El flujo de trabajo es un aspecto clave de muchas aplicaciones construidas en GW Apps. El flujo de trabajo es otro nombre para un proceso de aprobación o revisión por el que puede pasar un registro. Esta página le enseñará cómo navegar por la pestaña de flujo de trabajo y comenzar a crear flujos de trabajo para sus aplicaciones.
Nota: Esta página trata sobre el Nueva revisión de la interfaz de usuario del flujo de trabajo. La antigua interfaz de usuario del flujo de trabajo sigue estando disponible: se puede acceder a la nueva interfaz de usuario a través de la pestaña Nuevo flujo de trabajo del editor de formularios, y las antiguas pestañas Flujo de trabajo y Seguridad le siguen. Las funciones disponibles de la nueva interfaz son idénticas a las de la antigua, pero esta nueva interfaz está diseñada para que sea más fácil de navegar y gestionar al combinar el flujo de trabajo y la seguridad en la misma pestaña. Estos cambios se convertirán en el estándar en el futuro, pero puede empezar a aprender a navegar por la nueva interfaz de usuario ahora.
Ficha de flujo de trabajo
La pestaña Flujo de trabajo puede dividirse en tres secciones:
- Etapas (1)
- Botones de acción (2)
- Seguridad (3)
Etapas del flujo de trabajo
Una etapa es simplemente un paso o estado para sus registros. Por ejemplo, podría ser un paso en un proceso de revisión/aprobación en el que un registro esperará a que un usuario realice una acción, como aprobar, rechazar o asignar a un colega. O quizás esté gestionando activos y necesite saber qué activos están en servicio y cuáles están fuera de servicio.
Ejemplo: Supongamos que un contrato debe ser revisado y aprobado por el departamento jurídico y financiero, antes de ser enviado al vicepresidente de la división para su aprobación final. En este ejemplo, las etapas del flujo de trabajo podrían ser las siguientes:
Este flujo de trabajo podría dibujarse en un diagrama: cada cuadro azul es una etapa del flujo de trabajo y las flechas muestran cómo puede moverse entre ellas:
Crear etapas de flujo de trabajo
Para crear un nuevo escenario, haga clic en el botón '+ Añadir escenarioen la parte superior de la lista de escenarios y se abrirá el cuadro de diálogo "Añadir escenario":
El estado es el título de la etapa, y también puede elegir un color y un icono para su etapa. O bien, puede marcar la casilla 'Ocultar icono' para tener sólo un color. Por último, haga clic en 'Creary su escenario se añadirá a la lista de escenarios.
Gestionar las etapas del flujo de trabajo
Para gestionar una etapa del flujo de trabajo, seleccione los tres puntos de la tarjeta de la etapa en la lista de etapas.
- Editar escenario se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo, permitiéndole editar el nombre del escenario, el color y el icono.
- Copiar escenario duplicará los botones de acción del escenario y la configuración de seguridad. Tras la selección, se abrirá un cuadro de diálogo que le permitirá cambiar el nombre, el color y el icono del nuevo escenario.
- Eliminar etapa eliminará la etapa y le pedirá que elija dónde reubicar los registros que se encuentran actualmente en la etapa.
Para reordenar las etapas, sitúe el cursor del ratón sobre una etapa y haga clic y arrastre el icono de la doble línea:
Botones de acción del flujo de trabajo
Los botones de acción se utilizan generalmente para mover un registro a través de un flujo de trabajo. Sin embargo, también se pueden utilizar para crear y actualizar registros, generar PDFs, enviar correos electrónicos, etc.
Nota: Los botones de acción de flujo de trabajo están asociados a una etapa de flujo de trabajo específica. Debe definir su etapa de flujo de trabajo antes de poder añadirle cualquier botón de acción de flujo de trabajo.
En el ejemplo anterior, cuando un registro está en la etapa 'Negociaciónun usuario puede Marcar como Ganado o Marcar como Perdido. Estos botones de acción cambiarán la etapa del registro a "Cerrado -Ganado" y "Cerrado -Perdido", respectivamente.
Estos botones de acción se mostrarán en todos los registros de la etapa 'Negociación'. Sin embargo, puede ocultar los botones de acción configurando la seguridad de los botones(más información al respecto más adelante):
Ejemplo: Como otro ejemplo, en una etapa de "Revisión por parte del gestor" podría haber botones de acción de "Aprobar", "Rechazar" y "Devolver al remitente", y al pulsar "Aprobar" se podría mover el registro a la etapa de "Revisión por parte del vicepresidente" y enviar un correo electrónico al vicepresidente notificándole la necesidad de revisión.
Crear botones de acción
Para añadir un botón de acción a un escenario, seleccione el escenario y haga clic en '+ Nuevo botón‘. A continuación, en el cuadro de diálogo emergente, simplemente dé un nombre al botón y seleccione 'Crearpara añadir el botón.
Gestionar los botones de acción
Haga clic y arrastre los seis (6) puntos del extremo izquierdo del botón de acción para reordenar. En los registros, los botones se mostrarán de izquierda a derecha, empezando por el botón superior de la lista.
Puede editar el nombre del botón seleccionándolo aquí. Este es uno de los dos lugares donde puede editar el nombre - el otro es la sección de Formato de las propiedades del botón.
Propiedades abre las propiedades del botón.
Copiar duplicará el botón y todas sus propiedades, y le permitirá añadirlo a cualquier etapa(s), incluyendo la etapa actual.
Eliminar borra el botón.
Propiedades del botón de acción
Después de crear un botón de acción, el panel de propiedades del botón se abrirá inmediatamente a la derecha - aquí es donde usted configura y personaliza su botón.
Las opciones de configuración se dividen en cuatro pestañas:
- Acciones: Defina las acciones que se ejecutarán cuando se haga clic en el botón.
- Seguridad: Configurar la visibilidad de los botones.
- Diálogo: Diálogo de Confirmación.
- Formato: Cambia la apariencia del botón.
Acciones
Hay dos clases de acciones: Acciones condicionalesAcciones condicionales y Acciones por defecto.
Las acciones condicionales tienen una prueba lógica asociada, como "El campo Departamento contiene Ventas" o "El campo Valor total es mayor de 10.000". Si esta prueba es verdadera, se ejecutará la acción condicional asociada. Puede haber múltiples acciones condicionales, y cada una puede tener más de una condición que debe cumplir. También puede elegir ejecutar sólo las acciones de la primera condición que se cumpla, y si no se cumple ninguna condición entonces se ejecutará la acción por defecto - O - ejecutar acciones para todas las condiciones que se cumplan, incluyendo la acción por defecto.
Nota: Si tiene varias acciones de cambio de etapa o redirección ejecutadas al mismo tiempo, sólo se ejecutará la primera.
Las acciones por defecto se ejecutarán cuando se haga clic en el botón de acción. Si no hay acciones condicionales, la Acción por defecto se ejecutará siempre. Si hay una acción condicional que coincide con la situación actual, la Acción por defecto no se ejecutará a menos que se elija la segunda opción condicional. Puede haber múltiples acciones por defecto, como mover el registro a la siguiente etapa del flujo de trabajo y también enviar un correo electrónico de notificación.
Seguridad
La seguridad del botón de acción es donde se configura la visibilidad del botón. Se puede configurar una visibilidad adicional de los botones basada en roles y específica para cada etapa en el archivo Seguridad del campo.
Laseguridad de los botones determina los roles que pueden ver el botón. Si añade un nuevo rol a su aplicación después de crear un botón de acción, el nuevo rol no tendrá acceso para ver el botón - debe marcar la casilla manualmente.
Lavisibilidad del modo le permite ocultar el botón en modos de registro específicos, por ejemplo, durante la Creación, Edición, Vista o en una Tabla.
Lavisibilidad condicional determina la visibilidad del botón en función de si se cumplen o no ciertas condiciones, por ejemplo, mostrar el botón sólo si el valor de un campo de moneda es superior a 10.000.
Diálogo
En esta sección puede añadir un diálogo de confirmación a su botón de acción. Con esta opción, cuando un usuario haga clic en el botón de acción, aparecerá un cuadro de confirmación antes de ejecutar la acción. El usuario puede cancelar, continuar con la acción o rellenar hasta tres (3) campos predeterminados de su formulario antes de continuar.
Eltítulo del diálogo se mostrará en la parte superior del mismo.
Ladescripción del diálogo se mostrará debajo del título en el diálogo.
Los campos del diálogo de confirmación le permiten añadir hasta tres (3) campos de su formulario al diálogo. Dependiendo de la seguridad del campo, estos campos pueden ser editados o rellenados dentro del diálogo.
Lavisibilidad condicional del diálogo determina si el diálogo se mostrará dependiendo de si se cumplen o no determinadas condiciones.
Formato
La sección Formato es donde se diseña la apariencia de su botón, es decir, cómo se muestra a los usuarios.
La esquina superior derecha muestra una vista previa de los cambios a medida que los realiza.
Seguridad del flujo de trabajo
La sección Seguridad es donde se define la seguridad a nivel de flujo de trabajo, es decir, quién puede hacer qué con los registros creados con este formulario. En esta sección se determina quién puede ver, editar o eliminar registros. Incluso puede definir quién puede ver o editar cada campo o sección individual, en cada etapa del flujo de trabajo.
Función y permiso
La lista de roles simplemente muestra todos los roles de su aplicación.
Los permisos aquí son específicos para cada rol, y son permisos generales para los registros en esta etapa del flujo de trabajo. Las opciones de permiso son:
- Ninguna: Los registros en la etapa actual serán completamente invisibles para el rol asociado.
- Ver: Los usuarios del rol sólo podrán ver los registros en esta etapa, no podrán editarlos ni eliminarlos.
- Editar: Los usuarios del rol pueden editar los registros en esta etapa, pero no borrarlos.
- Borrar: Los usuarios del rol pueden editar y eliminar registros en esta etapa.
Nota: Si le da a un rol permisos de Vista aquí, no podrá establecer ningún campo o sección para Editar en el Seguridad en el campo. Si selecciona Ninguno, el Seguridad en el campo las opciones estarán ocultas para este papel.
Seguridad en el campo
Dependiendo del Permiso que haya elegido para el rol, Seguridad de los campos le permite establecer permisos de campo y sección aún más específicos.
Resumen de la cabecera
En la esquina superior izquierda de la imagen de arriba, se puede ver que este es el Seguridad del campo para el rol de Propietario del Registro en la etapa de Negociación etapa de flujo de trabajo.
Justo debajo están los botones de acción para el Negociación escenario resaltados en azul: Marcar como ganado y Marcar como perdido. Esto significa que el rol de Propietario del Registro puede ver y hacer clic en estos Botones de Acción. Puede seleccionar los botones aquí para ocultarlos del rol; cuando estén ocultos del rol se mostrarán en blanco aquí (pero serán invisibles en el formulario).
En la esquina superior derecha Vista previa como rol abre su formulario desde la perspectiva del rol. A medida que realice cambios en los permisos, utilice esta opción para asegurarse de que el rol ve exactamente lo que usted desea.
Copiar permisos le permite copiar los permisos de sección y campo que ha establecido para este rol, y aplicarlos a otros roles. Tras seleccionar esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrá elegir si desea copiar todos los campos, secciones específicas o campos específicos. A continuación, podrá elegir las etapas y los roles a los que desea aplicarlos.
Si marca la casilla "El usuario puede guardar", los usuarios con este rol podrán guardar cualquier edición o cambio que realicen en el registro en esta etapa, sin moverlo a través del flujo de trabajo. Es decir, se mostrará un icono de guardar en la esquina superior derecha del registro, lo que les permitirá realizar cambios en el registro sin necesidad de utilizar los botones de acción. Esta opción sólo se muestra si el rol tiene permisos de edición o de edición y eliminación para esta etapa.
Permisos de sección y campo
Todas las secciones y campos de su formulario están dispuestos en el panel Seguridad de los campos panel. Para cada campo y sección, puede elegir una de las tres (3) opciones de permiso: Oculto, Sólo Lectura, o Editar.
- Oculto significa que el campo o sección será completamente invisible para el rol en esta etapa.
- Sólo lectura significa que el rol puede ver el campo o la sección, pero no editarlo en esta etapa.
- Editar significa que el rol puede editar el campo o la sección en esta etapa.
Nota: Al cambiar la configuración de los permisos de una sección, todos los campos de esa sección cambiarán a esa configuración. Dicho esto, aún puede cambiar los permisos de los campos individuales después. Los permisos de sección son una buena manera de cambiar rápidamente todos los permisos de los campos simultáneamente si, por ejemplo, desea que la mayoría de los campos sean de sólo lectura y sólo unos pocos editables.
Próximos pasos
Más información sobre Roles y Usuarios aquí.
Aprenda a crear plantillas de correo electrónico para sus flujos de trabajo aquí y aquí.
Cree plantillas PDF para sus flujos de trabajo. Obtenga más información aquí.