Flujo de trabajo: Acciones

Contenido

Las acciones son exactamente lo que su nombre sugiere, una forma de definir algo que quieres que haga la aplicación. Ejemplos de acciones son: Enviar una notificación dentro de la aplicación, crear un nuevo registro o actualizar un registro existente. Las acciones necesitan ser lanzadas para hacer su trabajo, y esto se hace usando los botones de acción del flujo de trabajo o los activadores.

Un diseñador de aplicaciones puede crear y editar acciones desde el panel de acciones. Para acceder al panel de acciones:

Panel de acciones

El panel de acciones muestra todas las acciones disponibles para la aplicación actual, en forma de lista. Un diseñador de aplicaciones puede crear, actualizar y eliminar acciones desde aquí. Cada acción tiene su propio menú de fila (tres puntos verticales en el extremo derecho) que le permite trabajar con la acción.

Cada fila de acción tiene las siguientes opciones:

Artículo	Descripción
	Expandir detalles - Haga clic para ver los detalles resumidos de la configuración de las acciones.
	Menú de acción - Haga clic para ver las opciones del menú:
Prueba de Webhook	Activar el webhook ahora, utilizado para probar la acción. (Esta opción sólo se muestra para las acciones de Webhook).
Editar	Abre la acción para que pueda ser revisada y editada. (Véase Crear una nueva acción, más abajo, para conocer los detalles del formulario de acción).
Eliminar	Elimina la acción de la aplicación.

Crear una nueva acción

Para crear una nueva acción, haga clic en el botón + Crear nueva acción en la parte superior del panel. A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo Nueva acción:

Todas las acciones comparten los mismos tres primeros campos y los botones Cancelar y Crear:

Artículo	Descripción
Seleccione el tipo de acción	Seleccione el tipo de acción, las opciones son: - Notificación de la aplicación - Enviar una notificación dentro de la aplicación. - Asignar usuario a rol - Asigna los nombres de usuario almacenados en un campo de formulario a un rol dinámico. - Crear registro - Crear un nuevo registro en la aplicación. - Actualizar Registro - Actualizar uno o más registros existentes en la aplicación. - Webhook - Interactúa con sistemas externos a través de webhooks.
Nombre de la acción	El nombre de la acción. (Este nombre sólo lo ven los diseñadores de aplicaciones. Intenta que sea descriptivo del propósito de la acción).
Descripción	[Opcional] Descripción más detallada de la acción, si es necesario.
Cancelar	Cancela la creación de la nueva acción.
Crear	Crea la nueva acción y abre el editor de acciones para que pueda ver la configuración para una revisión final. La acción ya ha sido creada y guardada.

A continuación describiremos las opciones de configuración específicas y los detalles de cada uno de los tipos de acción.

Opciones de notificación de la aplicación

Artículo	Descripción
Configurar
Aplicación	Valor fijo de la aplicación actual. No se puede cambiar.
Formulario	Seleccione el formulario que se utilizará con la notificación de nueva aplicación. Permite incluir los valores de los campos del formulario en el texto de la notificación, de forma similar a como se pueden añadir los valores de los campos al asunto o al cuerpo de una plantilla de correo electrónico.
Título	Introduzca el texto del mensaje. Si escribe un carácter "@", aparecerá una lista de campos del formulario seleccionado y permitirá incluir el valor del campo en el mensaje.
Destinatarios
Papeles del escenario	Todos los roles que tienen acceso al registro que está siendo procesado por esta acción, en la etapa actual del flujo de trabajo, recibirán la notificación.
Seleccionado	Muestra los campos del destinatario del mensaje que funcionan exactamente igual que la definición de los destinatarios de las plantillas de correo electrónico. (Consulte este artículo para obtener detalles sobre la definición de destinatarios: Flujo de trabajo: Editor de plantillas de correo electrónico).

Opciones de asignación de usuarios a funciones

Artículo	Descripción
Configurar
Aplicación	Valor fijo de la aplicación actual. No se puede cambiar.
Formulario	Seleccione el formulario que desea utilizar.
Función a asignar	Seleccione el nombre del rol dinámico que desea actualizar.
Crear un nuevo rol dinámico	Muestra los campos "Nombre del rol" y "Descripción" para que defina un nuevo rol dinámico para crear y utilizar en esta acción. El nuevo rol dinámico se crea tan pronto como haga clic en "Crear" para crear esta nueva acción. Esto tiene el mismo resultado que crear primero el nuevo rol dinámico y luego crear la acción y seleccionar su nombre.
Campo	El nombre del campo en el formulario para obtener el nombre del usuario(s). Sólo se mostrarán en la lista los campos relacionados con el nombre de usuario.

Crear opciones de registro

Artículo	Descripción
¿Dónde se creará el nuevo registro?
Aplicación	Seleccione la aplicación donde se creará el nuevo registro.
Formulario	Seleccione el formulario que se utilizará para crear el nuevo registro.
Copiar valores de (Formulario de origen)
Aplicación de la fuente	Seleccione la aplicación de origen.
Formulario de origen	Seleccione el formulario que contiene los campos que se incluirán en la creación del nuevo registro.
¿Qué valores tendrá el nuevo registro?
Campo de tiro	El campo del formulario de destino, y por tanto del nuevo registro que estamos creando, cuyo valor queremos establecer.
Valor	El valor a establecer para el campo de destino. Las opciones son 'Campo' para definir un campo del formulario de origen del que copiar el valor o 'Personalizado' para definir un valor específico.
Campo de la fuente	El campo de origen o valor personalizado que se añadirá al campo de destino.
+ Añadir mapa de campo	Añade una nueva fila de Campo de destino para que pueda definir un campo adicional que se establezca en el nuevo registro. Puedes añadir tantos como necesites.

Actualizar opciones de registro

Artículo	Descripción
¿Dónde se actualizará el registro?
Aplicación	Seleccione la aplicación en la que residen los registros que desea actualizar.
Formulario	Seleccione el formulario utilizado por el o los registros que desea actualizar. Sólo puede actualizar los registros de un solo formulario en una acción específica.
¿Qué campos quiere modificar?
Campo de tiro	El campo del formulario de destino, y el registro o registros de destino, cuyo valor queremos establecer.
Valor por defecto	El valor personalizado al que se va a ajustar el campo de destino.
+ Añadir campo Mapa	Añade una nueva fila de Campo de destino para que pueda definir un campo adicional que se establezca en el nuevo registro. Puedes añadir tantos como necesites.

Opciones de acción del Webhook

Artículo	Descripción
Seleccione el formulario	Seleccione el formulario del que el webhook recibirá información.

La configuración completa de una acción de webhook se realiza en el Editor de Acciones, que se abre en cuanto se pulsa el botón "Crear".

Artículo	Descripción
Nombre	Gvien nombre de la acción del webhook.
Descripción	[Opcional] Breve descripción de la acción.
Solicitar detalles
Método	Método REST de Webhook a ejecutar.
Protocolo	Protocolo soportado por el webhook (HTTP o HTTPS).
URL del Webhook	URL del webhook que recibirá los datos de GW Apps.
Seguridad
Tipo de autenticación	Si el webhook requiere autenticación, puede pasar la información de autenticación requerida. Las opciones son: - Basic Auth - Se muestran los campos requeridos de nombre de usuario y contraseña. - Token de portador - Se muestra el campo requerido de Token de portador. - JWT - Se muestran los campos Algoritmo, Caducidad, Secreto y Carga útil JWT.
Detalles de la cabecera	Puede añadir los pares de cabecera clave-valor soportados o requeridos por el webhook.
Solicitar cuerpo
Solicitar cuerpo	Puede elegir qué tipo de cuerpo incluir en su solicitud: - Registro completo - Los datos de todos los campos se envían en la carga útil JSON. - Registro parcial - Muestra el campo "Seleccionar campos para incluir". Sólo se enviarán en la carga útil JSON los campos indicados. - Avanzado - Muestra el campo "Cuerpo JSON personalizado". Introduzca el JSON requerido.
Solicitud de tipo de contenido	El tipo de contenido soportado es Application/Json
Detalles de la respuesta
Códigos de estado aceptados	Seleccione: "Código único" o "Rango de códigos
Código de estado	Introduzca el código de estado que significa que el envío se ha realizado correctamente. (Aparece si se selecciona "Código único" en "Códigos de estado aceptados")
Rango Desde	Introduzca el valor numérico más bajo del código de estado que signifique un envío correcto. (Aparece si se selecciona "Rango de códigos" para "Códigos de estado aceptados")
Rango Hasta	Introduzca el valor numérico más alto del código de estado que signifique un envío correcto. (Aparece si se selecciona "Rango de códigos" para "Códigos de estado aceptados")
Tiempo de espera de la solicitud	Tiempo máximo que GW Apps esperará un código de respuesta del receptor del webhook.
Reintentos	¿Debe GW Apps reintentar el envío de webhooks si el primer intento se agota, y si es así, cuántas veces. Las opciones son: - No reintentar - 1 - 2 - 3

Opciones de acción para crear un documento de Word

Esta función le permite crear un documento de MS Word a partir de los datos de un registro. El diseño del documento de Word se crea primero externamente y luego se carga en GW Apps al crear la acción. GW Apps comparará los códigos cortos de los campos del documento con los datos de los campos asociados de un formulario. El documento exportado es un archivo Word Doc (.docx).

Cómo utilizarlo

Comience por crear y diseñar el diseño de su documento de Word (archivo .docx) externamente en un procesador de textos de su elección. El archivo debe guardarse como archivo .docx.
Añada los Códigos Cortos de campo entre corchetes a su documento de Word para designar los datos del campo que desea capturar (véase la imagen siguiente). Los Códigos Cortos en su documento de Word deben coincidir con los Códigos Cortos del campo en el formulario seleccionado en el menú desplegable Seleccionar Formulario al crear la acción.
Cargue su documento al crear la acción mediante el botón Cargar documento de MS Word.
Por último, elija si desea adjuntar el documento a:
- Un Campo Adjunto: Para esta opción, usted debe tener un Campo Adjunto en el formulario seleccionado. Esta opción actualizará el registro con el documento de Word adjunto.
- Una plantilla de correo electrónico: Para esta opción, debe tener una plantilla de correo electrónico existente para el formulario seleccionado. Esta opción adjuntará el archivo a la plantilla de correo electrónico seleccionada como documento de Word.

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Opciones de acción para adjuntar archivos PDF

Esta acción generará y adjuntará automáticamente una Plantilla PDF a un Correo electrónico y/o a un Campo adjunto del formulario seleccionado. Tenga en cuenta que primero debe diseñar la Plantilla PDF y que debe tener una Plantilla de correo electrónico y/o un Campo adjunto asociados al formulario seleccionado.

Artículo	Descripción
Seleccione el formulario	Seleccione el formulario que contiene el campo Adjunto deseado y/o la Plantilla de correo electrónico a la que desea adjuntar el PDF.
Seleccionar plantilla PDF	Seleccione la plantilla PDF que desea generar y adjuntar.
¿Cómo desea compartir el documento PDF?
Enviar PDF adjunto por correo electrónico	Seleccione esta opción para adjuntar el PDF a una plantilla de correo electrónico existente. Tras seleccionar esta opción, aparecerá un menú desplegable en el que deberá seleccionar la Plantilla de correo electrónico a la que adjuntar el archivo.
Adjuntar archivo PDF al campo	Seleccione esta opción para adjuntar el PDF a un Campo Adjunto existente en el formulario seleccionado. Tras seleccionar esta opción, aparecerá un menú desplegable en el que deberá seleccionar el Campo adjunto al que adjuntar el archivo.

Opciones de acción de eventos de calendario (Google Calendar)

Esta acción te permite crear automáticamente eventos de Google Calendar desde tus aplicaciones. Después de autorizar el acceso a tu Google Calendar, puedes crear nuevos eventos de calendario basados en un formulario de tu aplicación. Se pueden aplicar condiciones y filtros para garantizar que los eventos sólo se crean en las condiciones especificadas.

Artículo	Descripción
Seleccione el formulario	Seleccione el formulario que contiene los datos del evento.
Seleccione el tipo de calendario	Elija el tipo de calendario. Por el momento, "Google Calendar" es la única opción.
¿Dónde se creará el registro?
Seleccionar calendario	El calendario de Google donde se crearán los eventos.
¿Cuándo crear o actualizar un evento de calendario?	Establece las condiciones que determinan si la acción añade/actualiza un evento al calendario.
Organización de eventos
Título del evento	El título del evento que se mostrará en el calendario. Puede utilizar códigos cortos de campo para determinar dinámicamente el título del evento.
Descripción del evento	La descripción del evento. Puede utilizar códigos cortos de campo para determinar dinámicamente la descripción del evento.
Fecha de inicio y fin	Elija los campos o establezca un valor personalizado para las fechas de Inicio y Fin de los eventos creados con esta acción.
Propiedades de los eventos	Establece si el evento es un evento de todo el día y si incluirá un enlace a una sala de conferencias de Google Meet.
Hora de inicio y fin	Elija los campos o establezca un valor personalizado para las horas de Inicio y Fin de los eventos creados con esta acción.
¿Notificar a los asistentes cuando se crea una invitación?	Si lo desea, puede enviar una notificación a todos los asistentes al evento para informarles de su invitación.
+ Añadir asistente	Seleccione esta opción para añadir asistentes basándose en campos de formulario o en valores personalizados.
Suprimir evento	Si lo desea, puede eliminar automáticamente un evento cuando se cumplan determinadas condiciones.

Actualizado el 24 de enero de 2024

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