registros de activos, así como los registros de las listas de referencia de categorías de activos y de sitios.
• Editor: puede crear y editar registros de activos.
• Lector: puede ver los registros de activos, pero no crearlos ni editarlos.

Las etapas del flujo de trabajo para los registros de activos, así como los permisos de acceso en cada etapa, son las siguientes:

• No en servicio – El rol de administrador de la aplicación y el propietario del registro (creador) pueden editar y eliminar el registro, el rol de editores puede editar el registro, y el rol de lectores puede ver pero no editar el registro.

• En Servicio – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, los roles de Editores pueden editar el registro, y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.

• Desplegado – El rol de Administrador de la aplicación puede editar y eliminar el registro, el rol de Editores puede editar el registro y el rol de Lectores puede ver pero no editar el registro.

No hay correos electrónicos de notificación del flujo de trabajo.

Actualizando la aplicación de gestión de activos

No olvides que, además de ser una aplicación completamente funcional y lista para usar, la aplicación de plantilla de Gestión de Activos también puede ser un punto de partida útil para que construyas. Si deseas que se rastree información adicional sobre tus activos, o si quieres vistas adicionales para clasificarlos de diferentes maneras, puedes realizar esas actualizaciones tú mismo.