Los botones de acción del flujo de trabajo son la forma en que un revisor puede indicar a una aplicación lo que desea hacer con el registro que está revisando. Este artículo sobre Acciones de Flujo de Trabajo Avanzadas se basa en los conceptos básicos tratados en el artículo Flujo de Trabajo 2 - Botones de Acción (Conceptos Básicos). Por favor, lea el artículo básico para obtener información sobre qué son los botones de acción y cómo crearlos.
Nota: Esta página trata sobre la nueva interfaz de usuario (UI) del flujo de trabajo, que se encuentra en la pestaña Flujo de trabajo nuevo. La interfaz de usuario original sigue disponible por ahora en las pestañas "Flujo de trabajo antiguo" y "Seguridad antigua". Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores sólo están disponibles a través de la nueva interfaz de flujo de trabajo.
Gestionar los botones de acción
Haga clic y arrastre el icono de seis (6) puntos situado en el extremo izquierdo del botón de acción para reordenar la lista de botones. Cuando aparezcan en los registros, al utilizar la aplicación, los botones se mostrarán en orden de lista de izquierda a derecha, empezando por el primer botón de la lista.
Puede editar el nombre del botón seleccionándolo aquí. Este es uno de los dos lugares donde puede editar el nombre - el otro es la sección de Formato de las propiedades del botón.
Propiedades abre las propiedades del botón.
Copiar duplicará el botón y todas sus propiedades, y le permitirá añadirlo a cualquier etapa(s), incluyendo la etapa actual.
Eliminar borra el botón.
Configuración de los botones de acción
Hay muchas opciones de configuración posibles para los botones de acción del flujo de trabajo. Para ayudar a cubrir las opciones esenciales de forma más sencilla, hemos dividido la documentación de los botones de acción de flujo de trabajo en dos artículos. Este artículo 'Básico', y el subsiguiente artículo 'Avanzado'(Flujo de Trabajo: 3 - Botones de Acción (Avanzado)). Aquí cubriremos las características de los botones de acción más utilizadas, y las más avanzadas en el segundo artículo.
Tras crear un botón de acción, se abrirá inmediatamente a la derecha el panel de propiedades del botón. Para editar la configuración de un botón de acción existente, haga clic en el botón 'Propiedadesen el botón.
Las propiedades de los botones se dividen en cuatro pestañas:
- Acciones: Define lo que debe hacer el botón, las acciones a ejecutar cuando se pulse el botón.
- Seguridad: Configurar la visibilidad de los botones.
- Diálogo: Ajustes para un diálogo de confirmación opcional.
- Formato: Define la apariencia visual del botón.
Ficha Acciones
Hay dos clases de acciones: Acciones por defecto y Acciones condicionales.
Las Acciones por defecto se ejecutan cuando se pulsa el botón de acción, a menos que una acción condicional la sustituya. Si no tiene acciones condicionales, las Acciones por defecto se ejecutarán siempre. Puede haber múltiples acciones predeterminadas, como mover el registro a la siguiente etapa del flujo de trabajo y también enviar un correo electrónico de notificación.
Las acciones condicionales tienen una prueba lógica asociada, como "El campo Departamento contiene Ventas" o "El campo Valor total es superior a 10.000". Si esta prueba es verdadera, se ejecutará(n) la(s) acción(es) condicional(es) asociada(s). Puede haber múltiples acciones condicionales, y cada una puede tener más de una condición que debe cumplirse.
En la parte superior de la pestaña Acciones hay dos opciones que controlan lo que ocurre cuando una o más condiciones coinciden con la situación actual. Las opciones, y el efecto que tienen, son:
- Ejecuta las acciones para la primera condición que coincida, de lo contrario ejecuta las acciones por defecto: Sólo se ejecutará un conjunto de acciones. Las acciones por defecto se ejecutarán si ninguna condición coincide. Las acciones de la condición coincidente se ejecutarán si sólo coincide una condición. Si coincide más de una condición, sólo se ejecutará la primera que coincida en el orden indicado.
- Ejecute las acciones para todas las condiciones que coincidan, incluidas las acciones predeterminadas: Es posible que se ejecute más de un conjunto de acciones. Siempre se ejecutarán las acciones predeterminadas, además de las acciones de cualquier condición que coincida.
Nota: Si tiene varias acciones de cambio de etapa o redirección ejecutadas al mismo tiempo, sólo se ejecutará la primera.
Opciones de acción
Hay un total de 10 tipos de acciones, pero aquí cubriremos las cuatro más utilizadas (el resto se tratará en el próximo artículo):
Hay 11 tipos de acciones disponibles:
| Tipo de acción | Descripción |
| Etapa del cambio | Mueva el registro a una nueva etapa del flujo de trabajo y establezca el estado del flujo de trabajo en consecuencia, por ejemplo, Borrador a Aprobación del Gerente o Aprobación del VP a Rechazado. Una vez que seleccione 'Cambiar Etapa' como tipo, verá el campo 'Siguiente Etapa'. Seleccione la etapa a la que desea que se mueva el registro actual al hacer clic en este botón. Nota: Sólo puede cambiar el estado a otro valor, por lo que no tiene sentido tener varias acciones de Cambiar etapa. Por lo tanto, una vez que se haya seleccionado Cambiar etapa, ya no aparecerá en el selector Tipo para ese conjunto de acciones. |
| Enviar correo electrónico | Le permite seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para que se envíe un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. Una vez que seleccione "Enviar correo electrónico" como tipo, verá el campo "Seleccionar" que le permitirá seleccionar la plantilla de correo electrónico deseada, o crear una nueva seleccionando "+ Nuevo" en la parte superior de la lista. Los detalles para trabajar con plantillas de correo electrónico para crear mensajes de notificación personalizados se muestran aquí: Plantillas de correo electrónico. |
| Generar PDF | Le permite seleccionar o crear una plantilla PDF para que se genere un documento PDF y se descargue en la carpeta de descargas de los usuarios, cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. Una vez que seleccione 'Generar PDF' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la plantilla PDF deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Los detalles para trabajar con plantillas PDF se muestran aquí: Plantillas PDF. |
| Redirigir | Permite seleccionar qué debe ver el usuario después de pulsar el botón de acción, por ejemplo, volver a la vista anterior o abrir un formulario específico. Seleccione entre las siguientes opciones: - a ver registro (Le mantiene mirando el registro, pero lo pone en modo Ver) - a editar registro (Le mantiene mirando el registro, pero lo pone en modo Edición) - a otro formulario - a una página - a una vista - a la página anterior (Normalmente le lleva a la vista desde la que se abrió o creó el registro) - al panel de control (Le lleva al panel de control de las aplicaciones) A continuación, si se selecciona "a otro formulario", "a una página" o "a una vista", elija el Formulario, Página o Vista deseados de la lista suministrada. |
| Asignar un usuario a un rol | Le permite establecer el valor de un rol dinámico, por ejemplo, establecer que el rol Gestor de aprobaciones tenga el valor del campo Gestor en el registro actual. Los roles dinámicos le permiten asignar personas con nombre para que tengan un rol específico para este registro, por lo que Gerente Aprobador podría tener un valor de nombre diferente para diferentes registros. (Los roles gestionados tradicionales siempre tienen el mismo valor para cualquier registro, ya que se definen en el nivel de diseño de la aplicación). Una vez que seleccione 'Asignar Usuario a Rol' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar el Rol Dinámico deseado. Una vez seleccionado el rol, aparecerá un campo 'Seleccionar' adicional para que seleccione el nombre del campo del que obtener el valor del nombre del usuario(s). En la lista sólo aparecen los campos Usuario o Usuarios múltiples, junto con los campos del sistema Creado por y Actualizado por. |
| Notificación de la aplicación | Le permite seleccionar o crear una plantilla de notificación de aplicación para que se envíe un mensaje de notificación dentro de la aplicación a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. (Esto crea una acción de tipo 'Notificación de aplicación' que luego puede verse en la lista de Acciones). Una vez que seleccione 'Notificación de aplicación' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la plantilla de notificación deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Los detalles para trabajar con notificaciones de aplicaciones para crear mensajes de notificación personalizados se muestran aquí: Plantillas de correo electrónico. |
| Crear registro | Le permite crear un nuevo registro, en la aplicación actual o en cualquier otra aplicación de GW Apps, basándose en la información del registro actual y en los valores adicionales introducidos. (Esto crea una acción de tipo 'Crear registro' que luego puede verse en la lista de Acciones). Una vez que seleccione 'Crear registro' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la acción de crear registro deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Al hacer clic en "+ Nuevo" se abrirá un cuadro de diálogo para que pueda definir la nueva acción de crear registro. Cuando cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de crear registro en el campo "Seleccionar". (Para más detalles sobre la creación de acciones de crear registro, consulte el artículo Acciones) |
| Actualizar registro | Le permite actualizar un registro existente, en la aplicación actual o en cualquier otra aplicación de GW Apps, basándose en la información del registro actual y en los valores adicionales introducidos. (Esto crea una acción de tipo 'Actualizar registro' que luego puede verse en la lista de Acciones.) Una vez que seleccione 'Actualizar registro' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la acción de actualización de registro deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Al hacer clic en "+ Nuevo" se abrirá un cuadro de diálogo para que pueda definir la nueva acción de actualización del registro. Cuando cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de actualizar registro en el campo "Seleccionar". (Para más detalles sobre la creación de acciones de actualización de registros, consulte el artículo Acciones) |
| Webhook | Le permite activar una acción de webhook en un sistema externo que soporte webhooks a través de su API.. (Esto crea una acción de tipo 'Webhook' que luego puede verse en la lista de Acciones.) Una vez que seleccione 'webhook' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la acción de webhook deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Al hacer clic en "+ Nuevo" se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas definir la nueva acción webhook. Cuando cierres el cuadro de diálogo, verás el nombre de la acción webhook en el campo "Seleccionar". (Para más detalles sobre la creación de acciones webhook, consulta el artículo Acciones) |
| Microsoft Word | Le permite seleccionar o crear una plantilla de MS Word para que se genere un documento de MS Word y se envíe como adjunto a un correo electrónico (utilizando una plantilla de correo electrónico) o se cargue en un campo adjunto especificado en el registro actual. (Esto crea una acción de tipo 'Microsoft Word' que luego puede verse en la lista de Acciones.) Una vez que seleccione 'Microsoft Word' como tipo, verá el campo 'Seleccionar' para permitirle seleccionar la acción de Microsoft Word deseada, o crear una nueva seleccionando '+ Nuevo' en la parte superior de la lista. Al hacer clic en "+ Nuevo" se abrirá un cuadro de diálogo para que pueda definir la nueva acción de Microsoft Word. Cuando cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de Microsoft Word en el campo "Seleccionar". (Para más detalles sobre la creación de acciones webhook, consulte el artículo Acciones) |
Ficha Seguridad
En la pestaña Seguridad puede definir cuándo debe mostrarse el botón y cuándo debe ocultarse. En la pestaña Campo Seguridad. Las opciones aquí afectan a todos los usuarios sin importar su rol.
La Seguridad del botón define qué roles tienen la capacidad de ver el botón en esta etapa del flujo de trabajo. Si añade un nuevo rol a su aplicación después de crear un botón de acción, el nuevo rol no tendrá acceso automático para ver el botón, deberá marcar la casilla manualmente.
La Visibilidad de Modo le permite ocultar el botón cuando un registro se encuentra en modos específicos, por ejemplo, durante Crear, Editar, Ver o en la Columna de Acción de una vista (Ocultar en Tabla).
La visibilidad condicional define la visibilidad del botón en función de si se cumplen o no determinadas condiciones, por ejemplo, ocultar el botón si el valor del campo "Total de la compra" es inferior a 10.000.
Ficha Diálogo
En esta pestaña puede añadir un cuadro de diálogo de confirmación opcional a su botón de acción. Con esta opción, cuando un usuario haga clic en el botón de acción, aparecerá un cuadro de confirmación antes de ejecutar la acción. El usuario puede cancelar, continuar con la acción y, opcionalmente, rellenar hasta tres (3) campos específicos de su formulario antes de continuar.
Eltítulo del diálogo se mostrará en la parte superior del mismo.
Ladescripción del diálogo se mostrará debajo del título en el diálogo.
Los campos del diálogo de confirmación le permiten añadir hasta tres (3) campos de su formulario al diálogo. Dependiendo de la seguridad del campo, estos campos pueden ser editados o rellenados dentro del diálogo.
Lavisibilidad condicional del diálogo determina si el diálogo se mostrará dependiendo de si se cumplen o no determinadas condiciones.
Ficha Formato
En la pestaña Formato se define el aspecto visual del botón. La esquina superior derecha muestra una vista previa de los cambios a medida que los realiza.
Próximos pasos
| A continuación encontrará enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la creación de un flujo de trabajo: |
| Etapas del flujo de trabajo |
| Seguridad del flujo de trabajo |
| Plantillas de correo electrónico |
| A continuación se encuentran los enlaces a los episodios de la serie de tutoriales sobre la creación de una aplicación de informes de gastos que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo: |
| Parte 5 - Aplicación de Informes de Gastos - Flujo de trabajo |
| Parte 6 - Aplicación de informes de gastos - Seguridad |