The Asset Management app was developed to help organizations manage their important capital assets. If you have valuable assets and would like to manage where they are located, who is responsible for the asset and other important information, then this template would be a great starting point.
The app allows you to organize and view assets by their asset ID/tag, their site/location and the type of asset. This way you can easily check how many copiers you have across the organization or how many managed assets are at the Western Factory. The app also allows you to manage the asset lifecycle: Assets can be placed in service, removed from service and finally disposed of.
Caratteristiche dell'app
- È possibile registrare informazioni fondamentali relative alle risorse, inclusi dettagli su: acquisto, garanzia, posizione attuale e cronologia delle posizioni.
- Traccia i progressi dall'acquisizione, attraverso la messa in servizio e infine fino al ritiro dal servizio.
- Al fine di organizzare e riportare le tue risorse, queste sono classificate nei seguenti modi:
- Categoria di beni – Elenco delle categorie di beni, quali PC, attrezzature per ufficio, telefoni cellulari, attrezzature di produzione, ecc.
- Sito – Un edificio o un luogo in cui può essere ubicato un bene, come la sede centrale, l'ufficio di Los Angeles, l'ufficio di New York, ecc.
- Visualizza e genera report sulle risorse
Asset Management Template Images |
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Setting Up the Asset Management App
Please following these steps to get the Asset Management app ready for use in your organization:
- The Asset form asks for the category the asset belongs to. To supply this list of asset categories, you need to go to Lookup Lists > Asset Categories in the left side navigation, and create an Asset Category record for each asset category you want to use: i.e. PC, Office Equipment, Mobile Phone, Production Equipment, etc.
- The Asset form asks for the site the asset is located at. To supply this list of site names, you need to go to Lookup Lists > Sites in the left side navigation, and create a Site record for each site name you want to use: i.e. Headquarters, LA Office, New York Office, etc..
- È necessario assegnare le persone appropriate ai ruoli di sicurezza all'interno dell'applicazione. Accedere a Impostazioni applicazione di ricerca > Modifica app nella barra di navigazione a sinistra e, una volta visualizzata la schermata di progettazione dell'app, selezionare Sicurezza > Ruoli e utenti nella barra di navigazione di progettazione a sinistra. Quindi selezionare ciascuno dei ruoli dell'applicazione (descritti di seguito in Dettagli di progettazione dell'app) e utilizzare il pannello a destra, che appare quando si seleziona un ruolo, per impostare chi deve ricoprire tale ruolo.
Using the Asset Management App
When you get a new capital asset, enter its information into an Asset record. If the asset is to be placed immediately in service, you can add its real site and location and place it in service (click on the Place in Service button at the top of the form). If the asset is to be stored before use, you can set its site and location to the storage area, and later place it in service at its final site and location. Assets can be retired once they have come to the end of their functional life, or marked as being in storage.
Dettagli sul design dell'app
This app has one main app form called Asset. It is used to store information about a specific capital asset.
This app also has two additional forms that are used to manage lists of lookup values used on the Asset form. Each value in the Asset Category or Site lookup list fields is a record created with that form (These records can only be created and edited by the App Admin role):
- Asset Category – Used to manage a list of categories of assets, such as PC, Photocopier, Mobile Phone, Production Equipment, etc.
- Site – A building or site that an asset can be located at.
Questa applicazione ha 3 ruoli di sicurezza:
- Amministratore dell'app: può creare, modificare ed eliminare tutti i record delle risorse, nonché i record delle categorie di risorse e degli elenchi di ricerca dei siti.
- Editor – Può creare e modificare i record delle risorse.
- Lettore – Può visualizzare ma non creare o modificare i record delle risorse.
Le fasi del flusso di lavoro per i record delle risorse e l'accesso di sicurezza in ciascuna fase sono:
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Not in Service – The App Admin role and the record owner (creator) can edit and delete the record, the Editors role can edit the record, and the Readers role can see but not edit the record.
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In servizio – Il ruolo Amministratore dell'app può modificare ed eliminare il record, i ruoli Editor possono modificare il record e il ruolo Lettori può visualizzare il record ma non modificarlo.
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Disposed – The App Admin role can edit and delete the record, the Editors role can edit the record, and the Readers role can see but not edit the record.
Non ci sono e-mail di notifica del flusso di lavoro.
Updating the Asset Management App
Don’t forget, as well as being a fully functional app that’s ready to go, the Asset Management template app can also be a useful starting point for you to build from. If you want extra information tracked for your assets, or want additional views to sort the assets in different ways, you can make those updates yourself.