Flusso di lavoro: Editor modelli e-mail

Contenuti

L'Editor modelli e-mail consente di creare l'oggetto e il testo del corpo dell'e-mail, nonché di specificare i destinatari e altre opzioni relative all'e-mail.

Area redazione	Descrizione
Palette dei campi disponibili (A)	Un elenco dei campi del modulo disponibili e dei collegamenti che possono essere inseriti nel messaggio e-mail. Per aggiungere un campo o un collegamento all'e-mail, trascinalo dalla sinistra nelle sezioni di modifica Oggetto o Corpo. (Verrà inserito esattamente nel punto in cui si trova il puntatore del mouse quando rilasci il tasto del mouse).
Oggetto dell'e-mail (B)	Digita il testo dell'oggetto che desideri, insieme ai campi dalla tavolozza a sinistra. (Ti sconsigliamo di includere link o più di due o tre valori di campo nell'oggetto dell'e-mail).
Corpo dell'e-mail (C)	Il corpo può anche includere testo, insieme a campi e link dalla tavolozza a sinistra. A differenza dell'oggetto, il corpo può anche includere formattazioni come elenchi puntati, effetti di carattere come grassetto, corsivo e colori, tabelle per aiutare a creare un layout ordinato, immagini e link URL personalizzati.
Proprietà modello e-mail (D)	Definisci i destinatari dell'e-mail, insieme ad alcune impostazioni generali. (Maggiori dettagli nella sezione successiva.)

Gestione dei destinatari dei modelli di email

Seleziona i destinatari per A, CC e CCN esattamente allo stesso modo, come descritto di seguito.

I destinatari possono essere definiti in tre modi diversi:

Tipo di destinatario	Descrizione
Ruolo	Seleziona il ruolo desiderato dall'elenco fornito.
Utente	Inizia a inserire l'indirizzo e-mail dell'utente desiderato nel campo fornito, quindi seleziona il suo indirizzo e-mail completo dall'elenco che appare. (È necessario selezionare il valore dell'e-mail dall'elenco affinché venga salvato. Inoltre, è possibile inviare e-mail solo agli utenti elencati nell'elenco principale degli utenti GW Apps utilizzando l'opzione "Utenti". Per ulteriori dettagli, consulta l'articolo Amministrazione della piattaforma Gestione utenti: Utenti).
Campo	Selezionare il campo desiderato dall'elenco fornito. Verranno elencati solo i tipi di campo Utente, Utenti multipli ed E-mail del modulo corrente. (Se non vengono visualizzate opzioni nell'elenco a discesa, significa che nel modulo corrente non sono presenti campi Utente, Utenti multipli o E-mail. I campi di tipo E-mail possono contenere qualsiasi indirizzo e-mail formattato in modo valido, mentre i campi Utente e Utenti multipli possono contenere solo utenti elencati nell'elenco principale degli utenti di GW Apps).

Questi possono essere utilizzati in qualsiasi combinazione, ad esempio To potrebbe includere due ruoli, mentre CC ha un ruolo, tre utenti e un campo.

Proprietà modello e-mail – Generale

Articolo	Descrizione
Nome modello e-mail	Il nome di questo modello di email. (Il nome del modello non viene mostrato ai destinatari dell'email, ma è visibile solo agli App Designer.)
Descrizione del modello di email	[Facoltativo] Una descrizione più dettagliata se il nome del modello non è sufficiente per identificarne completamente l'uso. (La descrizione del modello non viene mostrata ai destinatari delle e-mail, ma è visibile solo agli App Designer.)
Modulo	[Sola lettura] Visualizza il nome del modulo associato a questo modello di e-mail. Il collegamento Vai al modulo aprirà il modulo nell'Editor moduli.

Proprietà del modello di email – Mittente

Articolo	Descrizione
Nome del mittente	[Facoltativo] Il nome che apparirà come mittente dell'e-mail. (Se non viene fornito alcun nome del mittente, le e-mail appariranno come inviate da "GW Apps").
Rispondi a	[Facoltativo] L'indirizzo e-mail utilizzato se un destinatario risponde all'e-mail ricevuta. (Se non viene fornito alcun indirizzo e-mail di risposta, le risposte verranno inviate a "gwapps-noreply@gwapps.com", che è un indirizzo non valido.)

Proprietà del modello di email – Pulsanti

I pulsanti consentono ai destinatari delle e-mail di eseguire azioni sui record direttamente dal corpo dell'e-mail.

Articolo	Descrizione
Tag	Copia e incolla il "Tag" generato nel corpo dell'e-mail nel punto in cui desideri che appaia il pulsante.
Anteprima	Un'anteprima visiva di come apparirà il pulsante nell'e-mail.
Palcoscenico	Il palcoscenico in cui si trova il pulsante dell'azione desiderata.
Pulsante	Il pulsante desiderato dalla fase selezionata.
Tipo	Il tipo determina come apparirà il "Pulsante" nell'e-mail. Sono disponibili due opzioni: "Pulsante" e "Link". Il primo verrà visualizzato come pulsante, il secondo come collegamento ipertestuale.

Nota: il pulsante verrà visualizzato solo quando il record si trova ancora nella fase associata all'azione. Ad esempio, se selezioni la fase "Bozza" e l'e-mail viene inviata quando il record si trova nella fase "Approvato", il pulsante verrà nascosto.

Una volta inviata l'e-mail, il record ad essa associato potrebbe essere spostato in un'altra fase del flusso di lavoro. In questa situazione, il pulsante di azione nell'e-mail non verrà nascosto, poiché non è in grado di vedere il record per sapere che è cambiata la fase del flusso di lavoro. Tuttavia, anche se il pulsante è visibile, non funzionerà effettivamente, poiché GW Apps verificherà l'azione richiesta e la identificherà come non valida nella fase del flusso di lavoro in cui si trova attualmente il record, e non eseguirà l'azione. Il pulsante aprirà semplicemente il record, ma non lo modificherà in alcun modo.

Proprietà modello e-mail – Allegati

Articolo	Descrizione
Seleziona campi allegati	Seleziona uno o più campi Allegato nel modulo associato. I file caricati dai campi Allegato verranno automaticamente allegati al modello di email, a condizione che la dimensione totale dei file non superi i 10 MB. (Si tratta di una limitazione del provider di posta elettronica. Mentre Google consente 25 MB, altri provider hanno un limite di 10 MB). Se la dimensione di un file è superiore a 10 MB, il sistema ignorerà il file. Se sono presenti più file, il sistema allegherà solo fino a 10 MB e il resto dei file verrà ignorato.
Seleziona modello PDF	Selezionare il nome di un modello PDF. Quando viene generata un'e-mail, verrà creato un PDF utilizzando quel modello e il record corrente e verrà allegato all'e-mail. (Nell'elenco verranno visualizzati solo i modelli PDF associati allo stesso modulo del modello di e-mail corrente. Se non ne esistono, verrà visualizzato un messaggio che lo indica).

Passi successivi

Di seguito sono riportati i link agli articoli che trattano le altre aree principali della creazione di un flusso di lavoro:

Fasi del flusso di lavoro

Pulsanti delle azioni del flusso di lavoro

Sicurezza del flusso di lavoro

Di seguito sono riportati i link agli episodi della serie di tutorial Building an Expense Reports App (Creazione di un'app per le note spese) che includono le descrizioni della configurazione di un flusso di lavoro:

Parte 5 – App per le note spese – Flusso di lavoro

Parte 6 – App per le note spese – Sicurezza

Aggiornato il 30 marzo 2023

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