Los botones de acción del flujo de trabajo son la forma en que un revisor puede indicar a una aplicación lo que desea hacer con el registro que está revisando.
Este artículo de Acciones de Flujo de Trabajo Avanzado se basa en los fundamentos cubiertos en el artículo Flujo de Trabajo: 2 - Botones de Acción (Básicos).
Nota: Esta página trata de la interfaz de usuario (IU) original del flujo de trabajo, que ahora se encuentra en la pestaña "Flujo de trabajo antiguo". La nueva interfaz está disponible en la pestaña "Flujo de trabajo nuevo". Las funciones disponibles son similares, pero algunas de las últimas funciones menores sólo están disponibles a través de la nueva interfaz de usuario.
Definición de acciones para los botones de acción
Ahora verá su nuevo botón de acción en la parte derecha de la pantalla. Para configurar el botón para que realice la(s) acción(es) deseada(s), haga clic en él para que aparezca el menú de configuración desplegable.
| Definición de las acciones de los botones |
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Visibilidad de los botones
Hay varias maneras de controlar cuándo los botones de acción del flujo de trabajo son visibles para un usuario y cuándo están ocultos. Puede controlar si un botón es visible para roles específicos en cada etapa del flujo de trabajo en la pestaña Seguridad del Diseñador de formularios (Enlace a la pestaña Seguridad (seguridad del flujo de trabajo)). Las opciones aquí afectan a todos los usuarios sin importar su rol.
| Opción de ocultación | Descripción |
| Ocultar al crear | El botón de acción no se mostrará cuando el usuario cree e introduzca datos en el registro por primera vez. No se mostrará hasta que se guarde el registro y se vuelva a abrir. |
| Ocultar al editar | El botón de acción no se mostrará cuando el registro esté en modo de edición. |
| Ocultar a la vista | El botón de acción no se mostrará cuando el registro esté en el modo Vista. |
| Ocultar en el panel de acciones | El botón de acción no se mostrará en el Panel de Acciones dentro de una vista. |
Opciones de acción
Hay dos tipos de acciones: Acciones por defecto y Acciones condicionales.
Acciones por defecto
Estas acciones se ejecutarán cuando se haga clic en el botón de acción, a menos que haya una acción condicional que coincida con la situación actual, en cuyo caso se ejecutará esa acción. Puede haber múltiples acciones por defecto, como mover el registro a la siguiente etapa del flujo de trabajo y enviar un correo electrónico de notificación. Debe haber al menos una acción por defecto definida para cada botón de acción del flujo de trabajo.
Acciones condicionales
Estas acciones tienen una prueba lógica asociada, como "El campo Departamento contiene Ventas" o "El campo Valor total es mayor de 10.000". Si esta prueba es verdadera, la(s) acción(es) condicional(es) asociada(s) se ejecutará(n) en lugar de la acción por defecto. Puede haber múltiples acciones condicionales, y cada una puede tener más de una condición que debe cumplirse. Las acciones condicionales son opcionales.
Hay 10 tipos de acciones:
| Tipo de acción | Descripción |
| Etapa del cambio | Mueva el registro a una nueva etapa del flujo de trabajo y establezca el estado del flujo de trabajo en consecuencia, por ejemplo, de Borrador a Aprobación del Director o de Aprobación del Vicepresidente a Rechazado.
Nota: Una vez que se ha seleccionado Cambiar estado una vez, ya no aparecerá en el selector de Tipo para ese conjunto de acciones. Esto se debe a que sólo se puede cambiar el estado a otro valor, por lo que no tiene sentido tener varias acciones de Cambiar etapa. |
| Enviar correo electrónico | Permite seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para que se envíe un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. |
| Generar PDF | Le permite seleccionar o crear una plantilla PDF para que se genere un documento PDF y se descargue en la carpeta de descargas de los usuarios, cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. |
| Redirigir | Permite seleccionar lo que debe ver el usuario después de pulsar el botón de acción, por ejemplo, volver a la vista anterior o abrir un formulario específico. |
| Asignar un usuario a un rol | Le permite establecer el valor de un rol dinámico, por ejemplo, establecer que el rol de Gestor Aprobador tenga el valor del campo Gestor en el registro actual. Los roles dinámicos le permiten asignar a personas específicas un rol específico para este registro, por lo que Gerente Aprobador podría tener un valor de nombre diferente para diferentes registros. (Los roles gestionados tradicionales siempre tienen el mismo valor para cualquier registro, ya que se definen en el nivel de diseño de la aplicación). |
| Notificación de la aplicación | Le permite seleccionar o crear una plantilla de notificación de la aplicación para que se envíe un mensaje de notificación dentro de la aplicación a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. (Esto crea una acción de tipo 'Notificación de la aplicación' que luego puede verse en la lista de Acciones). |
| Crear registro | Permite crear un nuevo registro, en la aplicación actual o en cualquier otra aplicación de GW Apps, basándose en la información del registro actual y en los valores adicionales introducidos. (Esto crea una acción del tipo 'Crear registro' que luego puede verse en la lista de Acciones). |
| Actualizar registro | Le permite actualizar un registro existente, en la aplicación actual o en cualquier otra aplicación de GW Apps, basándose en la información del registro actual y en los valores adicionales introducidos. (Esto crea una acción del tipo 'Actualizar registro' que luego puede verse en la lista de Acciones). |
| Sincronización de fuentes de datos | Permite seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para que se envíe un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. (Esto crea una acción del tipo 'Sincronización de la fuente de datos' que luego puede verse en la lista de Acciones). |
| Webhook | Le permite seleccionar o crear una plantilla de correo electrónico para que se envíe un mensaje de correo electrónico a las partes interesadas cuando se pulse el botón de acción del flujo de trabajo. (Esto crea una acción de tipo 'Webhook' que luego puede verse en la lista de Acciones). |
Cambiar la configuración del escenario
| Artículo | Descripción |
| Próxima etapa | Si selecciona "Cambiar etapa" como tipo, verá el campo "Siguiente etapa". Seleccione la etapa deseada a la que deben moverse los registros cuando se haga clic en este botón. |
Configuración de envío de correo electrónico
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Pulse este botón para crear una nueva plantilla de correo electrónico. Esta será la única opción disponible si no hay plantillas de correo electrónico en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para que pueda introducir el nombre, y una descripción opcional, para la nueva plantilla de correo electrónico. A continuación, el editor de plantillas de correo electrónico se mostrará con la nueva plantilla cargada para que pueda completar el diseño de la nueva plantilla de correo electrónico. Una vez que cierre el editor de plantillas de correo electrónico, verá su nombre en el campo Plantilla de correo electrónico (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de plantillas de correo electrónico, consulte el artículo Flujo de trabajo: Plantillas de correo electrónico - Editor) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una plantilla de correo electrónico existente de la lista disponible. (Campo Plantilla de correo electrónico más abajo). |
| Plantilla de correo electrónico | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione el rol dinámico al que desea asignar un valor. |
Generar configuración de PDF
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Pulse este botón para crear una nueva plantilla PDF. Esta será la única opción disponible si no hay plantillas PDF en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para que pueda introducir el nombre, y la descripción opcional, de la nueva plantilla PDF. A continuación, aparecerá el editor de plantillas PDF con la nueva plantilla cargada para que pueda completar el diseño de la nueva plantilla PDF. Una vez que cierre el editor de plantillas PDF, verá su nombre en el campo Plantilla PDF (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de plantillas PDF, consulte el artículo Plantillas PDF) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una plantilla PDF existente de la lista disponible. (Campo Plantilla PDF más abajo). |
| Plantilla PDF | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione el rol dinámico al que desea asignar un valor. |
Configuración de redireccionamiento
| Artículo | Descripción |
| Redirigir a | Seleccione entre las siguientes opciones:
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| Opciones | Seleccione el nombre del Formulario, Página o Vista que desee de la lista suministrada. |
Asignar usuario a la configuración de roles
| Artículo | Descripción |
| Crear rol | Haga clic en este botón para crear un nuevo rol dinámico. Esta será la única opción disponible si no hay roles dinámicos definidos en la aplicación. Aparecerá un diálogo para que pueda introducir el nombre, y una descripción opcional, para el nuevo rol dinámico. Una vez creado el rol dinámico, lo verá en el campo de Roles Dinámicos (ver más abajo). |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar un rol dinámico existente de la lista disponible. (Campo de roles dinámicos más abajo). |
| Roles dinámicos | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar Existente", sustituyendo las opciones Crear Rol y Seleccionar Existente: Seleccione el rol dinámico al que desea asignar un valor. |
| Campos | Seleccione el nombre del campo del que desea obtener el valor del nombre del usuario. Sólo se muestran en la lista los campos de Usuario y Usuarios múltiples. Si la lista está en blanco, significa que todavía no tiene ningún campo de Usuario o de Usuarios múltiples en este formulario. |
Configuración de las notificaciones de la aplicación
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Haga clic en este botón para crear una nueva acción de notificación de la aplicación. Esta será la única opción disponible si no hay acciones de notificación de app en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para que pueda definir la notificación. Una vez que cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la notificación de la aplicación en el campo de Notificación de la aplicación (ver justo debajo). |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una plantilla de correo electrónico existente de la lista disponible. (Campo de notificación de la aplicación más abajo). |
| Notificación de la aplicación | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione la notificación de la aplicación que desea enviar. |
Crear ajustes de registro
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Haga clic en este botón para crear una nueva acción de crear registro. Esta será la única opción disponible si no hay acciones de creación de registros en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para definir la acción de crear registro. Una vez que cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de crear registro en el campo Crear registro (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de acciones de creación de registros, consulte el artículo Acciones) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una acción de creación de registro existente de la lista disponible. (Campo Crear registro más abajo). |
| Crear registro | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione la acción de crear un registro que desee activar. |
Actualizar la configuración de los registros
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Haga clic en este botón para crear una nueva acción de actualización de registros. Esta será la única opción disponible si no hay acciones de actualización de registros en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para definir la acción de actualización de registros. Una vez que cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de actualización de registros en el campo Actualizar registro (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de acciones de actualización de registros, consulte el artículo Acciones) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una acción de actualización de registro existente de la lista disponible. (Campo de actualización de registros más abajo). |
| Actualizar registro | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione la acción de actualización del registro que desea activar. |
Configuración de la sincronización de fuentes de datos
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Haga clic en este botón para crear una nueva acción de sincronización de fuentes de datos. Esta será la única opción disponible si no hay acciones de sincronización de fuentes de datos en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para que puedas definir la acción de sincronización del origen de datos. Una vez que cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de sincronización del origen de datos en el campo Sincronización del origen de datos (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de acciones de sincronización de fuentes de datos, consulte el artículo Acciones) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una acción de sincronización de fuentes de datos existente de la lista disponible. (Campo de sincronización de fuentes de datos más abajo). |
| Sincronización de fuentes de datos | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione la acción de sincronización de la fuente de datos que desea activar. |
Configuración de los ganchos web
| Artículo | Descripción |
| Crear nuevo | Haga clic en este botón para crear una nueva acción de webhook. Esta será la única opción disponible si no hay acciones de webhook en la aplicación. Aparecerá un cuadro de diálogo para que puedas definir la acción de webhook. Una vez que cierre el cuadro de diálogo, verá el nombre de la acción de webhook en el campo Webhook (véase más abajo). (Para más detalles sobre la creación de acciones de webhook, por favor vea el artículo Acciones) |
| Seleccione el existente | Haga clic en este botón para seleccionar una acción de actualización de registro existente de la lista disponible. (Campo de Webhook más abajo). |
| Webhook | Aparece una vez que se ha seleccionado "Seleccionar existente", sustituyendo las opciones Crear nuevo y Seleccionar existente: Seleccione la acción del webhook que desea activar. |
Acciones condicionales
| Definición de acciones condicionales |
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Si no se definen acciones condicionales, se ejecutarán las acciones por defecto. Si ha definido acciones condicionales, hay una opción que define qué conjuntos de acciones se ejecutan:
| Artículo | Descripción |
| Ejecuta las acciones para la primera condición que coincida, de lo contrario ejecuta las acciones por defecto | Sólo se ejecutará un conjunto de acciones: Las acciones por defecto (si no coincide ningún criterio de acción condicional) o las acciones de la primera condición en la que los criterios de 'Ejecutar acción condicional si' coincidan con el registro actual. |
| Ejecutar las acciones para todas las condiciones que coincidan, incluyendo las acciones por defecto |
Es posible que se ejecute más de un conjunto de acciones: Las acciones por defecto se ejecutarán siempre, además de las acciones de todas las condiciones en las que los criterios de 'Ejecutar acción condicional si' coincidan con el registro actual. Nota: Si se ejecutan varios conjuntos de acciones, sólo se ejecutará la primera ocurrencia de una acción de Cambio de etapa o Redirección. La primera ocurrencia será la primera acción condicional que coincida, o la predeterminada si no se ejecutan acciones condicionales. |
Definición de acciones condicionales
| Artículo | Descripción |
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Haga clic en "Añadir acción condicional" para definir una nueva condición y un conjunto de acciones. |
| Número y nombre de la acción condicional | Las acciones condicionales se numeran automáticamente como 1, 2, etc. Junto al número hay un nombre, que por defecto es "Condición x" donde "x" es el número actual. Puede cambiar el nombre, aunque el nombre no se muestra al usuario final y no tiene ningún efecto funcional, puede ser utilizado como una descripción para ayudar a identificar para qué sirve la acción condicional. |
| Ejecutar una acción condicional si |
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| Artículo | Descripción |
| Ejecutar una acción condicional si | |
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Haga clic para añadir una nueva condición de comparación, como por ejemplo que el estado sea "Revisión de gestores" o que el valor del campo Importe total sea superior a 10.000. |
| Campo | Seleccione el campo cuyo valor desea utilizar como base para la condición, es decir, "Estado" o "Importe total" en los ejemplos anteriores. |
| Operador | Los operadores de comparación disponibles dependen del tipo de campo seleccionado:
Campos de texto: en blanco, no en blanco, igual, no igual, como, no como, contiene, no contiene. Campos numéricos: mayor que, menor que, menor o igual que, mayor o igual que, igual, no igual. Campos de fecha: antes, después, igual. Elija entre los campos de la lista (Botón de radio, Casilla de verificación, Desplegable, Campos de búsqueda, Estado): iguales. |
| Valor de comparación | Si se selecciona blanco o no blanco, la condición está completa. Si se selecciona otro operador, se requiere un valor de comparación. El tipo de datos del campo del valor de comparación coincide con el campo seleccionado, por lo que es un campo numérico si el Campo era un número, y si el Campo era una lista de selección (botón de radio, etc.) el campo de comparación será un selector de lista con la misma lista de valores. |
| Acciones |
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| Artículo | Descripción |
| Acciones | |
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Añade una Acción al final de la lista de acciones. Los detalles para definir las acciones son idénticos a los de la sección Acciones por defecto anterior. |
Opciones adicionales del botón de acción
| Opciones adicionales |
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Visibilidad condicional
Le permite controlar cuándo se mostrará este botón de acción del flujo de trabajo. Esta opción es la tercera forma de controlar la visibilidad del botón de acción, siendo las otras dos la Ficha de Seguridad y las opciones de Visibilidad del Botón en la parte superior de la pantalla de configuración del botón de acción (comentada al principio de este artículo). Esta configuración utiliza el mismo control de visibilidad condicional utilizado en los campos, donde se puede ocultar/mostrar en función de los valores actuales de los campos del registro.
Para más detalles sobre la configuración de la visibilidad condicional, consulte el siguiente artículo: Visibilidad condicional
Aspecto del botón
Le permite controlar cómo se mostrarán los botones de acción del flujo de trabajo. Los controles disponibles son los siguientes:
| Artículo | Descripción |
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Sólo texto (por defecto) [Texto / Icono / Opciones de color] |
Las opciones son:
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Básico (por defecto) [Opciones de estilo de los botones] |
Las opciones son:
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Por defecto [Opciones de relleno de los botones] |
Las opciones son:
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Color del botón [Se muestra si es necesario] |
Este campo se muestra si el primer campo está configurado con una opción que incluya "Color". Le permite elegir o introducir el color exacto del botón que desee. |
Diálogo de confirmación
Muestra un diálogo de confirmación que también puede permitir la entrada de datos. Normalmente se utiliza para mensajes de confirmación como: "¿Está seguro de que desea aprobar esta solicitud?".
| Artículo | Descripción |
| Título del diálogo | Sólo se ejecutará un conjunto de acciones: Las acciones por defecto (si no coincide ningún criterio de acción condicional) o las acciones de la primera condición en la que los criterios de 'Ejecutar acción condicional si' coincidan con el registro actual. |
| Descripción del diálogo |
Es posible que se ejecute más de un conjunto de acciones: Las acciones por defecto se ejecutarán siempre, además de las acciones de todas las condiciones en las que los criterios de 'Ejecutar acción condicional si' coincidan con el registro actual. Nota: Si se ejecutan varios conjuntos de acciones, sólo se ejecutará la primera ocurrencia de una acción de Etapa de Cambio o Redirección. |
| Campos del diálogo mostrado | Seleccione hasta cinco campos del formulario para que aparezcan en el cuadro de marcación, debajo del título y la descripción. Si el usuario introduce algún valor en los campos del cuadro de diálogo, se guardará en los mismos campos del registro. |
| Visibilidad condicional de los diálogos |
Permite controlar cuándo se muestra el diálogo de confirmación. Si no se establece una visibilidad condicional, el diálogo se mostrará cada vez que se haga clic en el botón de acción. La visibilidad condicional del diálogo podría permitir que el diálogo sólo se mostrara si, por ejemplo, los campos "Valor total" fueran de 10.000 dólares o más. Para más detalles sobre la configuración de la visibilidad condicional, consulte el siguiente artículo: Visibilidad condicional |
Próximos pasos
| A continuación encontrará enlaces a artículos que cubren las otras áreas principales de la creación de un flujo de trabajo: |
| Etapas del flujo de trabajo |
| Seguridad del flujo de trabajo |
| Plantillas de correo electrónico |
| A continuación se encuentran los enlaces a los episodios de la serie de tutoriales sobre la creación de una aplicación de informes de gastos que incluyen descripciones de la configuración de un flujo de trabajo: |
| Parte 5 - Aplicación de Informes de Gastos - Flujo de trabajo |
| Parte 6 - Aplicación de informes de gastos - Seguridad |